La gestión de una organización sin ánimo de lucro

Traducción de The administration of a nonprofit organisation

Hola a todos,

Hace poco publiqué un artículo sobre la situación administrativa de TDF. Después de hablar con algunos miembros de la comunidad durante la conferencia de LibreOffice en Budapest, me gustaría compartir con vosotros algunas ideas más.

El resumen de mi artículo anterior es que la administración de TDF solo funciona porque algunas personas se comprometen de manera especial.

El 25 de julio publiqué más detalles para nuestros miembros a través de la lista de correo interna de TDF, en los que se abordaba la situación actual de TDF y las razones que la han provocado. Recomiendo a los miembros que lean también ese artículo para hacerse una idea más clara de la situación general.

##Administración ágil

TDF sigue teniendo muy poco personal administrativo en relación con su tamaño. En nuestra reunión de equipo en Budapest, Jonathan comentó que TDF como organización no solo está formada por 15 empleados, sino que en realidad es toda la comunidad, lo que la convierte en una organización de tamaño medio. Por lo tanto, cuando consideramos nuestras estructuras, no debemos centrarnos solo en las 15 personas, sino en el panorama general. Esta observación todavía resuena en mis oídos porque da en el clavo.

En el equipo también ha habido fases en las que hemos crecido en cinco personas en menos de seis meses, lo que en sí mismo ya supone un reto.

##Repercusiones de la conferencia

Un ejemplo del trabajo administrativo es nuestra conferencia anual de LibreOffice.

Volví a casa con una pila de documentos y recibos. Algunos de ellos eran facturas de la conferencia que, inesperadamente, tuvieron que pagarse con una tarjeta de crédito de TDF en Budapest, como la cena de la comunidad y el hackfest. Por suerte, Sophie estuvo disponible hasta tarde por la noche para comprobar los importes y los detalles, de modo que pudimos asegurarnos de que todo estaba en orden. También recibimos toda una serie de recibos de reembolso de gastos de viaje, que nos fueron entregados personalmente.

Necesitamos estos documentos a tiempo porque a principios de octubre se procesa la contabilidad de septiembre y TDF debe presentar su declaración mensual del impuesto sobre el valor añadido a más tardar el 10 de noviembre, para lo cual se necesitan estas facturas. Algunos servicios prestados in situ, como el alojamiento en hoteles o las salas de reuniones, no están sujetos al régimen de inversión del sujeto pasivo, mientras que otros sí lo están, por lo que esto es muy importante para una declaración preliminar correcta.

Si TDF no presentara la documentación de forma adecuada y puntual, los plazos futuros se reducirían en un mes completo, por lo que es aconsejable gestionar las cosas correctamente.

Después de la conferencia quedaban algunas facturas pendientes, no estoy seguro de si ya se han recibido todas. En última instancia, tenemos previsto publicar una lista detallada, como hicimos para 2024 y 2023.

Tenía unas 25 páginas que había que escanear, archivar y guardar en las carpetas (virtuales) correspondientes para la contabilidad. Además, por supuesto, tenemos que reclamar las facturas que aún faltan, incluidos todos los recibos originales en papel. Además, el contable tiene que saber de qué tratan las facturas para que todo quede debidamente documentado y contabilizado.

Al final, he escaneado todos los documentos yo mismo, porque enviarlos a otra persona me habría llevado el mismo tiempo. Ahora hay que guardar los documentos físicamente. En el futuro, tendremos que cambiar y optimizar todo el proceso. El esfuerzo que me supone es demasiado grande como para poder hacerlo también. Hablaré con Sophie y Stephan sobre cómo podemos optimizar nuestro proceso en este sentido, pero, en última instancia, la comunidad debe decidir si queremos utilizar el dinero de los donantes para contratar a alguien que se encargue de estas tareas administrativas o si pedimos a los miembros de la comunidad que nos ayuden un poco preparando vuestros documentos adecuadamente.

Algunos participantes simplemente «nos han tirado» sus recibos y nos han pedido que averigüemos qué y cómo debemos pagar, pero eso no funciona así. En ninguna otra organización se tiran los recibos sobre la mesa y se pide a otra persona que haga el trabajo, sino que, por lo general, hay que seguir un proceso: cuanto más grande es la empresa, más estricto es el proceso.

No se trata de una crítica a los organizadores de la conferencia ni a las personas que me han entregado sus reembolsos de gastos de viaje. Mi objetivo es explicar por qué demasiadas de estas «pequeñas cosas» se convierten en un gran reto, especialmente dada la gran cantidad de cosas que suceden al mismo tiempo.

Por último, pero no menos importante, recientemente hemos recibido solicitudes de reembolso de gastos de viaje para un evento que tuvo lugar hace más de año y medio, lo que supone un reto adicional. ¿Tiene esto algún impacto en el presupuesto? ¿Qué gastos hemos asumido por otros participantes? ¿Participó la persona en el evento? Todas estas preguntas deben aclararse antes del pago para evitar problemas posteriores.

##La junta directiva como representante legal

Al igual que en muchas otras organizaciones, en la TDF la junta directiva es el representante legal de la organización. Es responsable, tiene diversas obligaciones, debe registrar sus datos ante las autoridades y los bancos, presentar [declaraciones de impuestos](https://community.documentfoundation.org/t/decision-approve-2022-and-2023-corporate-and-nonprofit-tax-declarations-approve-2023 -vat-declaration/13013) y auditorías de la seguridad social, y a veces también [otros documentos](https://community. documentfoundation.org/t/decision-authorize-florian-to-sign-code-signing-certificate-power-of-attorney/12985). Aunque se pueden otorgar poderes para determinadas tareas, en última instancia, la junta directiva es el representante legal de nuestra fundación y tiene la responsabilidad final de todos los asuntos.

##Cumplimiento de las tareas de TDF

Los estatutos imponen al consejo de administración ciertas obligaciones expresas, a saber: la administración del patrimonio de la fundación, la utilización de los fondos de la fundación, la elaboración de un presupuesto, la contabilidad y la recopilación de los comprobantes, la elaboración de los balances anuales y el informe de actividades.

Al principio, cuando la fundación aún era pequeña, la junta directiva se encargaba de muchas de estas tareas, incluida la contabilidad, pero en los últimos 13,5 años de exixtencia de TDF, la junta directiva suele contar con empleados y asesores externos que ayudan a cumplir con tus tareas, tales como:

##Demasiado trabajo para muy poca gente

Esta lista no es exhaustiva, solo muestra algunos ejemplos, en realidad es mucho más larga. Todo lo que ves arriba lo preparan básicamente 2,5 personas (no todas ellas a tiempo completo) para la junta directiva y, cuando se trata de tareas en alemán, que son muchas, trabajan en ello incluso menos personas.

Algunas de estas personas también tienen que ocuparse regularmente de temas legales complicados, como por ejemplo [un asunto fiscal de 2018 que lleva más de un año en trámite](https://community. documentfoundation.org/t/information-about-successful-resolving-of-a-vat-audit-s-outcome/8896), que al final le ahorró a TDF unos 100 000 € en daños, o un difícil asunto de marcas en 2017, que consumió recursos durante meses. Por supuesto, contamos con la ayuda de abogados y asesores fiscales, pero eso requiere mucha preparación y trabajo por nuestra parte.

Es probable que todo lo urgente se remita a muy pocas personas, por ejemplo, cuando recibimos quejas por infracciones legales, cuando se trata de asuntos relacionados con el RGPD, etc. También debemos proporcionar todos los documentos solicitados para las auditorías en nombre de TDF. Además, solo unos pocos miembros del equipo se encargan de la [formación de la junta directiva](https://community.documentfoundation.org/t/tdf-board-onboarding-how-to-version -20250709-01/13106) y el comité de miembros.

La lista tampoco refleja los retos adicionales que se derivan de las disputas en los órganos de dirección, los retos legales y otros acontecimientos que normalmente no deberían producirse y que suponen una carga adicional para las personas.

##Diferentes estilos de liderazgo

Mucho depende del «estilo» que aplique cada junta directiva.

Yo (y otros) creemos que TDF, como organización sin ánimo de lucro, debe cumplir con unos estándares elevados. Trabajamos con donaciones, trabajamos por el bien común, ofrecemos un producto que utilizan millones de personas en todo el mundo. Además, como organización sin ánimo de lucro, también estamos bajo la atenta mirada de las autoridades. Por lo tanto, siempre recomendaría ir sobre seguro, ser cauteloso y prudente para garantizar que la organización se gestione tal y como se fundó: «para la eternidad», como se dice en las fundaciones. Por supuesto, todo va más rápido si te tomas las normas y los reglamentos a la ligera, porque tienes menos trabajo, pero no es una decisión inteligente.

Sin embargo, las opiniones al respecto difieren. En el pasado, el enfoque cauteloso ha dado lugar a quejas de que «exageramos», «acumulamos dinero» o somos lentos. En última instancia, la junta directiva decide qué camino tomamos, lo que significa que esto puede cambiar, al menos en cada elección.

La TDF cuenta con personas que preparan los temas para la junta directiva, y debemos escuchar atentamente lo que recomiendan. Muchos de ellos no solo tienen años de experiencia, sino que, contra todo pronóstico, están comprometidos con TDF y tienen el mismo interés que todos los demás: que TDF funcione bien, perdure y cumpla con todas las regulaciones necesarias para el funcionamiento de una organización.

Lo que algunos parecen malinterpretar es el hecho de que cumplir con las leyes y regulaciones no significa que todos las aprobemos personalmente. Muchas cosas cuestan tiempo y dinero, pero si no se implementan, podrían tener un impacto negativo en TDF.

Este es exactamente el mismo reto al que se enfrentan muchas empresas, ya que los requisitos burocráticos son cada vez mayores, por lo que TDF, como organización, no es un caso especial.

##La delegación es la clave

La junta directiva debe tomar decisiones y es responsable, pero es poco probable que se encargue de todo el trabajo diario. No pretendo criticar a la junta directiva: un mandato puede ser demasiado corto para aprender todos los detalles relevantes, pero, sobre todo, la junta directiva debe desempeñar su función de forma voluntaria, además de su trabajo habitual, lo que, especialmente en una organización de nuestro tamaño y en nuestra situación, puede ser una tarea muy difícil y exigente.

También en las organizaciones son los empleados quienes llevan a cabo la misión. Pero esto me lleva de nuevo a lo que he explicado anteriormente: TDF ya no es pequeña. Con todo lo que está sucediendo, con nuestras actividades internacionales, con todos los requisitos y plazos, y también con la creciente necesidad de conocimientos para que todo funcione correctamente, necesitamos suficiente personal que pueda realizar el trabajo. La administración no contribuye directamente al cumplimiento de nuestra misión, hasta cierto punto no es visible, pero, como muchas otras cosas, por ejemplo, la infraestructura, es literalmente la base sobre la que se construye nuestra organización.

##La situación de los empleados

El equipo existe desde hace mucho tiempo. Empecé a trabajar para TDF hace casi 13 años, y el siguiente miembro del equipo se incorporó solo unos meses después. Ahora que hay un equipo comprometido que se ocupa constantemente de los asuntos básicos, ya sea la administración, la infraestructura u otros, es importante, por supuesto, tratar bien a las personas. No voy a entrar en detalles sobre todo lo que ha sucedido en el pasado, ya que otros y yo ya lo hemos discutido, pero, por supuesto, una de las peores cosas que hay que soportar es que te callen, que te ataquen verbalmente en público, que te griten delante de la gente, que te tachen de traidor o que incluso se organice una «reunión para desacreditar al personal en marzo de 2020».

La seguridad laboral y un entorno de trabajo saludable y no tóxico son otros factores importantes cuando una organización depende de un equipo para su funcionamiento. Aunque la situación ha mejorado considerablemente con la junta directiva actual, vemos tensiones en la comunidad y, lamentablemente, todavía se producen ocasionalmente ataques personales por parte de algunos miembros de la comunidad. Recientemente se han producido ataques verbales injustificados contra miembros del equipo tras la conferencia LibreOffice 2024 por parte de algunas personas, que algunos de los afectados han descrito como «desgarradores».

En última instancia, cuando una organización depende del trabajo bueno, estable, fiable y previsible de un equipo para funcionar, las personas necesitan un entorno de trabajo estable y seguro en el que puedan confiar y planificar a largo plazo. Cuando las personas se comprometen con un trabajo y van más allá de lo normal, eso debe recompensarse con estabilidad y seguridad, y la situación política en TDF sigue preocupando a muchos de nosotros.

##Conclusión

Dadas todas las actividades de TDF, tenemos un problema de escalabilidad. Como expuse en mi anterior publicación, muchas tareas recaen sobre los hombros de muy pocas personas. Este artículo solo aborda los aspectos administrativos, pero sospecho que tenemos una situación similar en infraestructura (donde Guilhem es la fuerza motriz), en ingeniería de lanzamientos (donde Cloph y Xisco son las fuerzas motrices) y en otras áreas.

Por lo tanto, en el futuro tendremos que involucrar definitivamente a más personas en asuntos más complejos, para que no todo recaiga sobre unas pocas personas. Esa es una de las razones por las que escribo y publico varias guías, por ejemplo, sobre presupuesto o sobre [TDF en general](https://community. documentfoundation.org/t/training-materials-on-how-to-run-tdf/13102), y, paralelamente, también reviso nuestros procesos para hacerlos más claros.

Actualmente estoy trabajando en propuestas más detalladas que publicaré más adelante.

Florian