Um olhar por trás dos bastidores administrativos da TDF

Por: Florian Effenberger
Data: 27/08/2025 - 12:01 h

Olá,

Para proporcionar uma melhor compreensão de como a TDF opera e oferecer mais transparência e informações à comunidade, gostaria de dar a vocês um “olhar por trás dos bastidores” da TDF e compartilhar mais informações sobre a fundação.

Já comecei a compartilhar conhecimentos e detalhes sobre tarefas administrativas específicas e continuarei a publicar mais artigos lá ao longo do tempo.

Este texto é sobre como a TDF funciona atualmente, como estamos estruturados, para ajudar a entender por que e como algumas coisas funcionam (ou por que não funcionam). Claro, este é o status quo. Tenho algumas ideias para mudanças e melhorias no futuro e as compartilharei em um e-mail separado mais tarde.

O desafio é encontrar um equilíbrio entre melhorar a estrutura geral da TDF, cumprir nossa missão e resolver as questões desafiadoras do passado. Se dedicarmos todo o nosso tempo a melhorar nossa estrutura, não cumpriremos nossa missão nem resolveremos as questões do passado. E se não encontrarmos tempo para resolver as questões desafiadoras do passado, isso também poderá nos prejudicar.

Uma fundação virtual

A The Document Foundation é uma das organizações de código aberto e gratuito mais proeminentes, e o LibreOffice é um dos projetos de software livre mais reconhecidos.

Uma das coisas que as pessoas costumam pensar é que, em algum lugar em Berlim, temos um escritório, infraestrutura administrativa, salas de reunião e um espaço de coworking. Alguns até tentam visitar nosso endereço de registro, procurando nosso escritório, apenas para descobrir que nenhum de nós trabalha lá.

A configuração da TDF é diferente. As pessoas trabalham em casa, algumas em espaços de escritório compartilhados. Não há um espaço físico compartilhado, tudo está conectado virtualmente. Essa é uma escolha deliberada, devido a uma equipe internacional distribuída em muitos países ao redor do mundo, onde um único espaço de escritório não faria muito sentido.

A desvantagem é que não temos uma infraestrutura centralizada, como armazenamento de ativos e materiais de marketing. Trabalhamos com prestadores de serviços e o envolvimento privado das pessoas, mas isso certamente adiciona uma camada de complexidade, porque nem todos têm espaço em casa para armazenar materiais volumosos da TDF em seus porões, e armazenamento externo para alugar também não está disponível em muitas cidades menores.

É por isso, por exemplo, que pedimos que você envie documentos originais, como recibos de viagem, diretamente para nosso endereço em Berlim, em vez de nos entregá-los pessoalmente em eventos e conferências. Não há armazenamento centralizado perto de nenhum membro da equipe.

Uma equipe internacional

Nossa equipe de atualmente 15 pessoas (e estamos contratando! 1) está distribuída por todo o mundo, em diferentes países, continentes e fusos horários. Embora, por coincidência, tenhamos várias pessoas em Munique ou nos arredores, também temos colegas na Espanha, México, Canadá, França, Brasil, Itália, Suécia e Finlândia. Outras organizações geralmente têm membros da equipe apenas em locais onde possuem um escritório físico, o que, no caso da TDF, significaria contratar apenas na Alemanha. Há já algum tempo, a TDF decidiu trabalhar com membros da equipe em todo o mundo. Essa também é a razão pela qual um espaço de escritório clássico faz pouco sentido, pois seria acessível apenas para poucas pessoas e não para outras.

Isso traz o melhor para a TDF, porque podemos buscar talentos em todo o mundo, mas acarreta uma sobrecarga administrativa considerável no aspecto jurídico e diferentes regulamentações (como férias, feriados ou licença médica) nos vários países, sem falar nos fusos horários, ou nas confirmações A1 que destaquei recentemente.

Além disso, já é um desafio significativo fazer uma pesquisa adequada sobre remuneração em um país. Eu literalmente vi faixas para uma função específica de 20.000 € a 80.000 € por ano, o que não ajuda a identificar um pagamento justo. Fazer isso em nível internacional, entre países e continentes, é ainda mais exigente, especialmente porque precisamos documentar tudo para que as coisas sejam examinadas. Isso explica por que as contratações às vezes demoram mais, pois também precisamos fazer nossa devida diligência aqui.

A internacionalidade da TDF também significa que tarefas administrativas como contabilidade mensal, onde traduzimos os livros contábeis, nosso relatório anual que precisa ser traduzido do inglês para o alemão para o arquivamento oficial e o orçamento oficial, que é feito pelo contador em alemão para o arquivamento oficial, mas precisa ser traduzido para o inglês para a votação, são feitas em dois idiomas em paralelo, o que também adiciona uma sobrecarga considerável. Não conheço outras organizações que traduzam todos os documentos na mesma extensão que a TDF. Tentamos estabelecer um bom padrão aqui, mas isso tem um custo.

Cobrindo muitas áreas diferentes

Quando se trata de funções, a TDF também é diferente de muitas outras organizações. Em outros lugares, é comum encontrar funções sobrepostas ou uma função desempenhada por várias pessoas, enquanto a TDF decidiu cobrir o maior número possível de áreas diferentes, a fim de cumprir ao máximo nossa missão. Os membros da equipe podem substituir outros em momentos de férias ou doença, mas raramente temos alguém fazendo exatamente o mesmo trabalho que outra pessoa, o que torna mais difícil uma cobertura completa.

Por exemplo, qualquer tarefa administrativa maior (por exemplo, assinar novos contratos) provavelmente ficará bloqueada até que eu esteja disponível. Outro exemplo é que qualquer implantação de infraestrutura maior provavelmente ficará bloqueada até que Guilhem esteja disponível — apenas para citar dois exemplos. O mesmo se aplica a declarações de IVA, pelo menos no passado também às declarações AWV Z4 do banco federal e muito mais.

Embora isso permita à TDF cobrir mais áreas, tem um custo pessoal, com pessoas a trabalhar por vezes durante as férias ou fins de semana ou, no caso da infraestrutura, a trabalhar em turnos noturnos ou feriados, para manter o impacto o mais baixo possível.

Temos certos prazos fixos que precisam de ser cumpridos, apesar das férias, ausências ou baixas por doença. Um exemplo é o multimoeda, para aceitar doações em todo o mundo — no último dia do mês, precisamos garantir que não haja saldo restante em moeda estrangeira no PayPal. Embora isso tenha melhorado significativamente em relação ao passado, quando costumava haver sobras, ainda precisamos verificar regularmente, inclusive na tarde de 31 de dezembro, quando a maioria das pessoas já está se preparando para as festas de fim de ano.

Um flashback do passado

Até alguns anos atrás, a redução dos custos administrativos era levada ao extremo. Os membros da equipe pagavam muitas coisas do próprio bolso, incluindo equipamentos essenciais para o trabalho, como laptops, celulares e outros. Além disso, para economizar custos, os membros da equipe da TDF costumavam viajar nos transportes públicos mais baratos, mesmo que isso significasse esperar muito tempo à noite pelas conexões ou, às vezes, caminhar alguns quilômetros até casa, para evitar transportes mais caros. Embora isso seja finalmente coisa do passado, afetou vários funcionários e voluntários por mais de meia década, limitando nosso crescimento e impacto em grande medida.

Não há requisitos flexíveis

Pode-se pensar que, por ser uma organização sem fins lucrativos, os requisitos administrativos são flexíveis. Na verdade, isso não é verdade — a TDF precisa passar por (pelo menos) o mesmo escrutínio e cumprir os mesmos requisitos (se não mais) que qualquer organização comercial: legislação trabalhista, lei da concorrência, declarações de impostos e IVA, segurança social e muito mais. Não há “bônus” ou “desconto” por ser uma organização sem fins lucrativos, além do financeiro, ou seja, não ter que pagar impostos sobre doações. Temos que lidar com a mesma quantidade de autoridades que qualquer outra empresa, temos as mesmas regras, regulamentos e requisitos de declaração.

Diversão com declarações

Como exemplo, a mudança semestral regular da diretoria impõe uma sobrecarga administrativa considerável. É necessário fazer muitas declarações, atualizar vários sites, o que facilmente pode representar muitas horas de trabalho administrativo. Por exemplo, as impressões estão sujeitas à lei da concorrência e, como tal, devem ser mantidas atualizadas. Pior ainda é uma mudança de endereço, já que a TDF atualmente (estamos acompanhando isso) tem seu endereço registrado em cerca de 126 (cento e vinte e seis) locais. Um dos pesadelos mais irritantes é qualquer alteração nas contas bancárias — precisamos de identidades fiscais, cópias de passaportes (algumas delas são rejeitadas porque não podem ser verificadas nos sistemas de segurança) e várias assinaturas em papel, o que também dá bastante trabalho.

Além disso, qualquer alteração na composição do conselho exige uma atualização no registro de transparência.

Embora consigamos arquivar muitas coisas digitalmente no final, isso ainda pode impor algumas despesas gerais. Nossos registros trimestrais de membros precisam da assinatura do presidente do MC e do diretor executivo no mesmo documento (digital), o que adiciona algumas idas e vindas. E para algumas coisas, mesmo isso não é suficiente, porque a assinatura do conselho é obrigatória.

Requisitos rigorosos

Outro prazo crítico é o registro de nossa reserva de caixa atual com o seguro de responsabilidade civil. A partir do momento em que o limite é atingido, a TDF precisa registrar o valor atualizado, o que exige um monitoramento regular e rigoroso.

O não cumprimento pode não causar um problema imediato, mas pode ser ruim para a TDF quando houver uma auditoria. Um exemplo “clássico” é o pagamento de diárias, e é por isso que, pessoalmente, sou relutante em relação a isso. Precisamos avaliar de qual país para qual país alguém viajou, quais refeições foram pagas pela TDF (por exemplo, café da manhã no hotel e catering), documentar e fazer as contas corretamente. Não fazer isso pode causar problemas mais tarde, e a sobrecarga administrativa não é insignificante.

A documentação é fundamental

A publicação de atas e decisões é outra área que dá muito trabalho. Por um lado, há que tomar notas e transformá-las em atas legíveis; por outro lado, redigir informações confidenciais também é uma tarefa difícil. Fico feliz por termos melhorado a publicação desses materiais, mas continua a ser uma tarefa demorada, mesmo sem levar em conta possíveis traduções.

Outra tarefa que a TDF precisa realizar é a documentação dos ativos. Todos os anos, com nosso fechamento anual, precisamos listar com precisão quais ativos (por exemplo, hardware) ainda temos, onde estão e quais estão com defeito. É por isso que, de vez em quando, você recebe um e-mail pedindo para confirmar se ainda tem um item e se ainda precisa dele. Isso não é desconfiança, é para cumprir nossos requisitos de documentação (e também para enviar hardware para outras pessoas, caso ele não seja mais necessário em algum lugar).

Burocracia irritante

Falando em hardware, alguns observaram que relutamos em fazer envios para fora da Europa. Isso tem menos a ver com as taxas de envio e mais com a alfândega. Se encomendamos hardware em algum lugar e ele não é mais necessário, ele não pode simplesmente ser enviado de volta para a TDF em Berlim. A alfândega entraria em ação e formulários precisariam ser preenchidos, o que custa tempo e dinheiro, e ainda não encontramos uma maneira eficaz de lidar com isso. É particularmente desafiador para um domínio alfandegário com poucos membros ativos da comunidade, pois o risco aumenta quando não há mais ninguém no mesmo domínio para quem enviar.

Outro item que alguns observaram é o incômodo percebido com os documentos de reembolso de viagem enviados para Berlim. Essa não é uma escolha deliberada nossa — adoraríamos fazer tudo digitalmente e não enviar nada pelo correio. No entanto, por motivos fiscais, somos obrigados a ter um formulário assinado e documentos em mãos, e é por isso que precisamos incomodar a comunidade com isso.

Além disso, nossas marcas registradas precisam de renovações regulares, incluindo comprovante de uso. Embora as formalidades possam ser tratadas por especialistas jurídicos, a TDF precisa apresentar provas para o último.

Felizmente, às vezes as coisas ficam mais tranquilas. Após uma mudança no provedor do cartão de crédito, a verificação PCI DSS ficou muito mais simples. Precisamos disso para aceitar doações via cartão de crédito. Antes, era um formulário extenso que envolvia documentar configurações de firewall e outros detalhes.

Às vezes, nem mesmo é possível simplesmente encerrar uma conta bancária ou encerrar uma conta de criptomoeda.

O que continua sendo um mistério, no entanto, são os pagamentos bancários para países estrangeiros. As taxas são altas (cerca de 40-50 € por transferência bancária são bastante comuns), às vezes os pagamentos não são possíveis, para outros pagamentos precisamos documentar e explicar ao banco os detalhes do pagamento, devido às regras contra lavagem de dinheiro, que são acionadas de vez em quando devido às nossas atividades internacionais também em países considerados pelos bancos como “de alto risco” (esse é o termo que me foi dito). Portanto, se o seu reembolso demorar um pouco mais, pode não ser devido à lentidão da TDF, mas sim à burocracia…

Há sempre mais

Não vou entrar em detalhes sobre todos os desafios que algumas regulamentações da UE nos impõem, por exemplo, GDPR, DORA e CRA, mas elas também aumentam o trabalho.

Países diferentes, hábitos diferentes

Um dos memes mais frequentes que ouvi é que o sistema alemão é o culpado por tudo ser tão complicado. Não caiamos nessa falácia. Não estou dizendo que tudo é perfeito aqui, mas ainda não vi uma legislação em que tudo seja perfeito. Cada país tem suas peculiaridades e excentricidades. Contanto que você não seja afetado por elas, tudo bem, e talvez para sua área de trabalho específica, uma legislação seja mais adequada do que outra. Isso, no entanto, não significa que, em geral, algumas legislações sejam “melhores” do que outras. Também em relação ao idioma, é bastante comum que cada legislação tenha seu(s) idioma(s) principal(is) no(s) qual(is) a correspondência oficial deve ser feita. Duvido que você possa fazer registros oficiais no Reino Unido em francês ou italiano, ou enviar seu fechamento anual para a França em japonês. Só porque algumas legislações têm o inglês como idioma principal e só porque ele é, se houver, o denominador comum de nossa comunidade, não vamos presumir que é um idioma com o qual todos se sentem confortáveis. Os desafios do idioma são algo que enfrentamos em cada legislação.

Mesmo que não estejamos localizados em um país específico, ainda podemos ser afetados por alguma legislação. Exemplos disso são as regulamentações de segurança online, regulamentações sem fins lucrativos em outros países ou requisitos de formulários fiscais estrangeiros para receber pagamentos do exterior.

Impacto nas pessoas

Não sou, de longe, o único afetado, que precisa tomar medidas extras para que tudo isso funcione para uma comunidade internacional. Olhando para a última década, vários de nós vimos nossas férias ou fins de semana interrompidos ou perturbados para lidar com tarefas às vezes urgentes/prementes/com prazos apertados, às vezes questões jurídicas complexas. Para qualquer coisa inesperada e urgente, geralmente há, como mencionado acima, apenas um ponto de contato principal que pode lidar com os detalhes, sem um substituto completo. A longo prazo, isso não tem um efeito positivo nas pessoas se elas nunca conseguem se desconectar do trabalho. O mesmo, é claro, vale para todos os voluntários do conselho e do comitê de membros, para os quais a situação é ainda mais urgente, pois desempenham uma função puramente voluntária. Às vezes, a grande quantidade de itens em paralelo, além dos problemas existentes que precisam ser resolvidos, muitas vezes significa que o trabalho estratégico fica para trás, assim como a representação da TDF em eventos e outros lugares, o que é uma situação muito insatisfatória.

Por que estou escrevendo tudo isso

Nunca compartilhamos muitos detalhes sobre como a TDF funciona e opera. Há informações espalhadas na wiki e no fórum, mas não em uma visão geral (espero) abrangente. Às vezes, a comunidade observa que as coisas não estão acontecendo, não estão acontecendo rapidamente ou não têm a prioridade que esperavam. Isso não é má intenção. As coisas podem ser esquecidas, negligenciadas ou passar despercebidas, mas muitas vezes isso se deve simplesmente ao fato de que a TDF é grande, tem muitas coisas acontecendo em paralelo, é ativa internacionalmente, mas, ao contrário de outras grandes organizações, tenta manter um perfil discreto em relação à administração, RH, jurídico, financeiro e outros.

O que precisamos fazer

É claro que poderíamos decidir não investir em projetos para realmente cumprir nossa missão e usar o dinheiro para crescer no lado administrativo, mas isso não levaria a nada visível para a comunidade e nossos objetivos estatutários. Embora eu não tenha um plano, imagino que há várias coisas que podemos fazer para melhorar quase imediatamente como comunidade:

  • Precisamos entender que certas configurações são uma decisão deliberada. No entanto, precisamos estar cientes de que isso tem um custo significativo e não cai do céu, e pode tirar tempo de outras tarefas.

  • Precisamos apoiar uns aos outros. Quando a TDF pede para enviar uma cópia digitalizada de todos os seus recibos de viagem e, em seguida, enviar as coisas para o nosso endereço em Berlim, isso não é para incomodá-lo ou atrasar as coisas. Quando perguntamos se você ainda possui determinado hardware, não é por desconfiança, mas para cumprir nossas obrigações. Quando todos fazem um pouco, isso ajuda a não sobrecarregar apenas alguns indivíduos.

  • Precisamos planejar adequadamente. Embora, felizmente, eu não esteja envolvido na organização de viagens e reservas de hotéis, estou ciente de que a situação é igualmente exigente aqui. A TDF não é uma agência de viagens. Se as pessoas não respondem sobre seus planos de viagem, ou mudam com frequência, ou de última hora, isso coloca muito trabalho e carga sobre a TDF. Também aqui, se todos planejarem adequadamente e fizerem um pouco, podemos alcançar muito mais juntos. Na verdade, a TDF tentou trabalhar com várias agências de viagens para terceirizar o problema, mas elas nos recusaram de imediato, ou eram muito caras, ou não atendiam às nossas necessidades.

  • As pessoas que assumem uma função no conselho ou no comitê de membros precisam saber que terão novas responsabilidades, muitas vezes em áreas totalmente alheias à sua principal área de atuação no projeto. Ser membro de um órgão governamental não é um prêmio pelo seu trabalho no projeto — traz uma grande responsabilidade, e você deve estar preparado para isso.

  • Precisamos ouvir aqueles que têm experiência em sua área e que já fazem esse trabalho há bastante tempo. Fazer perguntas e apresentar uma perspectiva diferente sobre as coisas é bom e pode realmente ajudar a ver o projeto de um ângulo diferente e com uma mente renovada, mas o que não é bom é presumir que alguém que nunca ocupou uma função pelo menos semelhante saberia tudo melhor.

  • Procure primeiro o conhecimento interno. É bastante comum em grandes empresas contratar consultores externos para dizer o que é óbvio. Isso causa atrasos e custa dinheiro, com um resultado que poderia ter sido alcançado de forma muito mais fácil e barata. Infelizmente, ninguém é profeta em sua própria terra, mas não devemos esquecer que temos muita competência na TDF. Fomos todos nós que construímos a TDF, fomos todos nós que criamos um dos projetos de código aberto e gratuito mais importantes, e somos todos nós que fazemos as coisas funcionarem todos os dias. Embora seja tentador apoiar-se nos ombros de gigantes, não devemos esquecer que, em algumas coisas, nós mesmos podemos ser gigantes e confiar em nosso próprio julgamento.

  • Precisamos tolerar erros. Há alguns anos, vi literalmente várias pessoas deixarem a TDF depois de serem repreendidas por um único erro que cometeram. Uma “cultura do erro” adequada é importante, porque só se cometermos erros podemos aprender, crescer e evoluir.

Tenho algumas ideias para melhorias e mudanças, que compartilharei em um e-mail separado mais tarde.

Sobre mim

Para aqueles que estão curiosos para saber por que escrevo tudo isso e qual é a minha formação, deixe-me compartilhar algumas informações sobre mim também:

Comecei minha jornada como voluntário no OpenOffice .org em 2004, no projeto de marketing alemão. Fui nomeado co-líder do projeto de marketing internacional três anos depois e, em 2010, tive a honra de ser o líder do projeto de marketing internacional, assumindo as funções do meu mentor John McCreesh, que infelizmente faleceu em 2016 1. Aprendi muito com muitos de vocês durante esse tempo e conheci muitos de vocês pela primeira vez durante esse tempo, e valorizo muito todas essas experiências.

Na Alemanha, começamos a criar uma associação sem fins lucrativos em 2005, chamada OpenOffice .org Deutschland e.V., mais tarde conhecida como Freies Office Deutschland e.V., onde atuei primeiro como coordenador de trabalho juvenil, depois como membro do conselho de administração e, por fim, no conselho consultivo. Essa associação é a fundadora legal da The Document Foundation.

Junto com nosso consultor jurídico Mike Schinagl, conduzi o processo legal e redigi os estatutos da nossa fundação. De 2012 a 2014, fui o primeiro presidente do conselho da TDF e, desde 1º de março de 2014, sou o diretor executivo da fundação. Antes, trabalhei como jornalista freelancer, consultor de estratégias de código aberto e administrador de sistemas, e tenho formação em direito.

Vi a TDF crescer e se desenvolver desde o início, quando era essencialmente uma mera ideia, até o que é hoje.

E espero que, com a mensagem acima, eu possa esclarecer um pouco como as coisas funcionam na TDF, para que possamos discutir melhorias como próximo passo.

Florian