Por Florian Effenberger - Director Ejecutivo de The Document Foundation.
(mensaje original)
Hola, con el fin de proporcionar una mejor comprensión de cómo funciona TDF y ofrecer una mayor transparencia y conocimiento a la comunidad, me gustaría ofrecerles una «mirada detrás de cámaras» de TDF y compartir más información sobre la fundación.
Ya he empezado a compartir conocimientos y detalles sobre tareas administrativas específicas, y seguiré publicando más artículos al respecto con el tiempo.
Este texto trata sobre cómo funciona actualmente TDF, cómo estamos estructurados, para ayudar a comprender por qué y cómo funcionan algunas cosas (o por qué no funcionan). Por supuesto, esta es la situación actual. Tengo bastantes ideas para cambios y mejoras en el futuro, y las compartiré en un correo electrónico aparte más adelante.
El reto consiste en encontrar un equilibrio entre mejorar la estructura general de TDF, cumplir nuestra misión y abordar los problemas difíciles del pasado. Si dedicamos todo nuestro tiempo a mejorar nuestra estructura, no cumpliremos nuestra misión ni solucionaremos los problemas del pasado. Y si no encontramos tiempo para abordar los problemas difíciles del pasado, también podría afectarnos negativamente.
Una fundación virtual
The Document Foundation es una de las organizaciones de código abierto y libre más destacadas, y LibreOffice es uno de los proyectos de software libre más reconocidos.
Una de las cosas que la gente suele pensar es que en algún lugar de Berlín tenemos una oficina, infraestructura administrativa, salas de reuniones y un espacio de coworking. Algunos incluso intentan visitar nuestra dirección social, buscando nuestra oficina, solo para descubrir que ninguno de nosotros trabaja allí.
La estructura de TDF es diferente. La gente trabaja desde casa, algunos desde oficinas compartidas. No hay un espacio físico compartido, todo está conectado virtualmente. Se trata de una elección deliberada, ya que contamos con un equipo internacional distribuido en muchos países de todo el mundo, por lo que una única oficina no tendría mucho sentido.
La desventaja es que no tenemos una infraestructura centralizada, como almacenamiento de activos y materiales de marketing. Trabajamos con proveedores de servicios y con el compromiso privado de las personas, pero sin duda esto añade una capa de complejidad, porque no todo el mundo tiene espacio en casa para almacenar los voluminosos materiales de TDF en su sótano, y en muchas ciudades pequeñas tampoco se puede alquilar almacenamiento externo.
Por eso, por ejemplo, les pedimos que envíen los documentos originales, como los recibos de viaje, directamente a nuestra dirección de Berlín, en lugar de entregárnoslos en persona en eventos y conferencias. No hay ningún almacén centralizado cerca de ningún miembro del equipo.
Un equipo internacional
Nuestro equipo, compuesto actualmente por 15 personas (¡y seguimos contratando!), está distribuido por todo el mundo, en diferentes países, continentes y zonas horarias. Aunque por casualidad contamos con varias personas en Múnich y sus alrededores, también tenemos compañeros en España, México, Canadá, Francia, Brasil, Italia, Suecia y Finlandia. Otras organizaciones suelen tener miembros del equipo solo en los lugares donde tienen una oficina física, lo que en el caso de TDF significaría contratar solo en Alemania. Desde hace bastante tiempo, TDF decidió trabajar con miembros del equipo en todo el mundo. Esta es también la razón por la que un espacio de oficina clásico tiene poco sentido, ya que solo sería accesible para muy pocas personas y no para otras.
Esto es lo mejor para TDF, ya que podemos buscar talento en todo el mundo, pero conlleva una gran carga administrativa en el aspecto legal y diferentes normativas (como vacaciones, días festivos o bajas por enfermedad) en los distintos países, por no hablar de las zonas horarias o las confirmaciones A1 que he señalado últimamente.
Además, ya es un reto importante realizar una investigación adecuada sobre la remuneración en un solo país. He visto literalmente rangos para un puesto específico de entre 20 000 y 80 000 euros al año, lo que no ayuda a identificar un salario justo. Hacerlo a nivel internacional, entre países y continentes, es aún más exigente, sobre todo porque necesitamos documentarlo todo para que se pueda someter a escrutinio. Eso explica por qué a veces la contratación lleva más tiempo, ya que también tenemos que hacer nuestra debida diligencia en este aspecto.
La internacionalidad de TDF también significa que las tareas administrativas, como la contabilidad mensual, en la que traducimos los libros de contabilidad, nuestro informe anual, que debe traducirse del inglés al alemán para su presentación oficial, y el presupuesto oficial, que el contador elabora en alemán para su presentación oficial, pero que debe traducirse al inglés para la votación, se realizan en dos idiomas en paralelo, lo que también supone un gasto adicional considerable. No conozco otras organizaciones que traduzcan todos los documentos en la misma medida que TDF. Intentamos establecer un buen estándar en este sentido, pero ello tiene un costo.
Cubrir muchas áreas diferentes
En lo que respecta a las funciones, TDF también se diferencia de muchas otras organizaciones. En otros lugares, es frecuente encontrar funciones que se solapan o una función cubierta por varias personas, mientras que TDF decidió cubrir tantas áreas diferentes como fuera posible, con el fin de cumplir al máximo con nuestra misión. Los miembros del equipo pueden sustituir a otros en caso de vacaciones o enfermedad, pero rara vez tenemos a alguien que haga exactamente el mismo trabajo que otra persona, lo que dificulta una cobertura completa.
Por ejemplo, cualquier tarea administrativa de mayor envergadura (como la firma de nuevos contratos) probablemente se bloquee hasta que yo esté disponible. Otro ejemplo es que cualquier implementación de infraestructura de mayor envergadura probablemente se bloquee hasta que Guilhem esté disponible, por citar solo dos ejemplos. Lo mismo ocurre con las declaraciones del IVA, al menos en el pasado también con las declaraciones del banco federal AWV Z4, y muchas otras cosas.
Si bien eso permite a TDF cubrir más áreas, tiene un costo personal, ya que a veces las personas trabajan durante las vacaciones o los fines de semana, o en el caso de la infraestructura, trabajan en turnos nocturnos o días festivos, para que el impacto sea lo más bajo posible.
Tenemos ciertos plazos fijos que deben cumplirse a pesar de las vacaciones, las ausencias o las bajas por enfermedad. Un ejemplo es el de las múltiples divisas, para aceptar donaciones en todo el mundo: el último día del mes, debemos asegurarnos de que en PayPal no quede ningún saldo en moneda extranjera. Aunque esto ha mejorado mucho con respecto al pasado, cuando solía haber saldos pendientes, seguimos teniendo que comprobarlo periódicamente, incluso la tarde del 31 de diciembre, cuando la mayoría de la gente ya se dirige a sus celebraciones de Año Nuevo.
Una mirada al pasado
Hasta hace unos años, la reducción de los costos administrativos se llevaba al extremo. Los miembros del equipo pagaban muchos gastos de su propio bolsillo, incluyendo equipos esenciales para el trabajo, como computadoras portátiles, teléfonos móviles y otros. Además, para ahorrar costos, los miembros del equipo de TDF solían viajar en el transporte público más asequible, aunque eso significara esperar largas horas por la noche para hacer transbordos o, a veces, caminar varios kilómetros hasta casa, para evitar medios de transporte más caros. Aunque eso ya es cosa del pasado, afectó a varios empleados y voluntarios durante más de media década, lo que limitó nuestro crecimiento y nuestro impacto en gran medida.
No hay requisitos menos estrictos
Se podría pensar que, al ser una organización sin fines de lucro, los requisitos administrativos son menos estrictos. En realidad, eso no es cierto: TDF tiene que someterse (al menos) al mismo escrutinio y cumplir los mismos requisitos (si no más) que cualquier organización comercial: legislación laboral, ley de competencia, declaraciones de impuestos e IVA, seguridad social y muchos más. No hay ninguna «bonificación» o «descuento» por ser una organización sin fines de lucro, salvo el financiero, es decir, no tener que pagar impuestos sobre las donaciones. Tenemos que lidiar con la misma cantidad de autoridades que cualquier otra empresa, tenemos las mismas reglas, regulaciones y requisitos de presentación de documentos.
Diversión con los trámites
Por ejemplo, el cambio semestral y periódico de la junta directiva supone una carga administrativa considerable. Hay que realizar muchos trámites, actualizar varios sitios web, lo que fácilmente puede suponer muchas horas de trabajo administrativo. Por ejemplo, los impresos están sujetos a la ley de competencia y, como tales, deben mantenerse actualizados. Aún peor es un cambio de dirección, ya que TDF tiene actualmente (estamos haciendo un seguimiento de esto) su dirección registrada en unas 126 (ciento veintiséis) ubicaciones. Una de las pesadillas más molestas es cualquier cambio en las cuentas bancarias: necesitamos números de identificación fiscal, copias de pasaportes (algunos de los cuales son rechazados porque no pueden verificarse en los sistemas de seguridad) y varias firmas en papel, lo que también supone bastante trabajo.
Además, cualquier cambio en la composición de la junta directiva requiere una actualización del registro de transparencia.
Aunque al final conseguimos presentar muchos documentos de forma digital, esto sigue suponiendo una carga adicional. Nuestras declaraciones trimestrales de afiliación requieren la firma tanto del presidente del MC como del director ejecutivo en el mismo documento (digital), lo que añade algunos trámites. Y para algunas cosas, ni siquiera eso es suficiente, ya que es obligatoria la firma de la junta directiva.
Requisitos estrictos
Otro plazo crítico es la presentación de nuestra reserva de efectivo actual con el seguro de responsabilidad civil. Desde el momento en que se alcanza el umbral, TDF debe presentar la suma actualizada, por lo que es necesario un seguimiento regular y minucioso.
El incumplimiento puede no provocar un problema de inmediato, pero puede resultar perjudicial para TDF cuando se realicen auditorías. Un ejemplo «clásico» es el pago de diarias, por lo que personalmente soy reacio a ello. Tenemos que evaluar de qué país a qué país ha viajado alguien, qué comidas ha pagado TDF (por ejemplo, desayunos de hotel y catering), documentarlo y hacer los cálculos correctamente. No hacerlo puede causar problemas más adelante, y los gastos administrativos no son insignificantes.
La documentación es clave
La publicación de actas y decisiones es otra área que requiere mucho trabajo. Por un lado, hay que tomar notas y convertirlas en actas legibles y, por otro, redactar la información confidencial también es una tarea abrumadora. Me alegro de que hayamos mejorado en la publicación de estos materiales, pero sigue siendo una tarea que requiere mucho tiempo, incluso sin tener en cuenta las posibles traducciones.
Otra tarea que debe realizar TDF es la documentación de los activos. Cada año, con nuestro cierre anual, necesitamos enumerar con precisión qué activos (por ejemplo, hardware) seguimos teniendo, dónde se encuentran y cuáles están defectuosos. Por eso, de vez en cuando recibes un correo electrónico en el que se te pide que confirmes que sigues teniendo un artículo y que aún lo necesitas. No se trata de desconfianza, sino de cumplir con nuestros requisitos de documentación (y también de enviar el hardware a otras personas en caso de que ya no sea necesario en el lugar donde se encuentra).
Burocracia molesta
Hablando de hardware, algunos han señalado que somos reacios a realizar envíos fuera de Europa. Esto no tiene tanto que ver con los gastos de envío, sino más bien con las aduanas. Si pedimos hardware en algún lugar y ya no se necesita, no se puede simplemente devolver a TDF en Berlín. Habría que pasar por la aduana y rellenar formularios, lo que cuesta tiempo y dinero, y aún no hemos encontrado una forma eficaz de gestionarlo. Es especialmente complicado para un dominio aduanero con muy pocos miembros activos en la comunidad, ya que el riesgo aumenta al no haber nadie más en el mismo dominio a quien enviarlo.
Otro aspecto que algunos han señalado es la molestia que supone enviar los documentos de reembolso de los viajes a Berlín. No es una decisión deliberada por nuestra parte: nos encantaría hacerlo todo de forma digital y no enviar nada por correo. Sin embargo, por motivos fiscales, estamos obligados a tener a mano un formulario y documentos firmados, por lo que tenemos que molestar a la comunidad con esto.
Además, nuestras marcas registradas deben renovarse periódicamente, lo que incluye presentar pruebas de uso. Aunque los trámites pueden ser gestionados por expertos legales, TDF debe presentar las pruebas correspondientes.
Afortunadamente, a veces las cosas se vuelven más flexibles. Tras un cambio de proveedor de tarjetas de crédito, la verificación PCI DSS se ha simplificado considerablemente. La necesitamos para aceptar donaciones mediante tarjetas de crédito; antes era un formulario muy extenso que requería documentar la configuración del firewall y otros detalles.
A veces ni siquiera es posible cerrar una cuenta bancaria o una cuenta de criptomonedas.
Sin embargo, lo que sigue siendo un misterio son los pagos bancarios a países extranjeros. Las comisiones son elevadas (entre 40 y 50 € por transferencia bancaria es bastante habitual), a veces los pagos no son posibles en absoluto y, en otros casos, tenemos que documentar y explicar al banco los detalles del pago, debido a las normas contra el lavado de dinero, que se activan de vez en cuando debido a nuestras actividades internacionales también en países que los bancos consideran de «alto riesgo» (ese es el término que me dijeron). Así que si tu reembolso tarda un poco más, puede que no sea porque TDF sea lento, sino porque la burocracia se ha puesto en marcha…
Siempre hay más
No voy a entrar en detalles sobre todos los retos que nos plantean algunas normativas de la UE, como el RGPD, la DORA y la CRA, pero también suponen un trabajo adicional.
Diferentes países, diferentes costumbres
Una de las ideas más recurrentes que he escuchado es que el sistema alemán es el culpable de que todo sea tan complicado. No caigamos en esta falacia. No estoy diciendo que aquí todo sea perfecto, pero aún no he visto una legislación en la que todo sea perfecto. Cada país tiene sus propias rarezas y peculiaridades. Mientras no te afecten, todo va bien, y tal vez para tu área de trabajo concreta, una legislación sea más adecuada que otra. Sin embargo, eso no significa que, en general, algunas legislaciones sean «mejores» que otras. En cuanto al idioma, es bastante común que cada legislación tenga su idioma o idiomas principales en los que se debe realizar la correspondencia oficial. Dudo que se puedan presentar documentos oficiales en el Reino Unido en francés o italiano, o enviar el cierre anual de Francia en japonés. Solo porque algunas legislaciones tengan el inglés como idioma principal, y solo porque sea, en su caso, el denominador común de nuestra comunidad, no debemos dar por sentado que es un idioma con el que todo el mundo se siente cómodo. Los retos lingüísticos son algo a lo que nos enfrentamos en cada legislación.
Aunque no estemos ubicados en un país concreto, es posible que nos afecten algunas legislaciones. Algunos ejemplos son las normativas de seguridad en línea, las normativas sobre organizaciones sin fines de lucro en otros países o los requisitos de los formularios fiscales extranjeros para recibir pagos del extranjero.
Repercusión en las personas
No soy, ni mucho menos, el único afectado que tiene que hacer un esfuerzo adicional para que todo esto funcione en una comunidad internacional. Si echamos la vista atrás a la última década, varios de nosotros hemos visto interrumpidas o alteradas nuestras vacaciones o fines de semana para ocuparnos de tareas a veces urgentes, apremiantes o con plazos límite, y en ocasiones de asuntos legales complejos. Para cualquier cosa inesperada y urgente, normalmente solo hay, como se ha mencionado anteriormente, un único punto de contacto principal que puede ocuparse de los detalles, sin un sustituto completo. A largo plazo, esto no tiene un efecto positivo en las personas si nunca pueden desconectarse de su trabajo. Lo mismo ocurre, por supuesto, con todos los voluntarios de la junta directiva y del comité de membresía, para quienes la situación es aún más apremiante, ya que desempeñan una función puramente voluntaria. A veces, la gran cantidad de asuntos que se tratan en paralelo, además de los problemas existentes que hay que resolver, hacen que el trabajo estratégico se retrase, al igual que la representación de la TDF en eventos y otros lugares, lo cual es una situación muy insatisfactoria.
Por qué escribo todo esto
Nunca hemos compartido muchos detalles sobre cómo funciona y opera TDF. Hay fragmentos dispersos en la wiki y el foro, pero no en una descripción general (esperemos) completa. La comunidad a veces señala cosas que no suceden, que no suceden con rapidez o que no tienen la prioridad que esperaban. No es por mala intención. Se pueden pasar cosas por alto, descuidar o dejar de lado, pero a menudo se debe simplemente al hecho de que TDF es grande, tiene muchas cosas en marcha al mismo tiempo, opera a nivel internacional, pero, a diferencia de otras grandes organizaciones, intenta mantener un perfil discreto en lo que respecta a la administración, los recursos humanos, los aspectos legales, financieros y otros.
Lo que debemos hacer
Por supuesto, podríamos decidir no invertir en proyectos para cumplir realmente nuestra misión y utilizar el dinero para crecer en el aspecto administrativo, pero eso no aportaría nada visible a la comunidad ni a nuestros objetivos estatutarios. Aunque no tengo un plan definido, imagino que hay varias cosas que podemos hacer para mejorar casi de inmediato como comunidad:
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Tenemos que entender que ciertas estructuras son una decisión deliberada. Sin embargo, también debemos ser conscientes de que esto tiene un precio significativo, que no cae del cielo, y que puede restar tiempo a otras tareas.
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Tenemos que apoyarnos mutuamente. Cuando TDF solicita enviar una copia escaneada de todos los recibos de viaje en formato digital y luego enviarlos a nuestra dirección de Berlín, no es para molestar ni para retrasar las cosas. Cuando te preguntamos si todavía tienes cierto equipo, no es por desconfianza, sino por cumplir con nuestras obligaciones. Cuando todos aportan un poco, se evita que la carga recaiga solo sobre algunas personas.
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Necesitamos planificar adecuadamente. Aunque afortunadamente no me encargo de la organización del viaje ni de las reservas de hotel, soy consciente de que la situación es igualmente exigente en este aspecto. TDF no es una agencia de viajes. Si la gente no responde sobre sus planes de viaje, o los cambia con frecuencia, o a última hora, eso supone mucho trabajo y una gran carga para TDF. También en este caso, si todos planificamos adecuadamente y ponemos un poco de nuestra parte, juntos podemos lograr mucho más. De hecho, TDF intentó trabajar con varias agencias de viajes para externalizar el problema, pero o bien nos rechazaron de plano, o bien eran demasiado caras, o no se ajustaban a nuestras necesidades.
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Las personas que asumen un cargo en la junta o en el comité de membresía deben saber que tendrán nuevas funciones, a menudo en campos totalmente ajenos a su área principal de participación en el proyecto. Ser miembro de un órgano de gobierno no es un premio por tu trabajo en el proyecto, sino que conlleva una gran responsabilidad, y debes estar preparado para ello.
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Debemos escuchar a quienes tienen experiencia en su campo y llevan bastante tiempo desempeñando su trabajo. Hacer preguntas y aportar una perspectiva diferente está bien y, de hecho, puede ayudar a ver el proyecto desde un ángulo diferente y con una mente fresca, pero lo que no está bien es dar por sentado que alguien que nunca ha desempeñado un cargo al menos similar lo sabe todo mejor.
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Busca primero el conocimiento interno. Es bastante común que las grandes empresas contraten consultores externos para que les digan lo que es obvio. Esto añade retrasos y cuesta dinero, con un resultado que podría haberse logrado de forma mucho más fácil y económica. Lamentablemente, nadie es profeta en su propia tierra, pero no debemos olvidar que en TDF tenemos mucha competencia. Fuimos todos nosotros quienes construimos TDF, fuimos todos nosotros quienes creamos uno de los proyectos de código abierto y libre más importantes, y somos todos nosotros quienes hacemos que las cosas funcionen cada día. Aunque es tentador apoyarse en los hombros de gigantes, no debemos olvidar que, en algunos aspectos, nosotros mismos podemos ser gigantes y debemos confiar en nuestro propio criterio.
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Tenemos que tolerar los errores. Hace algunos años, vi literalmente a varias personas abandonar TDF después de ser regañadas por un solo error que cometieron. Es importante tener una «cultura del error» adecuada, porque solo si cometemos errores podemos aprender, crecer y evolucionar.
Tengo algunas ideas para mejorar y cambiar cosas, que compartiré en un correo electrónico aparte más adelante.
Acerca de mi
Para aquellos que sienten curiosidad por saber por qué escribo todo esto y cuál es mi trayectoria, permítanme compartir también algunos datos sobre mí:
Comencé mi andadura como voluntario en OpenOffice.org en 2004, en el proyecto de marketing alemán. Tres años más tarde, fui nombrado codirector del proyecto de marketing internacional y, en 2010, tuve el honor de convertirme en director del proyecto de marketing internacional, asumiendo las funciones de mi mentor John McCreesh, quien lamentablemente falleció en 2016. He aprendido mucho de muchos de ustedes durante este tiempo, y a muchos de ustedes los conocí por primera vez durante este tiempo, y valoro mucho todas estas experiencias.
En Alemania, en 2005 comenzamos a crear una asociación sin fines de lucro llamada OpenOffice.org Deutschland e.V., más tarde conocida como Freies Office Deutschland e.V., en la que primero trabajé como coordinador de trabajo juvenil, más tarde como miembro de la junta directiva y, finalmente, en el consejo asesor. Esta asociación es la fundadora legal de The Document Foundation.
Junto con nuestro asesor legal Mike Schinagl, he impulsado el proceso legal y he redactado los estatutos de nuestra fundación. De 2012 a 2014, fui el primer presidente de la junta directiva de TDF y, desde el 1 de marzo de 2014, soy el director ejecutivo de la fundación. Anteriormente, trabajé como periodista independiente, consultor de estrategias de código abierto y administrador de sistemas, y tengo formación en derecho.
He visto crecer y desarrollarse a TDF desde sus inicios, cuando no era más que una simple idea, hasta lo que es hoy en día.
Espero que con el mensaje anterior pueda arrojar algo de luz sobre cómo funcionan las cosas en TDF, para que podamos discutir las mejoras como siguiente paso.
Florian