A look behind some administrative scenes at TDF

Hello,

in order to provide a better understanding of how TDF operates, and provide further transparency and insight to the community, I’d like to give you some “look behind the scenes” at TDF, and share further insights into the foundation.

I’ve already started to share knowledge and details about specific administrative tasks, and will continue to post more articles there over time.

This text is about how TDF currently operates, how we are structured, to help understanding why and how some things work (or why they don’t). Of course, this is the status quo. I do have quite a few ideas for changes and improvements in the future, and will share them in a separate mail later on.

The challenge is to strike a balance between improving the general TDF structure vs. delivering on our mission vs. addressing the challenging issues from the past. If we spend all the time to improve on our structure, we will not deliver on our mission, nor will we fix the issues from the past. And if we don’t find time to address the challenging issues from the past, it could fall badly on our feet as well.

A virtual foundation

The Document Foundation is one of the more prominent free and open source organizations, and LibreOffice is one of the most recognized free software projects.

One of the things people often think is that somewhere in Berlin we do have an office space, administrative infrastructure, meeting rooms and a coworking space. Some even try to visit our address of incorporation, looking for our office, just to find none of us working there. :wink:

The setup at TDF is different. People work from home, some from shared office spaces. There is no shared, physical space, all is connected virtually. That is a deliberate choice, because of an international team distributed in many countries around the globe, where a single office space wouldn’t make much sense.

The downside is that we don’t have centralized infrastructure, like storage of assets and marketing materials. We work with service providers and people’s private engagement, but it certainly adds a layer of complexity, because not everyone has space at home to store bulky TDF materials in their basement, and external storage to rent is not available in many smaller cities either.

This is for example why ask you to send original documents like travel receipts directly to our Berlin address instead of handing it to us in person on events and conferences. There is no centralized storage near any team member.

An international team

Our team of currently 15 people (and we’re currently hiring!) is distributed across the globe, in different countries, continents and timezones. While by coincidence we have several people in or around Munich, we also have colleagues in Spain, Mexico, Canada, France, Brazil, Italy, Sweden and Finland. Other organizations often only have team members in places where they have a physical office, which in the case of TDF would mean to hire only in Germany. For quite some time already, TDF has decided to work with team members worldwide. This is also the reason why a classical office space makes little sense, because it would be reachable only for a very few people and not by others.

This gives the best to TDF, because we can seek talent worldwide, but it comes with quite some administrative overhead on the legal side, and different regulations (like vacations, public holidays or sick leave) in the various countries, let alone time zones, or the A1 confirmations which I’ve pointed out lately.

Additionally, it is already a significant challenge to do proper compensation research in one country. I’ve literally seen ranges for one specific role from 20.000 € to 80.000 € per year, which is not helpful to identify a fair payment. Doing that on an international level, amongst countries and continents, is even more demanding, in particular as we need to document so things stand scrutiny. That explains why hiring sometimes take longer, as we also need to do our due diligence here.

The internationality at TDF also means that administrative tasks like monthly accounting, where we do translate the ledgers, our annual report that needs to be translated from English to German for the official filing and the official budget, which is done by the accountant in German for the official filing, but needs translating to English for the vote are done in two languages in parallel, which likewise adds quite some overhead. I am not aware of other organizations who translate all documents to the extend TDF does, we try to set a good standard here, but it comes at a cost.

Covering many different areas

When it comes to the roles, TDF is also different than many other organizations. Elsewhere, you often find overlapping roles or one role covered by several people, whereas TDF decided to cover as many different areas as possible, in order to deliver as much as possible on our mission. Team members can stand in for others in times of vacation or sickness, but we rarely have someone fully doing the same job as someone else, making a full coverage harder.

As an example, anything that is a larger administrative task (e.g. signing new contracts) is likely blocked until I am available. As another example, any larger infrastructure deployment is likely blocked on Guilhem’s availability - just two name two examples. Similar is true for VAT filings, at least in the past also the federal bank AWV Z4 filings, and many more.

While that enables TDF to cover more areas, it comes at a personal expense, with people sometimes working during vacations or at weekends, or in the case of infrastructure, working night shifts or public holidays, to keep the impact as low as possible.

We do have certain fixed deadlines that need to be kept despite vacations, absences or sick leaves. One example is multi-currency, to accept donations worldwide - the last day of the month, we need to ensure that at PayPal there is no leftover balance in a foreign currency. While that has significantly improved from the past, where there used to be leftovers, we still need to check on a recurring basis, including on the afternoon of December 31, where most people are already heading for their new years festivities.

Blast from the past

Until several years ago, the cutting down of administrative costs was pushed to an extreme. Members of the team were paying for many things out of their own pocket, including their essential work equipment like laptops, mobile phones and others. Additionally, to save on costs, TDF team members were usually traveling by the most affordable public transport, even if that meant waiting long at nights for connections, or sometimes walking a few kilometers home, to avoid more expensive transportation. While that is a thing of the past finally, it affected several employees and volunteers for more than half a decade, limiting our growth and impact to quite some degree.

No relaxed requirements

One might think that being a nonprofit, administrative requirements are relaxed. That is actually not true - TDF has to undergo (at least) the same scrutiny, and has to fulfill the same (if not more) requirements than any commercial organization: employment law, competetive law, tax and VAT filings, social security and many more. There is no “bonus” or “discount” for being a nonprofit organization, other than the financial one, i.e. not having to pay taxes on donations. We have to deal with the same amount of authorities than any other company, we have the same rules, regulations and filing requirements.

Fun with filings

As one example, the bi-annual, regular change of the board imposes quite some administrative overhead. A lot of filings need to be done, several websites need to be updated, so it can easily account for quite some hours of administrative work. As one example, imprints are subject to competitive law, and as such have to be kept up to date. Even worse is an address change, as TDF currently (we’re tracking this) has its address registered at about 126 (hundred twenty six) locations. One of the more annyoing nightmares is any change to the bank accounts - we need tax IDs, passport copies (with some of them being rejected as they can’t be verified in the security systems) and several signatures on paper, which causes quite some work as well.

Also, any change in the board composition asks for an update to the transparency register.

While we manage to file many things digitally in the end, it still can impose some overhead. Our quarterly membership filings need the signature of both the chairperson of the MC and the executive director on the same (digital) document, which adds some roundtrips. And for some things, even that is not enough, because a board signature is mandatory.

Tight requirements

Another critical deadline is the filing of our current cash reserve with the liability insurance. From the moment on the threshold is hit, TDF needs to file the updated sum, so it requires regular and close monitoring.

Failing to comply might not provoke a problem immediately, but can turn out to be bad for TDF when things get audited. One “classic” is the per diem payment, which is why personally I am reluctant about it. We need to evaluate from which country to which country someone traveled, which meals have been paid by TDF (e.g. hotel breakfast and catering), document and do the math properly. Failing to do so can cause issues later on, and the administrative overhead is not insignificant.

Documentation is key

Publication of minutes and decisions is another area that takes a lot of work. On one side, there is taking notes and putting them into readable minutes, on the other hand, redacting sensitive information is a daunting task too. I am glad we have improved on publishing these materials, but it remains a time-consuming task, even if we don’t factor in possible translations.

Another task TDF has to handle is the documentation of assets. Each year, with our annual closing, we need to list precisely which assets (e.g. hardware) we still have, where they are, and which one is defective. This is why every once in a while you receive an e-mail, asking you to confirm you still have an item, and you still need it. This is not distrust, it is to fulfil our documentation requirements (and also to send hardware to others in case it is not needed at someone’s place anymore).

Annoying bureaucracy

Talking about hardware, some noted that we are reluctant to ship outside of Europe. That is less related to the shipping fees, but more to customs. If we order hardware somewhere, and that is not needed anymore, it cannot just be shipped back to TDF in Berlin. Customs would occur, and forms need to be filled, which costs time and money, and we’ve yet to find an effective way to handle this. It is particularly challenging for a customs domain with only very few active community members, as the risk grows there is no one else in the same domain to ship to.

Another item some noted is the perceived annoyance with travel refund documents shipped to Berlin. That is not our deliberate choice - we’d love to do everything digitally and not ship things around. However, for tax reasons, we are required to have a signed form and documents at hand, which is why we need to bother the community with this.

Additionally, our trademarks need regular renewals, including proof of use. While the formalities can be handled by legal experts, TDF needs to submit evidence for the latter.

Luckily, sometimes things get more relaxed. After a change of the credit card provider, the PCI DSS verification has become much simpler. We need this to accept donations via credit cards, before it was a lengthy form involving documenting firewall setups and other details.

Sometimes it is even not possible to just close a bank account or close a cryptocurrency account.

What remains a mystery, however, is bank payments to foreign countries. Fees are high (about 40-50 € per wire transfer are pretty standard), sometimes payment are not possible at all, for other payments we need to document and explain to the bank the detail of the payment, because of anti money laundering rules, which get triggered every once in a while due to our international activities also in countries that are considered by the banks as “high risk” (that is the term I was told). So if your refund takes a bit longer, it might not be due to TDF being slow, but rather bureaucracy kicking in…

There’s always more

I’ll not elaborate in detail on all the challenges some EU regulations demand from us, e.g. GDPR, DORA and CRA, but they add work as well.

Different countries, different habits

One of the most frequent memes I heard is that the German system is to be blamed for everything to be so complicated. Let’s not fall for this fallacy. I am not saying that everything is perfect here - but I’ve yet to see a legislation where everything is perfect. Every country has their very own weirdnesses and odnesses. As long as you’re not hit by them, all is fine, and maybe for your concrete area of working, one legislation is more suitable than another one. That, however, does not mean that in general, some legislations are “better” than others. Also regarding the language, it is quite common that each legislation has their primary language(s) in which official correspondence is to be done. I doubt that you can make official filings in the United Kingdom in French or Italian language, or send in your annual closing for France in Japanese. Just because some legislations do have English as their main language, and just because it is, if any, the common denominator of our community, let’s not assume it is a language everyone is comfortable with. Challenges of language is something we face in each legislation.

Even if we’re not located in one particular country, we might still be affected by some legislation. Examples are the online safety regulations, nonprofit regulations in other countries or foreign tax form requirements for receiving payments from overseas.

Impact on people

I’m by far not the unique one affected, who has to make extra steps to make all these things work for an international community. Looking back the last decade, several of us had seen their vacations or weekends interrupted or disrupted, to deal with sometimes urgent/pressing/deadline-driving tasks, sometimes complex legal matters. For anything unexpected and urgent, there is usually, see above, only one main point of contact who can handle the details, without a full stand-in. In the long run, this doesn’t have good effect on people if they can never disconnect from their work. The same, of course, is true for all the volunteers in the board and membership committee, for whom the situation is even more pressing, as they fulfill a purely volunteer role. Sometimes the sheer amount of items in parallel, also existing problems that need solving, often mean that strategy work comes late, so does representing TDF at events and elsewhere, which is a very unsatisfying situation.

Why I am writing all this

We never really shared many details about how TDF works and operates. There are bits and pieces spread in the wiki and the forum, but not in a (hopefully) comprehensive overview. The community sometimes notes things not happening, not happening fast, or not having the priority they had hoped for. That is not bad intent. Things can be missed, overseen or fall through the cracks, but every so often it is simply also owed to the fact that TDF is big, has many things in parallel going on, is active internationally, but contrary to other large organizations, tries to keep a slim profile regarding administration, HR, legal, financial and others.

What we need to do

We could of course decide to not invest in projects to actually deliver on our mission, and use the money instead to grow on the administrative side, but that would not lead to anything visible for the community and our statutory goals. While I don’t have a blueprint, I imagine there are several things we can do to almost immediately improve as a community:

  • We need to understand certain setups are a deliberate decision. Then, however, we need to be aware this has a significant price and not just falls from the sky, and might take time from other tasks.

  • We need to support each other. When TDF asks to send a scanned copy of all your travel receipts in digital form, and then ship things to our Berlin address, this is not to annoy you or delay things. When we ask you that whether are still in posession of certain hardware, it’s not distrust, but fulfilling our duties. When everyone does a little bit, it helps to put the burden not on only some individuals.

  • We need to plan properly. While luckily I am not involved in travel organization and hotel bookings, I am aware that the situation is similarly demanding here. TDF is not a travel agency. If people don’t reply on their travel plans, or change frequently, or last minute, that puts a lot of work and burden on TDF. Also here, if everyone plans properly and does a little bit, we can achieve so much more together. In fact, TDF tried to work with various travel agencies to outsource the problem, but they either refused us upfront, or were too expensive, or not fitting our needs.

  • People taking on a role in the board or membershp committee need to know they get new duties, often in fields totally unrelated to their main area of engagement in the project. Being a member of a governing body is not an award for your work in the project - it brings big responsibility, and you must be up for that.

  • We need to listen to those who have experience in their field, and who have been doing the job for quite a while. Asking questions and putting a different perspective on things is fine and can actually help to see the project from a different angle and with a fresh mind, but what is not fine is assuming that someone who never held an at least similar role would know everything better.

  • Look for internal knowledge first. It is quite common with big companies to contract external consultants to tell you the plain obvious. This adds delays and costs money, with a result that could have been achieved much easier and cheaper. Sadly, no one is a prophet in their own land, but we should not forget that we do have a lot of competence at TDF. It was all of us who built up TDF, it was all of us who created one of the most important free and open source projects, and it is all of us who makes things work out every day. While it is tempting to stand on the shoulder of giants, we should not forget that for some things we might be giants ourselves and trust our very own judgement.

  • We need to tolerate mistakes. Some years ago, I’ve literally seen several people leaving TDF after being scolded for one single mistake they made. A proper “error culture” is important, because only if we make mistakes, we can learn, we can grow and we can evolve.

I do have some ideas for improvements and things to change, which I will share with a separate mail later on.

About me

For those who are curious why I write all this, and what my background is, let me share some info about me as well:

I have started my journey as a volunteer at OpenOffice .org back in 2004 in the German marketing project. I’ve been appointed international marketing project co-lead three years later, and in 2010, I had the honour to be the lead of the international marketing project, taking over the duties from my mentor John McCreesh, who sadly passed away in 2016. From many of you I have learned a lot during this time, and many of you I have first met during this time, and I treasure all these experiences a lot.

In Germany, we began to setup a nonprofit association in 2005, called OpenOffice .org Deutschland e.V., later known as Freies Office Deutschland e.V., where I’ve served first as the youth work coordinator, later on as a member of the board of directors, and eventually in the advisory board. This association is the legal founder of The Document Foundation.

Together with our legal counsel Mike Schinagl I’ve driven the legal process and have written the statutes of our foundation. From 2012 to 2014, I have been the first chairperson of the board of TDF, and since 1 March 2014 I am the executive director of the foundation. Before, I’ve worked as freelance journalist, as a consultant for open source strategies as well as a sysadmin, and I have a background in law.

I’ve seen TDF grow and develop from the very beginning, where it was essentially a mere idea, up to what it is today.

And I do hope with the above message, I can shed some light how things work at TDF, so we can discuss improvements as a next step.

Florian

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Traduzido para o português do Brasil

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Dear Florian, here is the Italian translation of your important document.
Regards,
–Osvaldo

Uno sguardo dietro le quinte dell’amministrazione di TDF

di Florian Effenberger, amministratore delegato di TDF

Ciao,

per farvi capire meglio come funziona TDF e per dare più trasparenza e informazioni alla community, vorrei farvi dare uno sguardo dietro le quinte della fondazione e fornirvi altre informazioni.

Ho già iniziato a pubblicare informazioni di base e dettagli su alcune attività amministrative (Topics tagged training) e continuerò a pubblicare altre informazioni nel corso del tempo.

Questo testo parla di come funziona attualmente TDF e di come siamo strutturati, in modo che possiate capire meglio perché e come alcune cose funzionano (o perché non funzionano). Questo è ovviamente lo status quo. Ho già alcune idee per cambiamenti e miglioramenti per il futuro e le condividerò con voi in un’altra e-mail in un secondo momento.

La sfida è trovare un equilibrio tra il miglioramento della nostra amministrazione, il raggiungimento degli obiettivi della nostra fondazione e la risoluzione dei problemi del passato. Se passiamo tutto il nostro tempo a migliorare la nostra struttura, non raggiungeremo gli obiettivi della nostra fondazione né risolveremo i problemi del passato. E se non troviamo il tempo per affrontare i problemi del passato, anche questo potrebbe causare problemi.

Una fondazione virtuale

The Document Foundation (TDF) è una delle organizzazioni di software libero e open source più famose e LibreOffice è uno dei progetti di software libero più conosciuti.
Molte persone pensano spesso che abbiamo un ufficio da qualche parte a Berlino, una nostra amministrazione, sale riunioni e uno spazio di coworking. Alcuni cercano persino di venirci a trovare per trovare il nostro ufficio, solo per scoprire che nessuno di noi lavora lì. :wink:
La struttura di TDF è diversa. Il team lavora da casa, alcuni anche da spazi di coworking. Non c’è uno spazio fisico comune, tutto è collegato virtualmente. È una scelta consapevole, dato che abbiamo un team internazionale distribuito in molti paesi e per il quale un unico ufficio avrebbe poco senso.
Lo svantaggio è che non abbiamo un’infrastruttura centrale, come ad esempio lo stoccaggio di materiali e strumenti di marketing. Lavoriamo con fornitori di servizi e con l’impegno privato di alcune persone, ma questo rende le cose un po’ più complicate, perché non tutti hanno spazio a casa per conservare ingombranti scatole TDF in cantina e in molte città più piccole non ci sono magazzini esterni disponibili.
Per questo chiediamo alla community, ad esempio, di mandare i documenti originali, come le ricevute di viaggio, direttamente al nostro indirizzo a Berlino, invece di consegnarceli di persona durante eventi e conferenze. Non c’è un magazzino centrale vicino a un membro del gruppo.

Un gruppo internazionale

Il nostro gruppo è composto attualmente da 15 persone distribuite in tutto il mondo, in diversi paesi, continenti e fusi orari. Al momento stiamo cercando altre persone (Join the LibreOffice Team as a Paid Developer focusing on UI with initial emphasis on macOS, preferably full-time, remote (m/f/d) - The Document Foundation Blog). Per caso abbiamo diverse persone a Monaco o nei dintorni, ma abbiamo anche colleghi in Spagna, Messico, Canada, Francia, Brasile, Italia, Svezia e Finlandia. Altre organizzazioni spesso hanno membri del gruppo solo nei posti dove hanno un proprio ufficio, il che nel caso di TDF significherebbe assumere solo in Germania. Già da un po’ di tempo, TDF ha deciso di lavorare con membri del gruppo in tutto il mondo. Questo è anche il motivo per cui un ufficio classico non ha molto senso, perché sarebbe accessibile solo a pochissime persone e non ad altre.
Questa è la soluzione migliore per la fondazione, perché possiamo cercare talenti in tutto il mondo, ma comporta anche un notevole onere amministrativo dal punto di vista legale e bisogna tenere conto delle diverse normative (come ferie, giorni festivi o assenze per malattia) nei vari paesi, per non parlare dei fusi orari o della certificazione A1, che ho menzionato di recente (From the machine room of TDF: A1 confirmations).
Inoltre, è già una grande sfida condurre una ricerca adeguata sulla retribuzione in un solo paese. Io stesso ho visto che per un dato lavoro ci sono stipendi che vanno da 20.000€ a 80.000€ all’anno, il che non aiuta a capire quale sia la retribuzione giusta. Farlo a livello internazionale, in diversi paesi e continenti, è ancora più difficile, soprattutto perché dobbiamo documentare tutto in modo che possa essere sottoposto a un attento esame. Questo spiega perché a volte l’assunzione richiede più tempo, poiché anche in questo caso dobbiamo svolgere le dovute verifiche.
L’internazionalità di TDF significa anche che dobbiamo occuparci di compiti amministrativi come la contabilità mensile, che traduciamo anche (Accounting Ledgers - The Document Foundation Wiki), oltre al nostro rapporto annuale, che deve essere tradotto dall’inglese al tedesco per la comunicazione ufficiale all’autorità di vigilanza sulle fondazioni (The Document Foundation Financials & Reports — The Document Foundation), e alla costituzione ufficiale delle riserve, compreso il bilancio annuale, che viene redatto dal commercialista in tedesco, ma deve essere tradotto in inglese per l’approvazione da parte del Consiglio Direttivo che amministra la fondazione ([VOTE] Approval of reserve building and 2025 budget). Tutte queste cose devono essere fatte in due lingue contemporaneamente, il che ovviamente richiede un notevole sforzo aggiuntivo. Non conosco altre organizzazioni che traducano tutti i documenti nella stessa misura di TDF. Cerchiamo di mantenere uno standard molto alto, ma ovviamente questo ha un costo.

Copertura di molte aree diverse

Anche per quanto riguarda le diverse attività del gruppo, TDF è diversa da tante altre organizzazioni. Altrove spesso i ruoli si sovrappongono o un compito viene svolto da più persone, mentre TDF ha deciso di coprire il maggior numero possibile di settori diversi per realizzare al meglio lo scopo della nostra fondazione. I membri del gruppo possono sostituirsi a vicenda in caso di ferie o malattia, ma raramente abbiamo qualcuno che fa esattamente lo stesso lavoro di un altro, il che rende difficile una copertura completa.
Ad esempio, qualsiasi compito amministrativo di maggiore entità (come la firma di nuovi contratti) dovrà probabilmente attendere il mio ritorno. Un altro esempio: qualsiasi compito infrastrutturale di maggiore entità dipenderà probabilmente dalla disponibilità di Guilhem, solo per citare due esempi. Lo stesso vale per le dichiarazioni IVA (TDF Budgeting How-To (version 20250708-01)), almeno in passato anche le comunicazioni alla Bundesbank AWV Z4 (From the machine room of TDF: federal bank AWV Z4 filings) e molto altro ancora.
Questo permette a TDF di coprire più aree, ma va a discapito del gruppo, che a volte lavora durante le vacanze o nei fine settimana o, nel caso dell’infrastruttura, fa turni di notte o deve lavorare nei giorni festivi per ridurre al minimo i disagi.
Abbiamo delle scadenze fisse che devono essere rispettate nonostante le ferie, le assenze o le malattie. Un esempio è legato all’accettazione di diverse valute con cui riceviamo donazioni da tutto il mondo: l’ultimo giorno del mese dobbiamo assicurarci che su PayPal non rimanga alcun saldo residuo in valuta estera. La situazione è migliorata rispetto al passato, quando spesso c’erano importi residui, ma dobbiamo comunque controllare regolarmente, anche nel pomeriggio del 31 dicembre, quando la maggior parte delle persone è già in viaggio per i festeggiamenti di Capodanno.

Un tuffo nel passato

Fino a qualche anno fa, la riduzione dei costi amministrativi era portata all’estremo. I membri del gruppo pagavano di tasca propria molte cose, comprese le attrezzature essenziali per il lavoro come computer portatili, telefoni cellulari e altro. Inoltre, per risparmiare sui costi, i membri del gruppo TDF viaggiavano solitamente con i mezzi pubblici più economici, anche se ciò significava aspettare a lungo di notte per i collegamenti o, a volte, camminare per diversi chilometri per tornare a casa, pur di evitare mezzi di trasporto più costosi. Anche se finalmente questa situazione appartiene al passato, ha influito su diversi dipendenti e volontari per più di mezzo decennio, limitando in misura notevole la nostra crescita e il nostro impatto.

Nessun requisito meno rigido per TDF

Si potrebbe pensare che, essendo un’organizzazione senza scopo di lucro, i requisiti amministrativi siano meno rigidi. In realtà non è così: TDF deve sottoporsi (almeno) allo stesso controllo e soddisfare gli stessi requisiti (se non di più) di qualsiasi organizzazione commerciale: diritto del lavoro, diritto della concorrenza, dichiarazioni fiscali e IVA, previdenza sociale (From the machine room of TDF: artist social security (KSK)) e molto altro ancora. Non ci sono “bonus” o “sconti” per le organizzazioni senza scopo di lucro, se non quelli di natura finanziaria, ovvero l’esenzione dal pagamento delle imposte sulle donazioni. Dobbiamo rapportarci con lo stesso numero di autorità di qualsiasi altra azienda, abbiamo le stesse regole, gli stessi regolamenti e gli stessi obblighi di dichiarazione.

Una seccatura con tutte queste dichiarazioni

Un esempio: il cambio biennale e regolare del consiglio direttivo comporta un notevole onere amministrativo. Bisogna presentare un sacco di documenti e aggiornare diversi siti web, il che può facilmente richiedere diverse ore di lavoro amministrativo. Ad esempio, le informazioni legali sono regolate dal diritto della concorrenza e devono quindi essere mantenute aggiornate. Ancora peggio è un cambio di indirizzo, dato che TDF è attualmente (abbiamo preso nota) registrata in circa 126 (centoventisei) luoghi. Uno degli incubi più fastidiosi è qualsiasi modifica sia apportata ai conti bancari: servono codici fiscali, copie dei passaporti (alcuni dei quali vengono rifiutati perché non verificabili nei sistemi di sicurezza) e diverse firme su carta, il che comporta un bel po’ di lavoro.
Inoltre, ogni cambiamento nella composizione del consiglio direttivo richiede un aggiornamento del registro della trasparenza (https://www.transparenzregister.de).
Anche se alla fine possiamo inviare molte cose in formato digitale, ciò comporta comunque un certo sforzo. Le nostre modifiche trimestrali relative alle iscrizioni devono essere firmate sia dal presidente del Comitato dei Soci che dall’amministratore delegato sullo stesso documento (digitale), il che richiede alcuni passaggi aggiuntivi. E per alcune cose non basta nemmeno questo, perché serve la firma del consiglio direttivo ([DECISION] authorize Florian to sign code-signing certificate power of attorney).

Requisiti rigorosi

Un’altra scadenza importante è la comunicazione del nostro patrimonio attuale all’assicurazione di responsabilità civile. Una volta raggiunto il valore assicurato, TDF deve segnalare l’importo aggiornato, il che richiede un monitoraggio regolare e accurato.
Il mancato rispetto di tale obbligo potrebbe non provocare un problema immediato, ma potrebbe rivelarsi dannoso per TDF in caso di verifica contabile. Un esempio “classico” è il pagamento delle indennità giornaliere, motivo per cui personalmente sono riluttante al riguardo. Dobbiamo valutare da quale paese a quale paese ha viaggiato una persona, quali pasti sono stati pagati da TDF (ad esempio, colazione in hotel e catering), documentare e fare i conti correttamente. La mancata osservanza di tali procedure può causare problemi in seguito e i costi amministrativi non sono trascurabili.

La documentazione è fondamentale

La pubblicazione dei verbali (Topics tagged minutes) e delle decisioni (Topics tagged decision) è un altro ambito che richiede molto lavoro. Da un lato, bisogna prendere appunti e trasformarli in verbali leggibili, dall’altro, rimuovere le informazioni sensibili è un compito enorme. Sono contento che abbiamo migliorato la pubblicazione di questi materiali, ma rimane un lavoro che richiede molto tempo, anche senza contare le possibili traduzioni.

Un altro compito che TDF deve affrontare è la documentazione delle attività. Ogni anno, nel nostro bilancio, dobbiamo elencare esattamente quali attività (ad esempio hardware) abbiamo ancora, dove si trovano e quali sono difettose. Per questo motivo, ogni tanto i membri della comunità ricevono un’e-mail in cui viene chiesto loro di confermare che hanno ancora un determinato hardware e che ne hanno ancora bisogno. Non si tratta di sfiducia, ma serve a soddisfare i nostri obblighi di documentazione (e anche a inviare l’hardware ad altri, se qualcuno non ne ha più bisogno).

Fastidiosa burocrazia

A proposito di hardware: alcuni hanno notato che siamo un po’ restii a spedire hardware fuori dall’Europa. Non è tanto per i costi di spedizione, ma più per le dogane. Se ordiniamo hardware da qualche parte e non serve più, non può essere semplicemente rispedito a TDF a Berlino. Ci sarebbero dazi doganali e moduli da compilare, il che costa tempo e soldi, e non abbiamo ancora trovato una soluzione efficace. Ciò è particolarmente difficile per le zone doganali con pochi membri attivi della comunità, poiché aumenta il rischio che non ci sia nessuno in quelle zone a cui rispedire la merce.
Un altro punto che alcuni hanno menzionato è la fastidiosa richiesta di rimborso delle spese di viaggio inviate in forma cartacea a Berlino. Non è una scelta nostra: ci piacerebbe fare tutto in digitale e non spedire niente. Per motivi fiscali, però, dobbiamo avere moduli e documenti firmati manualmente, quindi dobbiamo disturbare la community.
Inoltre, i nostri marchi devono essere rinnovati regolarmente, fornendo prova del loro utilizzo. Le formalità possono essere sbrigate dagli avvocati, ma TDF deve presentare le prove relative al loro utilizzo.
Per fortuna, a volte le cose diventano più semplici. Dopo aver cambiato fornitore di carte di credito, la verifica PCI-DSS (Payment Card Industry Data Security Standard - Wikipedia) è diventata molto più facile. Ne abbiamo bisogno per accettare donazioni con carta di credito. Prima era un modulo complicato in cui bisognava documentare le impostazioni del firewall e altri dettagli.
A volte non è nemmeno possibile aprire un conto bancario ([DECISION] Mandate [REDACTED: name of lawyer or law firm] wrt. [REDACTED: name of bank], authorize Florian to sign the mandate) o un conto in criptovaluta ([previous private MINUTES] 2022-05-02).
Quello che rimane un mistero, però, sono i bonifici bancari all’estero. Le commissioni sono alte (circa 40-50 € per bonifico sono abbastanza normali). A volte i pagamenti non sono proprio possibili, per altri bonifici dobbiamo documentare e spiegare alla banca i dettagli del pagamento, perché ci sono regole per prevenire il riciclaggio di denaro. A volte, a causa delle nostre attività internazionali, siamo sottoposti a controlli anche in paesi considerati “ad alto rischio” dalle banche (questo è il termine che mi è stato detto). Quindi, se il tuo rimborso richiede un po’ più di tempo, forse non è perché TDF è lento, ma piuttosto perché entra in gioco la burocrazia…

Ci sono sempre più regole

Non entrerò nei dettagli di tutte le sfide che alcune normative UE ci pongono, come il GDPR (General Data Protection Regulation - Wikipedia), DORA (Digital Operational Resilience Act - Wikipedia) e CRA (Cyber Resilience Act - Wikipedia), ma anche queste comportano più lavoro per TDF.

Paesi diversi, abitudini diverse

Uno dei meme più comuni che ho sentito è che le normative tedesche sono la causa di tutta questa complessità. Non cadete in questo errore. Non sto dicendo che qui sia tutto perfetto, ma non ho ancora visto un sistema giuridico in cui tutto sia perfetto. Ogni paese ha le sue regole e le sue peculiarità. Finché non si è coinvolti, va tutto bene, e forse per un caso specifico un sistema giuridico è più adatto di un altro. Questo non significa però che alcuni paesi siano generalmente “migliori” di altri. Anche per quanto riguarda la lingua, è abbastanza comune che ogni paese abbia la sua lingua o le sue lingue principali in cui deve essere condotta la corrispondenza ufficiale. Dubito che nel Regno Unito sia possibile presentare domande ufficiali in francese o in italiano o presentare il bilancio annuale per la Francia in giapponese. Solo perché alcuni paesi hanno l’inglese come lingua principale e perché è il minimo comune denominatore della nostra comunità, se mai ce n’è uno, non dovremmo dare per scontato che sia una lingua con cui tutti hanno familiarità. Le sfide linguistiche sono qualcosa che affrontiamo in ogni paese.

Anche se non siamo residenti in un paese, possiamo comunque essere soggetti a determinate leggi locali. Ne sono un esempio il UK Online Safety Act (Online Safety Act 2023 - Wikipedia), varie normative per le organizzazioni senza scopo di lucro (Compliance with UK Charities Act) in altri paesi o moduli fiscali stranieri (About Form W-8 BEN, Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Individuals) | Internal Revenue Service) per ricevere pagamenti dall’estero.

Impatto su ogni singolo individuo

Non sono l’unico a essere coinvolto e a dover fare uno sforzo in più per far funzionare tutte queste cose per una comunità internazionale. Se guardiamo all’ultimo decennio, alcuni membri del team hanno dovuto interrompere le loro vacanze o i loro weekend per occuparsi a volte di compiti urgenti o scadenze, a volte anche di questioni legali complesse. Per tutto ciò che è inaspettato e urgente, di solito c’è un solo referente che può occuparsi dei dettagli, senza un sostituto completo. A lungo andare, non fa bene alle persone non poter mai staccare dal lavoro. Lo stesso vale naturalmente anche per tutti i volontari del consiglio direttivo e del comitato dei soci, per i quali la situazione è ancora più difficile, dato che svolgono un’attività puramente volontaria. A volte, la quantità di cose da fare e i problemi da risolvere fanno sì che il lavoro strategico passi in secondo piano, così come rappresentare TDF agli eventi e altrove, il che è davvero frustrante.

Perché scrivo tutto questo

Non abbiamo mai condiviso molti dettagli su come funziona e opera la TDF. Ci sono informazioni sparse qua e là nel wiki e nel forum, ma nessuna panoramica completa (si spera). La comunità a volte nota che le cose non accadono, non accadono abbastanza rapidamente o non hanno la priorità che sperava. Non c’è cattiva intenzione. Le cose possono essere trascurate, passare in secondo piano o sfuggire, ma spesso è semplicemente perché TDF è grande, molte cose avvengono in parallelo, la fondazione è attiva a livello internazionale, ma a differenza di altre grandi organizzazioni cerca di mantenere un profilo snello in termini di amministrazione, risorse umane, affari legali, finanze e altri settori.

Cosa possiamo fare tutti

Potremmo ovviamente decidere di non investire in progetti per realizzare effettivamente la nostra missione e utilizzare invece i fondi per espandere l’amministrazione, ma ciò non porterebbe a nulla di visibile per la comunità e i nostri obiettivi statutari. Non ho un piano preciso, ma penso che ci siano diverse cose che possiamo fare tutti insieme per progredire abbastanza rapidamente come comunità:

  • Dobbiamo capire che certe strutture sono una scelta consapevole. Dobbiamo però anche essere consapevoli che questo ha un costo e non cade dal cielo, e che forse richiede tempo che potrebbe essere dedicato ad altre attività.
  • Dobbiamo sostenerci a vicenda. Se la fondazione ti chiede di inviare una copia scannerizzata di tutte le tue ricevute di viaggio in formato digitale e poi di inviare l’originale al nostro indirizzo a Berlino, non è per infastidirti o per ritardare le cose. Se ti chiediamo se hai ancora un certo hardware, non è perché non ci fidiamo, ma perché dobbiamo fare il nostro dovere. Se ognuno fa un po’ la sua parte, il carico non ricade solo su pochi.
  • Dobbiamo pianificare bene. Per fortuna non mi occupo dell’organizzazione dei viaggi e delle prenotazioni alberghiere, ma so che anche qui la situazione è altrettanto difficile. TDF non è un’agenzia di viaggi. Se le persone non rispondono riguardo ai loro piani di viaggio o li cambiano spesso o all’ultimo minuto, questo comporta molto lavoro e stress per la fondazione. Anche in questo caso vale lo stesso principio: se tutti pianificano bene e fanno la loro parte, insieme possiamo ottenere molto di più. In realtà, TDF ha già provato a collaborare con diverse agenzie di viaggio per risolvere il problema, ma queste ci hanno rifiutato fin dall’inizio, erano troppo costose o non soddisfacevano le nostre esigenze.
  • Le persone che assumono un ruolo nel consiglio direttivo o nel comitato dei soci devono essere consapevoli che avranno nuovi compiti, spesso in aree che non hanno nulla a che fare con il loro attuale campo di attività nel progetto. Essere membro di un comitato direttivo non è solo una ricompensa per il tuo lavoro nel progetto, ma comporta anche una grande responsabilità e devi essere pronto ad assumertela.
  • Dobbiamo ascoltare chi ha esperienza nel proprio campo e fa questo lavoro da molto tempo. Fare domande e dare un altro punto di vista va bene e può anche aiutare a vedere il progetto da una prospettiva diversa e con una mentalità nuova. Non va bene, invece, pensare che qualcuno che non ha mai ricoperto un ruolo simile sappia tutto meglio di te.
  • Cerchiamo prima le conoscenze “interne”. Nelle grandi aziende è normale assumere consulenti esterni per dire cose ovvie. Questo porta a ritardi e costi, mentre il risultato avrebbe potuto essere ottenuto in modo molto più semplice ed economico. Purtroppo nessuno è profeta in patria, ma non dobbiamo dimenticare che in TDF abbiamo un sacco di competenze. Abbiamo tutti contribuito a costruire TDF, abbiamo tutti creato uno dei più importanti progetti liberi e open source e tutti noi facciamo in modo che le cose funzionino ogni giorno. Anche se è allettante stare sulle spalle di presunti giganti, non dovremmo dimenticare che in alcune cose siamo giganti noi stessi e dovremmo fidarci del nostro giudizio.
  • Dobbiamo tollerare gli errori. Qualche anno fa ho visto con i miei occhi diverse persone lasciare TDF dopo essere state rimproverate per un singolo errore che avevano commesso. È importante avere una cultura dell’errore adeguata, perché solo commettendo errori possiamo imparare, crescere ed evolverci.

Ho alcune idee per miglioramenti e modifiche che condividerò in un’altra email.

Chi sono

Per chi è curioso di sapere perché sto scrivendo tutto questo e qual è il mio background, vorrei anche dare alcune informazioni su di me:

Ho iniziato il mio impegno come volontario presso OpenOffice.org nel 2004 nel progetto di marketing in lingua tedesca. Tre anni dopo sono stato nominato co-responsabile del progetto di marketing internazionale (https://www.mail-archive.com/dev@marketing.openoffice.org/msg05922.html) e nel 2010 ho avuto l’onore di assumere la direzione del progetto di marketing internazionale (https://www.mail-archive.com/dev@marketing.openoffice.org/msg09584.html) e quindi di prendere il posto del mio mentore John McCreesh, che purtroppo è mancato nel 2016 (R.I.P. John McCreesh - The Document Foundation Blog). In questo periodo ho imparato molto da molti di voi e ho incontrato molti di voi per la prima volta. Apprezzo molto tutte queste esperienze.

In Germania, nel 2005 abbiamo iniziato a creare un’associazione senza scopo di lucro chiamata OpenOffice.org Deutschland e.V., poi conosciuta come Freies Office Deutschland e.V., dove ho lavorato prima come responsabile dei giovani, poi come membro del consiglio di amministrazione e infine nel consiglio di sorveglianza. Questa associazione è la fondatrice della The Document Foundation.

Insieme al nostro avvocato Mike Schinagl, ho curato la parte legale del processo di costituzione e ho scritto lo statuto della nostra fondazione. Dal 2012 al 2014 sono stato il primo presidente del consiglio direttivo di TDF e dal 1° marzo 2014 sono amministratore delegato della fondazione. Prima di allora ho lavorato come giornalista freelance, consulente per strategie open source e amministratore di sistema e ho una formazione giuridica.

Ho visto TDF crescere fin dall’inizio, quando era solo un’idea, fino a diventare quello che è oggi.

Spero che questo messaggio possa chiarire un po’ come funzionano le cose in TDF, così da poter discutere dei miglioramenti da fare come prossimo passo.

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Florian, thank you for this very interesting article. It was translated and shared on the French discuss list by Sophie Gautier. As it is interesting to share it for a larger public, I shared it on LinuxFr.org. Feel free to take the Markdown and add it here.

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Traditional Chinese translation:

為了讓大家更瞭解文件基金會(The Document Foundation, TDF)是如何運作的,透過增加內部運作的透明度讓社群能有更清楚的認識,我決定在此給大家一個TDF的「幕後花絮」。

這篇文章裡我已經說明了關於特定管理工作的知識與詳情,將來也會繼續發布更多的相關文章。

這篇文主要在談TDF如何運作,我們如何組織,讓大家能理解有些事為什麼要做、如何運作(或為什麼無法做)。當然,這邊談的是現況。我確實對未來該怎麼改進有一些想法,並且會在將來發布在不同的郵件或文章中。

主要的挑戰在於:要在改進 1)文件基金會的結構、2)達成我們的任務與目標與 3)處理過去所遇到的困難挑戰之間取得平衡。如果我們只著重在改進我們的結構,那我們就無法達成我們的任務,也無法解決過去產生的問題。而我們若是不解決過去造成的問題,也遲早會出大亂子。

一個虛擬的基金會

文件基金會是自由及開放原始碼組織中較具知名度的一個,而 LibreOffice 也是最廣為人知的自由軟體專案之一。

許多人常常以為,在柏林某處我們有一個辦公室、行政基礎設施、會議室,甚至一個共用的協作空間。有些人甚至會親自造訪我們在登記註冊(即法人登記)的地址,想要找到我們的辦公室,結果卻發現並沒有任何人在那裡工作。

TDF的運作方式不同。大家都是在家工作,或是在共用辦公空間裡工作。基金會沒有屬於自己的實體空間,一切都是透過虛擬連結來完成。這是刻意的選擇,因為我們的國際團隊分散在世界許多國家,一個集中在單一地點的辦公室並沒有太大意義。

缺點是,我們沒有集中化的基礎設施,例如資產與行銷材料的儲存空間。我們必須依靠服務供應商,以及各成員的私人協助。但這確實帶來一些複雜性,因為並不是每個人家裡都有足夠空間可以把數量龐大的基金會宣傳品放在地下室,而在許多小城市也找不到可出租的外部倉庫。

這也是為什麼我們會請大家將原始文件(例如差旅收據)直接寄到我們在柏林的登記地址,而不是在活動或會議上直接交給我們。因為沒有任何一位團隊成員身邊設有集中化的存放點。

一個國際性的團隊

我們的團隊目前大約有 15 個人 (而且我們正在招募新同事!),分布在世界各地,不同的國家、大陸與時區。雖然碰巧我們在慕尼黑及其周邊有好幾位成員,但我們也有來自西班牙、墨西哥、加拿大、法國、巴西、義大利、瑞典與芬蘭的同事。許多其他組織通常只在設有實體辦公室的地點聘僱員工,若以 TDF 為例,那就意味著只能在德國聘僱。然而,TDF 很早以前就決定與全球各地的團隊成員合作。這也是為什麼傳統的辦公室對我們而言沒有太大意義,因為只有極少數人能到達,其他人卻無法受惠。

這樣的安排對 TDF 最為有利,因為我們可以在全球範圍內尋找人才,但同時也帶來許多法律面上的行政負擔,以及各國不同的規範(例如年假、法定假日或病假),更不用說時區差異,還有像我最近提到過的 A1 證明(註:A1 Bescheinigung,歐盟規定跨境工作時必須申請的社會保險歸屬證明)。

此外,單單在一個國家內,要做合理的薪酬研究就已經是相當大的挑戰。我實際上看過同一職位的年薪範圍可以從 20,000 歐元到 80,000 歐元不等,這對於判斷合理薪資完全沒有幫助。如果要在跨國、跨大陸的層級上進行這樣的調查,更是困難,特別是我們需要留下文件紀錄,以便經得起審查。這也解釋了為什麼我們的聘僱流程有時候需要比較長的時間,因為我們也必須履行應有的盡職調查。

TDF 的國際化特質也意味著,像是每月會計作業,我們需要翻譯帳簿;年度報告必須從英文翻譯成德文,以便正式提交主管機關;官方預算則由會計師以德文編製提交,但同時需要翻譯成英文供會員投票。所有這些都必須以雙語並行進行,這同樣增加了不小的行政負擔。我並不知道有其他組織像 TDF 這樣翻譯所有文件到如此程度。我們試著設立一個良好的標準,但這確實有其代價。

涵蓋許多不同的領域

談到職務分工,TDF 的做法也和許多其他組織不同。在其他地方,你常會看到職務彼此重疊,或同一職務由多人共同分擔;而 TDF 的選擇是盡可能涵蓋更多不同的領域,好讓我們能最大程度地落實基金會的使命。團隊成員在他人休假或生病時可以代為支援,但我們很少有兩個人同時負責完全相同的工作,因此要做到完整的「職務代理」是比較困難的。

舉例來說,任何規模較大的行政任務(例如簽署新合約),往往得等到我有空時才能進行。再舉個例子,任何較大型的基礎設施部署,通常必須等 Guilhem 有空才能有進展 —— 而這只是其中兩個例子。同樣的情況也發生在增值稅(VAT)申報,以及過去還包括德國聯邦銀行的 AWV Z4 申報(註:這是針對跨境資金流動的強制申報義務),以及其他許多項目。

這樣的安排讓 TDF 能夠覆蓋更多領域,但也有人力上的代價:有時同事需要在休假期間或週末加班;在基礎設施方面,甚至要在夜間或公共假日值勤,以盡量降低對外界的影響。

我們確實有一些固定的截止日,無論是否有人休假、生病或缺席,都必須按時完成。舉例來說,多幣別的捐款處理 —— 為了能接受來自全球的捐款,每個月底我們必須確保 PayPal 帳戶中沒有任何外幣餘額。雖然這方面和過去相比已有顯著改善(以前經常會有外幣殘留),但我們仍然需要定期檢查,包括在 12 月 31 日下午,大多數人已經準備迎接新年慶祝時,我們還是必須完成這項工作。

辛苦的往日回顧

直到幾年前,削減行政成本的措施曾被推到極端。團隊成員必須自掏腰包支付許多開銷,甚至包括他們工作所必須的基本設備,例如筆記型電腦、手機等。除此之外,為了節省經費,TDF 團隊成員通常選擇最便宜的大眾交通方式出行,即使這意味著在夜裡等候很久的轉乘,甚至有時要步行幾公里回家,只為避免較昂貴的交通支出。雖然這些情況如今總算成為過去,但它曾影響數名員工與志工長達五年以上,並在相當程度上限制了我們的發展與影響力。

不輕鬆的要求

有人可能會以為,作為非營利組織,行政上的要求會比較寬鬆。事實上完全不是如此 —— TDF 必須接受與商業組織至少同等程度的審查,甚至需要符合更多要求:例如勞動法、競爭法、稅務與增值稅(VAT)申報、社會保險等等。身為非營利組織,並不會因為法律身分就享有「紅利」或「折扣」,唯一的財務優惠只是免繳捐款收入的稅金而已。除此之外,我們必須面對與其他公司一樣多的主管機關,遵守相同的法律、規範與申報義務。

申報的麻煩事

舉個例子,基金會每兩年一次的董事會(Board of Directors)例行改選,就會帶來相當大的行政負擔。需要完成大量申報手續,還得更新好幾個網站,光是這些就可能耗掉不少行政工時。以網站的「出版資訊頁(Impressum,德國法律要求的網站聲明)」為例,它受競爭法規範,因此必須隨時保持最新狀態。更麻煩的是地址變更,因為 TDF 目前(我們正在追蹤)大約在 126 個地方都登記了地址。至於最令人頭痛的惡夢之一,則是任何銀行帳戶的變更 —— 需要提交稅號、護照影本(有些還因為無法通過安全系統驗證而被拒收)、以及多份紙本簽名,這些全都會帶來大量額外工作。

此外,只要董事會成員構成有變更,就必須更新「透明登記冊」(Transparenzregister,德國規定法人須揭露最終受益人與結構的公開登記)。雖然我們最後設法讓許多申報能以數位方式完成,但仍然會帶來額外負擔。例如我們每季的會員申報,就必須由成員委員會主席(Membership Committee chairperson)與執行董事(Executive Director)共同簽署同一份(數位)文件,這會增加來回流程。而有些事項甚至還不止如此,還必須由董事會成員親自簽署才行

嚴格的規範

另一個關鍵的截止日,是我們必須向責任保險(liability insurance)申報現有的現金儲備。一旦達到門檻,TDF 就必須立即申報更新後的金額,因此需要定期且密切地監控。

若不遵守,雖然不會立刻引發問題,但在審計時可能會對 TDF 造成不利影響。其中一個「典型」例子就是每日津貼(per diem)支付,這也是我個人對此態度保留的原因。我們必須逐一評估:有人是從哪個國家旅行到哪個國家、哪些餐飲已由 TDF 支付(例如飯店早餐與會議餐飲)、並且完整記錄與計算。若未正確處理,日後可能會引發問題,而且這方面的行政負擔並不輕。

文件紀錄是關鍵

會議記錄與決議的公開,是另一個需要投入大量工作的領域。一方面需要做筆記並整理成可讀性高的會議記錄;另一方面,刪除涉及敏感資訊也是一項艱鉅的任務。我很欣慰的是,我們在這方面的出版流程已有改善,但即使不考慮可能的翻譯需求,這依然是一件相當耗時的工作。

TDF 另一項必須處理的工作,是資產文件紀錄。每年在年度結算時,我們都必須精確列出有哪些資產(例如硬體設備)、它們目前存放在哪裡,以及哪些已經損壞。這就是為什麼你偶爾會收到一封電子郵件,要求你確認手上仍然有某件物品,並且仍然需要使用。這並不是出於不信任,而是為了符合法定文件紀錄的要求(同時,如果某件設備在某人處已不再需要,我們也能將其轉交給其他人使用)。

惱人的官僚體系

談到硬體,有人注意到我們對於寄送歐洲以外地區的態度比較保守。這其實與運費關係不大,主要是因為海關問題。如果我們在某地購買硬體,但之後不再需要,就不能直接寄回 TDF 柏林的地址。這樣會觸發報關,必須填寫表格,耗費時間與金錢,而我們至今尚未找到有效的處理方式。這在某些海關區域中特別棘手,因為那裡的社群成員很少,導致一旦有人不再需要設備,幾乎沒有其他人能在同一關稅區內接收。

另一件有人提到的,是把出差報銷文件寄到柏林這件事令人感到困擾。這並非我們的刻意選擇 —— 我們也很希望能全部數位化,不需要寄送紙本。但基於稅務規定,我們必須持有簽署過的表格與原始文件,這也是為什麼必須麻煩社群成員配合。

此外,我們的商標需要定期延展,並提交使用證明。雖然法律專業人士可以處理相關形式要件,但證明的部分仍須由 TDF 親自提供。

幸運的是,有時事情也會變得比較簡單。自從更換信用卡支付服務商後,PCI DSS 驗證(信用卡資料安全標準)的流程簡化許多。我們需要這項驗證才能接受信用卡捐款,以前要填寫冗長的表格,還必須記錄防火牆設定和其他細節。

有時候,甚至連單純關閉一個銀行帳號加密貨幣帳號,都不是那麼容易的事。

真正的謎團,則是跨國銀行付款。手續費非常高(每筆電匯 40 到 50 歐元幾乎是常態),有時甚至完全無法付款。其他情況下,我們還必須向銀行詳細解釋付款內容,因為反洗錢法規會不時被觸發 —— 特別是當我們的國際業務涉及某些銀行認定的「高風險」(high risk)國家時(這是銀行用的術語)。所以,如果你的報銷款項延遲了,可能並不是因為 TDF 動作慢,而是因為官僚程序啟動了……

還有更多…

我就不細談歐盟某些法規給我們帶來的挑戰了,例如 GDPR(通用資料保護規則)DORA(數位營運韌性法)CRA(網路韌性法),但它們同樣增加了不少工作量。

不同的國家,不同的習慣

我常聽到的一個迷因是:德國要為系統如此繁瑣複雜負一切責任。讓我們不要掉入這個謬誤。我並不是說德國的一切都很完美 —— 但我至今還沒見過哪個立法體系是完美的。每個國家都有自己奇怪或特殊的規定。只要你沒有正好遇到它們,一切看起來都沒問題;或許在你的具體工作領域,某個國家的法律比另一個更合適。但這並不意味著有些法律體系在一般情況下就「比較好」。

再就語言問題來說,每個法律體系通常都有它的官方語言,官方往來必須以該語言進行。我相當懷疑你能不能用法文或義大利文,去英國遞交正式文件;或用日文去遞交法國的年度結算報告。只是因為有些法律體系主要使用英文、或因為英文是我們社群裡唯一的共同語言,就假設每個人都能自在使用英文,這種想法並不正確。語言挑戰在任何法律體系裡都存在,我們都必須面對。

即使我們不在某個國家設立據點,也可能受到當地法規影響。例如:線上安全法規其他國家的非營利組織規範,或者跨國收款時需要填寫的外國稅務表單

對工作同仁們的衝擊

受到影響的絕不是我一個人,必須額外付出心力,讓這個國際化社群的各種事務得以運作。回顧過去十年,我們好幾個人都曾因為緊急、迫切或有期限壓力的工作,甚至複雜的法律問題,而被迫中斷或打亂了假期與週末。對於任何突發的緊急事項,通常(如前文所說)只有單一主要聯絡人能夠處理細節,而缺乏完整的職務代理。長期下來,如果人無法真正脫離工作,對個人絕對不是好事。

當然,對於董事會與成員委員會的志工來說,情況更為嚴峻,因為他們完全是以義務性質在服務。有時,同時進行的大量事項,再加上既有待解決的問題,往往意味著戰略性工作被延後,TDF 在活動或外部場合的代表性工作也被拖延,這是一種相當令人沮喪的局面。

我為什麼要寫這些?

我們過去其實沒有真正分享過太多關於 TDF 如何運作與管理的細節。雖然在 wiki 和論壇上零散能找到一些資訊,但還沒有一份(希望能)全面涵蓋的說明。社群有時會注意到某些事情沒有發生、進展不快,或沒有獲得他們期望的優先處理。這並非出於惡意。有些事情可能會被錯過、忽略,或在過程中遺漏,但更常見的情況其實是因為 TDF 規模龐大、同時進行許多工作、且活躍於國際之間。然而,與其他大型組織不同的是,TDF 在行政、人事、法律、財務等方面刻意保持精簡。

我們需要做的事

當然,我們可以選擇不把資源投入到專案上來實現我們的使命,而是用這些資金去擴張行政層面。但那樣不會為社群帶來任何可見的成果,也無助於我們的法定目標。雖然我沒有一份完整的藍圖,但我認為有幾件事情,我們若能做到,幾乎可以立刻讓社群有所改善:

  • 我們需要理解某些運作模式是刻意的選擇。 不過,這意味著會付出相當的代價,而不是「從天上掉下來的」。這也可能會佔去其他任務的時間。
  • 我們需要互相支持。 當 TDF 要求你把所有差旅收據先掃描成數位檔,再寄送到我們位於柏林的地址時,這不是為了麻煩你或拖延流程。同樣地,當我們詢問你是否還持有特定硬體時,這不是不信任,而是履行我們的義務。當每個人都付出一點點,就能避免讓少數人承擔過大的負擔。
  • 我們需要妥善規劃。 幸好我並不負責差旅安排或飯店預訂,但我知道這裡的情況也一樣繁瑣。TDF 不是旅行社。如果有人對行程不回覆、經常更改,或臨時變動,都會讓 TDF 背負龐大的額外工作與壓力。在這裡同樣如此,只要大家規劃周全、盡一份心力,我們就能一起達成更多。事實上,TDF 嘗試過與不同的旅行社合作,把這個問題外包,但他們不是一開始就拒絕,就是價格過高,或根本不符合需求。
  • 擔任董事會或成員委員會職務的人,必須清楚這意味著新的義務。 這些義務往往與你在專案中的主要參與領域毫不相關。擔任治理機構的一員不是對你過去工作的「獎勵」——它帶來的是沉重的責任,你必須準備好承擔。
  • 我們需要傾聽有經驗的人。 向他們提問、提出不同的觀點,能幫助我們換個角度審視專案,帶來新鮮想法,這很好。但不應該認為,一個從未擔任過類似職務的人就能全盤掌握得更好。
  • 先尋求內部知識。 在大型公司中,聘請外部顧問來告訴你一些顯而易見的事情相當普遍。但這會拖慢進度、增加成本,而結果往往可以用更簡單、更便宜的方式達成。遺憾的是,「沒有人是自己家鄉的先知」,但我們不能忘記 TDF 內部就蘊藏著大量專業。是我們共同建立了 TDF,是我們一起打造了全球最重要的自由及開源專案之一,也是我們每天讓事情順利運作。雖然站在巨人的肩膀上是很誘人的想法,但別忘了,在某些領域,我們自己或許就是巨人,應該信任自己的判斷。
  • 我們需要容忍錯誤。 幾年前,我親眼看見有人因為一次單一的錯誤就被責備,最後選擇離開 TDF。一個健全的「錯誤文化」至關重要,因為只有在犯錯時,我們才能學習、成長、進步。

我確實還有一些改進的想法和需要改變的地方,我會在稍後以另一封郵件分享。

關於我

對於那些好奇我為什麼要寫下這些,以及我的背景是什麼的人,讓我也分享一些關於我自己的資訊:

我在 2004 年開始參與 OpenOffice.org 的志工工作,當時是在德國的行銷專案。三年後,我被任命為國際行銷專案的共同領導人,而在 2010 年,我很榮幸接任了國際行銷專案的領導職務,承接我導師 John McCreesh 的工作(他不幸於 2016 年辭世)。在那段時間裡,我從你們許多人身上學到了很多,也第一次與你們中的許多人見面,我非常珍惜所有這些經歷。

在德國,我們於 2005 年開始籌組一個非營利協會,最初名為 OpenOffice.org Deutschland e.V.,後來更名為 Freies Office Deutschland e.V.。我先後在其中擔任過青年工作協調員、董事會成員,最後則加入了顧問委員會。這個協會正是 The Document Foundation 的法律創始者。

我與我們的法律顧問 Mike Schinagl 一起推動了基金會的法律設立過程,並起草了基金會的章程。從 2012 到 2014 年,我擔任 TDF 首任董事會主席,而自 2014 年 3 月 1 日起,我就是基金會的執行董事。在此之前,我曾任職於自由撰稿記者、開源策略顧問,以及系統管理員,我同時也具備法律背景。

我從一開始就見證了 TDF 的誕生與發展,從最初只是一個想法,到今天成為如今的樣貌。

我真心希望透過以上的訊息,能讓大家更了解 TDF 的運作方式,好讓我們能以此為基礎,進一步討論如何改進。

Florian

Translated by Franklin (and ChatGPT :laughing: )

To show you some more:

This morning at 07:46 Berlin time we received an e-mail from our server provider. People are all travelling to LibOCon. We need to reply within 24 hours, otherwise they will block our IP address. I merely saw it by coincidence because I was checking e-mails early in the morning before travelling myself.

Also that is part of the (IT) administration of a foundation.

@guilhem replied already to the provider - thanks so much for reacting so quickly, even during conference times!

Merci bien! :slight_smile:

I would like to thank Sophie for being available yesterday late in the evening. Just during the dinner I have unexpectedly learned we had to pay 70% of the sum (30% were paid as deposit upfront) at the venue by card, which luckily I carried with me by coincidence. The venue refused a payment by invoice/wire transfer.

Despite it being late in the evening, Sophie looked up the contract and shared the numbers with me, so I could verify the bill is accurate.

Also such unexpected surprises are part of running a foundation, and I‘d like to thank Sophie for helping us out!

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