A look behind some administrative scenes at TDF

Hello,

in order to provide a better understanding of how TDF operates, and provide further transparency and insight to the community, I’d like to give you some “look behind the scenes” at TDF, and share further insights into the foundation.

I’ve already started to share knowledge and details about specific administrative tasks, and will continue to post more articles there over time.

This text is about how TDF currently operates, how we are structured, to help understanding why and how some things work (or why they don’t). Of course, this is the status quo. I do have quite a few ideas for changes and improvements in the future, and will share them in a separate mail later on.

The challenge is to strike a balance between improving the general TDF structure vs. delivering on our mission vs. addressing the challenging issues from the past. If we spend all the time to improve on our structure, we will not deliver on our mission, nor will we fix the issues from the past. And if we don’t find time to address the challenging issues from the past, it could fall badly on our feet as well.

A virtual foundation

The Document Foundation is one of the more prominent free and open source organizations, and LibreOffice is one of the most recognized free software projects.

One of the things people often think is that somewhere in Berlin we do have an office space, administrative infrastructure, meeting rooms and a coworking space. Some even try to visit our address of incorporation, looking for our office, just to find none of us working there. :wink:

The setup at TDF is different. People work from home, some from shared office spaces. There is no shared, physical space, all is connected virtually. That is a deliberate choice, because of an international team distributed in many countries around the globe, where a single office space wouldn’t make much sense.

The downside is that we don’t have centralized infrastructure, like storage of assets and marketing materials. We work with service providers and people’s private engagement, but it certainly adds a layer of complexity, because not everyone has space at home to store bulky TDF materials in their basement, and external storage to rent is not available in many smaller cities either.

This is for example why ask you to send original documents like travel receipts directly to our Berlin address instead of handing it to us in person on events and conferences. There is no centralized storage near any team member.

An international team

Our team of currently 15 people (and we’re currently hiring!) is distributed across the globe, in different countries, continents and timezones. While by coincidence we have several people in or around Munich, we also have colleagues in Spain, Mexico, Canada, France, Brazil, Italy, Sweden and Finland. Other organizations often only have team members in places where they have a physical office, which in the case of TDF would mean to hire only in Germany. For quite some time already, TDF has decided to work with team members worldwide. This is also the reason why a classical office space makes little sense, because it would be reachable only for a very few people and not by others.

This gives the best to TDF, because we can seek talent worldwide, but it comes with quite some administrative overhead on the legal side, and different regulations (like vacations, public holidays or sick leave) in the various countries, let alone time zones, or the A1 confirmations which I’ve pointed out lately.

Additionally, it is already a significant challenge to do proper compensation research in one country. I’ve literally seen ranges for one specific role from 20.000 € to 80.000 € per year, which is not helpful to identify a fair payment. Doing that on an international level, amongst countries and continents, is even more demanding, in particular as we need to document so things stand scrutiny. That explains why hiring sometimes take longer, as we also need to do our due diligence here.

The internationality at TDF also means that administrative tasks like monthly accounting, where we do translate the ledgers, our annual report that needs to be translated from English to German for the official filing and the official budget, which is done by the accountant in German for the official filing, but needs translating to English for the vote are done in two languages in parallel, which likewise adds quite some overhead. I am not aware of other organizations who translate all documents to the extend TDF does, we try to set a good standard here, but it comes at a cost.

Covering many different areas

When it comes to the roles, TDF is also different than many other organizations. Elsewhere, you often find overlapping roles or one role covered by several people, whereas TDF decided to cover as many different areas as possible, in order to deliver as much as possible on our mission. Team members can stand in for others in times of vacation or sickness, but we rarely have someone fully doing the same job as someone else, making a full coverage harder.

As an example, anything that is a larger administrative task (e.g. signing new contracts) is likely blocked until I am available. As another example, any larger infrastructure deployment is likely blocked on Guilhem’s availability - just two name two examples. Similar is true for VAT filings, at least in the past also the federal bank AWV Z4 filings, and many more.

While that enables TDF to cover more areas, it comes at a personal expense, with people sometimes working during vacations or at weekends, or in the case of infrastructure, working night shifts or public holidays, to keep the impact as low as possible.

We do have certain fixed deadlines that need to be kept despite vacations, absences or sick leaves. One example is multi-currency, to accept donations worldwide - the last day of the month, we need to ensure that at PayPal there is no leftover balance in a foreign currency. While that has significantly improved from the past, where there used to be leftovers, we still need to check on a recurring basis, including on the afternoon of December 31, where most people are already heading for their new years festivities.

Blast from the past

Until several years ago, the cutting down of administrative costs was pushed to an extreme. Members of the team were paying for many things out of their own pocket, including their essential work equipment like laptops, mobile phones and others. Additionally, to save on costs, TDF team members were usually traveling by the most affordable public transport, even if that meant waiting long at nights for connections, or sometimes walking a few kilometers home, to avoid more expensive transportation. While that is a thing of the past finally, it affected several employees and volunteers for more than half a decade, limiting our growth and impact to quite some degree.

No relaxed requirements

One might think that being a nonprofit, administrative requirements are relaxed. That is actually not true - TDF has to undergo (at least) the same scrutiny, and has to fulfill the same (if not more) requirements than any commercial organization: employment law, competetive law, tax and VAT filings, social security and many more. There is no “bonus” or “discount” for being a nonprofit organization, other than the financial one, i.e. not having to pay taxes on donations. We have to deal with the same amount of authorities than any other company, we have the same rules, regulations and filing requirements.

Fun with filings

As one example, the bi-annual, regular change of the board imposes quite some administrative overhead. A lot of filings need to be done, several websites need to be updated, so it can easily account for quite some hours of administrative work. As one example, imprints are subject to competitive law, and as such have to be kept up to date. Even worse is an address change, as TDF currently (we’re tracking this) has its address registered at about 126 (hundred twenty six) locations. One of the more annyoing nightmares is any change to the bank accounts - we need tax IDs, passport copies (with some of them being rejected as they can’t be verified in the security systems) and several signatures on paper, which causes quite some work as well.

Also, any change in the board composition asks for an update to the transparency register.

While we manage to file many things digitally in the end, it still can impose some overhead. Our quarterly membership filings need the signature of both the chairperson of the MC and the executive director on the same (digital) document, which adds some roundtrips. And for some things, even that is not enough, because a board signature is mandatory.

Tight requirements

Another critical deadline is the filing of our current cash reserve with the liability insurance. From the moment on the threshold is hit, TDF needs to file the updated sum, so it requires regular and close monitoring.

Failing to comply might not provoke a problem immediately, but can turn out to be bad for TDF when things get audited. One “classic” is the per diem payment, which is why personally I am reluctant about it. We need to evaluate from which country to which country someone traveled, which meals have been paid by TDF (e.g. hotel breakfast and catering), document and do the math properly. Failing to do so can cause issues later on, and the administrative overhead is not insignificant.

Documentation is key

Publication of minutes and decisions is another area that takes a lot of work. On one side, there is taking notes and putting them into readable minutes, on the other hand, redacting sensitive information is a daunting task too. I am glad we have improved on publishing these materials, but it remains a time-consuming task, even if we don’t factor in possible translations.

Another task TDF has to handle is the documentation of assets. Each year, with our annual closing, we need to list precisely which assets (e.g. hardware) we still have, where they are, and which one is defective. This is why every once in a while you receive an e-mail, asking you to confirm you still have an item, and you still need it. This is not distrust, it is to fulfil our documentation requirements (and also to send hardware to others in case it is not needed at someone’s place anymore).

Annoying bureaucracy

Talking about hardware, some noted that we are reluctant to ship outside of Europe. That is less related to the shipping fees, but more to customs. If we order hardware somewhere, and that is not needed anymore, it cannot just be shipped back to TDF in Berlin. Customs would occur, and forms need to be filled, which costs time and money, and we’ve yet to find an effective way to handle this. It is particularly challenging for a customs domain with only very few active community members, as the risk grows there is no one else in the same domain to ship to.

Another item some noted is the perceived annoyance with travel refund documents shipped to Berlin. That is not our deliberate choice - we’d love to do everything digitally and not ship things around. However, for tax reasons, we are required to have a signed form and documents at hand, which is why we need to bother the community with this.

Additionally, our trademarks need regular renewals, including proof of use. While the formalities can be handled by legal experts, TDF needs to submit evidence for the latter.

Luckily, sometimes things get more relaxed. After a change of the credit card provider, the PCI DSS verification has become much simpler. We need this to accept donations via credit cards, before it was a lengthy form involving documenting firewall setups and other details.

Sometimes it is even not possible to just close a bank account or close a cryptocurrency account.

What remains a mystery, however, is bank payments to foreign countries. Fees are high (about 40-50 € per wire transfer are pretty standard), sometimes payment are not possible at all, for other payments we need to document and explain to the bank the detail of the payment, because of anti money laundering rules, which get triggered every once in a while due to our international activities also in countries that are considered by the banks as “high risk” (that is the term I was told). So if your refund takes a bit longer, it might not be due to TDF being slow, but rather bureaucracy kicking in…

There’s always more

I’ll not elaborate in detail on all the challenges some EU regulations demand from us, e.g. GDPR, DORA and CRA, but they add work as well.

Different countries, different habits

One of the most frequent memes I heard is that the German system is to be blamed for everything to be so complicated. Let’s not fall for this fallacy. I am not saying that everything is perfect here - but I’ve yet to see a legislation where everything is perfect. Every country has their very own weirdnesses and odnesses. As long as you’re not hit by them, all is fine, and maybe for your concrete area of working, one legislation is more suitable than another one. That, however, does not mean that in general, some legislations are “better” than others. Also regarding the language, it is quite common that each legislation has their primary language(s) in which official correspondence is to be done. I doubt that you can make official filings in the United Kingdom in French or Italian language, or send in your annual closing for France in Japanese. Just because some legislations do have English as their main language, and just because it is, if any, the common denominator of our community, let’s not assume it is a language everyone is comfortable with. Challenges of language is something we face in each legislation.

Even if we’re not located in one particular country, we might still be affected by some legislation. Examples are the online safety regulations, nonprofit regulations in other countries or foreign tax form requirements for receiving payments from overseas.

Impact on people

I’m by far not the unique one affected, who has to make extra steps to make all these things work for an international community. Looking back the last decade, several of us had seen their vacations or weekends interrupted or disrupted, to deal with sometimes urgent/pressing/deadline-driving tasks, sometimes complex legal matters. For anything unexpected and urgent, there is usually, see above, only one main point of contact who can handle the details, without a full stand-in. In the long run, this doesn’t have good effect on people if they can never disconnect from their work. The same, of course, is true for all the volunteers in the board and membership committee, for whom the situation is even more pressing, as they fulfill a purely volunteer role. Sometimes the sheer amount of items in parallel, also existing problems that need solving, often mean that strategy work comes late, so does representing TDF at events and elsewhere, which is a very unsatisfying situation.

Why I am writing all this

We never really shared many details about how TDF works and operates. There are bits and pieces spread in the wiki and the forum, but not in a (hopefully) comprehensive overview. The community sometimes notes things not happening, not happening fast, or not having the priority they had hoped for. That is not bad intent. Things can be missed, overseen or fall through the cracks, but every so often it is simply also owed to the fact that TDF is big, has many things in parallel going on, is active internationally, but contrary to other large organizations, tries to keep a slim profile regarding administration, HR, legal, financial and others.

What we need to do

We could of course decide to not invest in projects to actually deliver on our mission, and use the money instead to grow on the administrative side, but that would not lead to anything visible for the community and our statutory goals. While I don’t have a blueprint, I imagine there are several things we can do to almost immediately improve as a community:

  • We need to understand certain setups are a deliberate decision. Then, however, we need to be aware this has a significant price and not just falls from the sky, and might take time from other tasks.

  • We need to support each other. When TDF asks to send a scanned copy of all your travel receipts in digital form, and then ship things to our Berlin address, this is not to annoy you or delay things. When we ask you that whether are still in posession of certain hardware, it’s not distrust, but fulfilling our duties. When everyone does a little bit, it helps to put the burden not on only some individuals.

  • We need to plan properly. While luckily I am not involved in travel organization and hotel bookings, I am aware that the situation is similarly demanding here. TDF is not a travel agency. If people don’t reply on their travel plans, or change frequently, or last minute, that puts a lot of work and burden on TDF. Also here, if everyone plans properly and does a little bit, we can achieve so much more together. In fact, TDF tried to work with various travel agencies to outsource the problem, but they either refused us upfront, or were too expensive, or not fitting our needs.

  • People taking on a role in the board or membershp committee need to know they get new duties, often in fields totally unrelated to their main area of engagement in the project. Being a member of a governing body is not an award for your work in the project - it brings big responsibility, and you must be up for that.

  • We need to listen to those who have experience in their field, and who have been doing the job for quite a while. Asking questions and putting a different perspective on things is fine and can actually help to see the project from a different angle and with a fresh mind, but what is not fine is assuming that someone who never held an at least similar role would know everything better.

  • Look for internal knowledge first. It is quite common with big companies to contract external consultants to tell you the plain obvious. This adds delays and costs money, with a result that could have been achieved much easier and cheaper. Sadly, no one is a prophet in their own land, but we should not forget that we do have a lot of competence at TDF. It was all of us who built up TDF, it was all of us who created one of the most important free and open source projects, and it is all of us who makes things work out every day. While it is tempting to stand on the shoulder of giants, we should not forget that for some things we might be giants ourselves and trust our very own judgement.

  • We need to tolerate mistakes. Some years ago, I’ve literally seen several people leaving TDF after being scolded for one single mistake they made. A proper “error culture” is important, because only if we make mistakes, we can learn, we can grow and we can evolve.

I do have some ideas for improvements and things to change, which I will share with a separate mail later on.

About me

For those who are curious why I write all this, and what my background is, let me share some info about me as well:

I have started my journey as a volunteer at OpenOffice .org back in 2004 in the German marketing project. I’ve been appointed international marketing project co-lead three years later, and in 2010, I had the honour to be the lead of the international marketing project, taking over the duties from my mentor John McCreesh, who sadly passed away in 2016. From many of you I have learned a lot during this time, and many of you I have first met during this time, and I treasure all these experiences a lot.

In Germany, we began to setup a nonprofit association in 2005, called OpenOffice .org Deutschland e.V., later known as Freies Office Deutschland e.V., where I’ve served first as the youth work coordinator, later on as a member of the board of directors, and eventually in the advisory board. This association is the legal founder of The Document Foundation.

Together with our legal counsel Mike Schinagl I’ve driven the legal process and have written the statutes of our foundation. From 2012 to 2014, I have been the first chairperson of the board of TDF, and since 1 March 2014 I am the executive director of the foundation. Before, I’ve worked as freelance journalist, as a consultant for open source strategies as well as a sysadmin, and I have a background in law.

I’ve seen TDF grow and develop from the very beginning, where it was essentially a mere idea, up to what it is today.

And I do hope with the above message, I can shed some light how things work at TDF, so we can discuss improvements as a next step.

Florian

Traduzido para o português do Brasil

Dear Florian, here is the Italian translation of your important document.
Regards,
–Osvaldo

Uno sguardo dietro le quinte dell’amministrazione di TDF

di Florian Effenberger, amministratore delegato di TDF

Ciao,

per farvi capire meglio come funziona TDF e per dare più trasparenza e informazioni alla community, vorrei farvi dare uno sguardo dietro le quinte della fondazione e fornirvi altre informazioni.

Ho già iniziato a pubblicare informazioni di base e dettagli su alcune attività amministrative (Topics tagged training) e continuerò a pubblicare altre informazioni nel corso del tempo.

Questo testo parla di come funziona attualmente TDF e di come siamo strutturati, in modo che possiate capire meglio perché e come alcune cose funzionano (o perché non funzionano). Questo è ovviamente lo status quo. Ho già alcune idee per cambiamenti e miglioramenti per il futuro e le condividerò con voi in un’altra e-mail in un secondo momento.

La sfida è trovare un equilibrio tra il miglioramento della nostra amministrazione, il raggiungimento degli obiettivi della nostra fondazione e la risoluzione dei problemi del passato. Se passiamo tutto il nostro tempo a migliorare la nostra struttura, non raggiungeremo gli obiettivi della nostra fondazione né risolveremo i problemi del passato. E se non troviamo il tempo per affrontare i problemi del passato, anche questo potrebbe causare problemi.

Una fondazione virtuale

The Document Foundation (TDF) è una delle organizzazioni di software libero e open source più famose e LibreOffice è uno dei progetti di software libero più conosciuti.
Molte persone pensano spesso che abbiamo un ufficio da qualche parte a Berlino, una nostra amministrazione, sale riunioni e uno spazio di coworking. Alcuni cercano persino di venirci a trovare per trovare il nostro ufficio, solo per scoprire che nessuno di noi lavora lì. :wink:
La struttura di TDF è diversa. Il team lavora da casa, alcuni anche da spazi di coworking. Non c’è uno spazio fisico comune, tutto è collegato virtualmente. È una scelta consapevole, dato che abbiamo un team internazionale distribuito in molti paesi e per il quale un unico ufficio avrebbe poco senso.
Lo svantaggio è che non abbiamo un’infrastruttura centrale, come ad esempio lo stoccaggio di materiali e strumenti di marketing. Lavoriamo con fornitori di servizi e con l’impegno privato di alcune persone, ma questo rende le cose un po’ più complicate, perché non tutti hanno spazio a casa per conservare ingombranti scatole TDF in cantina e in molte città più piccole non ci sono magazzini esterni disponibili.
Per questo chiediamo alla community, ad esempio, di mandare i documenti originali, come le ricevute di viaggio, direttamente al nostro indirizzo a Berlino, invece di consegnarceli di persona durante eventi e conferenze. Non c’è un magazzino centrale vicino a un membro del gruppo.

Un gruppo internazionale

Il nostro gruppo è composto attualmente da 15 persone distribuite in tutto il mondo, in diversi paesi, continenti e fusi orari. Al momento stiamo cercando altre persone (Join the LibreOffice Team as a Paid Developer focusing on UI with initial emphasis on macOS, preferably full-time, remote (m/f/d) - The Document Foundation Blog). Per caso abbiamo diverse persone a Monaco o nei dintorni, ma abbiamo anche colleghi in Spagna, Messico, Canada, Francia, Brasile, Italia, Svezia e Finlandia. Altre organizzazioni spesso hanno membri del gruppo solo nei posti dove hanno un proprio ufficio, il che nel caso di TDF significherebbe assumere solo in Germania. Già da un po’ di tempo, TDF ha deciso di lavorare con membri del gruppo in tutto il mondo. Questo è anche il motivo per cui un ufficio classico non ha molto senso, perché sarebbe accessibile solo a pochissime persone e non ad altre.
Questa è la soluzione migliore per la fondazione, perché possiamo cercare talenti in tutto il mondo, ma comporta anche un notevole onere amministrativo dal punto di vista legale e bisogna tenere conto delle diverse normative (come ferie, giorni festivi o assenze per malattia) nei vari paesi, per non parlare dei fusi orari o della certificazione A1, che ho menzionato di recente (From the machine room of TDF: A1 confirmations).
Inoltre, è già una grande sfida condurre una ricerca adeguata sulla retribuzione in un solo paese. Io stesso ho visto che per un dato lavoro ci sono stipendi che vanno da 20.000€ a 80.000€ all’anno, il che non aiuta a capire quale sia la retribuzione giusta. Farlo a livello internazionale, in diversi paesi e continenti, è ancora più difficile, soprattutto perché dobbiamo documentare tutto in modo che possa essere sottoposto a un attento esame. Questo spiega perché a volte l’assunzione richiede più tempo, poiché anche in questo caso dobbiamo svolgere le dovute verifiche.
L’internazionalità di TDF significa anche che dobbiamo occuparci di compiti amministrativi come la contabilità mensile, che traduciamo anche (Accounting Ledgers - The Document Foundation Wiki), oltre al nostro rapporto annuale, che deve essere tradotto dall’inglese al tedesco per la comunicazione ufficiale all’autorità di vigilanza sulle fondazioni (The Document Foundation Financials & Reports — The Document Foundation), e alla costituzione ufficiale delle riserve, compreso il bilancio annuale, che viene redatto dal commercialista in tedesco, ma deve essere tradotto in inglese per l’approvazione da parte del Consiglio Direttivo che amministra la fondazione ([VOTE] Approval of reserve building and 2025 budget). Tutte queste cose devono essere fatte in due lingue contemporaneamente, il che ovviamente richiede un notevole sforzo aggiuntivo. Non conosco altre organizzazioni che traducano tutti i documenti nella stessa misura di TDF. Cerchiamo di mantenere uno standard molto alto, ma ovviamente questo ha un costo.

Copertura di molte aree diverse

Anche per quanto riguarda le diverse attività del gruppo, TDF è diversa da tante altre organizzazioni. Altrove spesso i ruoli si sovrappongono o un compito viene svolto da più persone, mentre TDF ha deciso di coprire il maggior numero possibile di settori diversi per realizzare al meglio lo scopo della nostra fondazione. I membri del gruppo possono sostituirsi a vicenda in caso di ferie o malattia, ma raramente abbiamo qualcuno che fa esattamente lo stesso lavoro di un altro, il che rende difficile una copertura completa.
Ad esempio, qualsiasi compito amministrativo di maggiore entità (come la firma di nuovi contratti) dovrà probabilmente attendere il mio ritorno. Un altro esempio: qualsiasi compito infrastrutturale di maggiore entità dipenderà probabilmente dalla disponibilità di Guilhem, solo per citare due esempi. Lo stesso vale per le dichiarazioni IVA (TDF Budgeting How-To (version 20250708-01)), almeno in passato anche le comunicazioni alla Bundesbank AWV Z4 (From the machine room of TDF: federal bank AWV Z4 filings) e molto altro ancora.
Questo permette a TDF di coprire più aree, ma va a discapito del gruppo, che a volte lavora durante le vacanze o nei fine settimana o, nel caso dell’infrastruttura, fa turni di notte o deve lavorare nei giorni festivi per ridurre al minimo i disagi.
Abbiamo delle scadenze fisse che devono essere rispettate nonostante le ferie, le assenze o le malattie. Un esempio è legato all’accettazione di diverse valute con cui riceviamo donazioni da tutto il mondo: l’ultimo giorno del mese dobbiamo assicurarci che su PayPal non rimanga alcun saldo residuo in valuta estera. La situazione è migliorata rispetto al passato, quando spesso c’erano importi residui, ma dobbiamo comunque controllare regolarmente, anche nel pomeriggio del 31 dicembre, quando la maggior parte delle persone è già in viaggio per i festeggiamenti di Capodanno.

Un tuffo nel passato

Fino a qualche anno fa, la riduzione dei costi amministrativi era portata all’estremo. I membri del gruppo pagavano di tasca propria molte cose, comprese le attrezzature essenziali per il lavoro come computer portatili, telefoni cellulari e altro. Inoltre, per risparmiare sui costi, i membri del gruppo TDF viaggiavano solitamente con i mezzi pubblici più economici, anche se ciò significava aspettare a lungo di notte per i collegamenti o, a volte, camminare per diversi chilometri per tornare a casa, pur di evitare mezzi di trasporto più costosi. Anche se finalmente questa situazione appartiene al passato, ha influito su diversi dipendenti e volontari per più di mezzo decennio, limitando in misura notevole la nostra crescita e il nostro impatto.

Nessun requisito meno rigido per TDF

Si potrebbe pensare che, essendo un’organizzazione senza scopo di lucro, i requisiti amministrativi siano meno rigidi. In realtà non è così: TDF deve sottoporsi (almeno) allo stesso controllo e soddisfare gli stessi requisiti (se non di più) di qualsiasi organizzazione commerciale: diritto del lavoro, diritto della concorrenza, dichiarazioni fiscali e IVA, previdenza sociale (From the machine room of TDF: artist social security (KSK)) e molto altro ancora. Non ci sono “bonus” o “sconti” per le organizzazioni senza scopo di lucro, se non quelli di natura finanziaria, ovvero l’esenzione dal pagamento delle imposte sulle donazioni. Dobbiamo rapportarci con lo stesso numero di autorità di qualsiasi altra azienda, abbiamo le stesse regole, gli stessi regolamenti e gli stessi obblighi di dichiarazione.

Una seccatura con tutte queste dichiarazioni

Un esempio: il cambio biennale e regolare del consiglio direttivo comporta un notevole onere amministrativo. Bisogna presentare un sacco di documenti e aggiornare diversi siti web, il che può facilmente richiedere diverse ore di lavoro amministrativo. Ad esempio, le informazioni legali sono regolate dal diritto della concorrenza e devono quindi essere mantenute aggiornate. Ancora peggio è un cambio di indirizzo, dato che TDF è attualmente (abbiamo preso nota) registrata in circa 126 (centoventisei) luoghi. Uno degli incubi più fastidiosi è qualsiasi modifica sia apportata ai conti bancari: servono codici fiscali, copie dei passaporti (alcuni dei quali vengono rifiutati perché non verificabili nei sistemi di sicurezza) e diverse firme su carta, il che comporta un bel po’ di lavoro.
Inoltre, ogni cambiamento nella composizione del consiglio direttivo richiede un aggiornamento del registro della trasparenza (https://www.transparenzregister.de).
Anche se alla fine possiamo inviare molte cose in formato digitale, ciò comporta comunque un certo sforzo. Le nostre modifiche trimestrali relative alle iscrizioni devono essere firmate sia dal presidente del Comitato dei Soci che dall’amministratore delegato sullo stesso documento (digitale), il che richiede alcuni passaggi aggiuntivi. E per alcune cose non basta nemmeno questo, perché serve la firma del consiglio direttivo ([DECISION] authorize Florian to sign code-signing certificate power of attorney).

Requisiti rigorosi

Un’altra scadenza importante è la comunicazione del nostro patrimonio attuale all’assicurazione di responsabilità civile. Una volta raggiunto il valore assicurato, TDF deve segnalare l’importo aggiornato, il che richiede un monitoraggio regolare e accurato.
Il mancato rispetto di tale obbligo potrebbe non provocare un problema immediato, ma potrebbe rivelarsi dannoso per TDF in caso di verifica contabile. Un esempio “classico” è il pagamento delle indennità giornaliere, motivo per cui personalmente sono riluttante al riguardo. Dobbiamo valutare da quale paese a quale paese ha viaggiato una persona, quali pasti sono stati pagati da TDF (ad esempio, colazione in hotel e catering), documentare e fare i conti correttamente. La mancata osservanza di tali procedure può causare problemi in seguito e i costi amministrativi non sono trascurabili.

La documentazione è fondamentale

La pubblicazione dei verbali (Topics tagged minutes) e delle decisioni (Topics tagged decision) è un altro ambito che richiede molto lavoro. Da un lato, bisogna prendere appunti e trasformarli in verbali leggibili, dall’altro, rimuovere le informazioni sensibili è un compito enorme. Sono contento che abbiamo migliorato la pubblicazione di questi materiali, ma rimane un lavoro che richiede molto tempo, anche senza contare le possibili traduzioni.

Un altro compito che TDF deve affrontare è la documentazione delle attività. Ogni anno, nel nostro bilancio, dobbiamo elencare esattamente quali attività (ad esempio hardware) abbiamo ancora, dove si trovano e quali sono difettose. Per questo motivo, ogni tanto i membri della comunità ricevono un’e-mail in cui viene chiesto loro di confermare che hanno ancora un determinato hardware e che ne hanno ancora bisogno. Non si tratta di sfiducia, ma serve a soddisfare i nostri obblighi di documentazione (e anche a inviare l’hardware ad altri, se qualcuno non ne ha più bisogno).

Fastidiosa burocrazia

A proposito di hardware: alcuni hanno notato che siamo un po’ restii a spedire hardware fuori dall’Europa. Non è tanto per i costi di spedizione, ma più per le dogane. Se ordiniamo hardware da qualche parte e non serve più, non può essere semplicemente rispedito a TDF a Berlino. Ci sarebbero dazi doganali e moduli da compilare, il che costa tempo e soldi, e non abbiamo ancora trovato una soluzione efficace. Ciò è particolarmente difficile per le zone doganali con pochi membri attivi della comunità, poiché aumenta il rischio che non ci sia nessuno in quelle zone a cui rispedire la merce.
Un altro punto che alcuni hanno menzionato è la fastidiosa richiesta di rimborso delle spese di viaggio inviate in forma cartacea a Berlino. Non è una scelta nostra: ci piacerebbe fare tutto in digitale e non spedire niente. Per motivi fiscali, però, dobbiamo avere moduli e documenti firmati manualmente, quindi dobbiamo disturbare la community.
Inoltre, i nostri marchi devono essere rinnovati regolarmente, fornendo prova del loro utilizzo. Le formalità possono essere sbrigate dagli avvocati, ma TDF deve presentare le prove relative al loro utilizzo.
Per fortuna, a volte le cose diventano più semplici. Dopo aver cambiato fornitore di carte di credito, la verifica PCI-DSS (Payment Card Industry Data Security Standard - Wikipedia) è diventata molto più facile. Ne abbiamo bisogno per accettare donazioni con carta di credito. Prima era un modulo complicato in cui bisognava documentare le impostazioni del firewall e altri dettagli.
A volte non è nemmeno possibile aprire un conto bancario ([DECISION] Mandate [REDACTED: name of lawyer or law firm] wrt. [REDACTED: name of bank], authorize Florian to sign the mandate) o un conto in criptovaluta ([previous private MINUTES] 2022-05-02).
Quello che rimane un mistero, però, sono i bonifici bancari all’estero. Le commissioni sono alte (circa 40-50 € per bonifico sono abbastanza normali). A volte i pagamenti non sono proprio possibili, per altri bonifici dobbiamo documentare e spiegare alla banca i dettagli del pagamento, perché ci sono regole per prevenire il riciclaggio di denaro. A volte, a causa delle nostre attività internazionali, siamo sottoposti a controlli anche in paesi considerati “ad alto rischio” dalle banche (questo è il termine che mi è stato detto). Quindi, se il tuo rimborso richiede un po’ più di tempo, forse non è perché TDF è lento, ma piuttosto perché entra in gioco la burocrazia…

Ci sono sempre più regole

Non entrerò nei dettagli di tutte le sfide che alcune normative UE ci pongono, come il GDPR (General Data Protection Regulation - Wikipedia), DORA (Digital Operational Resilience Act - Wikipedia) e CRA (Cyber Resilience Act - Wikipedia), ma anche queste comportano più lavoro per TDF.

Paesi diversi, abitudini diverse

Uno dei meme più comuni che ho sentito è che le normative tedesche sono la causa di tutta questa complessità. Non cadete in questo errore. Non sto dicendo che qui sia tutto perfetto, ma non ho ancora visto un sistema giuridico in cui tutto sia perfetto. Ogni paese ha le sue regole e le sue peculiarità. Finché non si è coinvolti, va tutto bene, e forse per un caso specifico un sistema giuridico è più adatto di un altro. Questo non significa però che alcuni paesi siano generalmente “migliori” di altri. Anche per quanto riguarda la lingua, è abbastanza comune che ogni paese abbia la sua lingua o le sue lingue principali in cui deve essere condotta la corrispondenza ufficiale. Dubito che nel Regno Unito sia possibile presentare domande ufficiali in francese o in italiano o presentare il bilancio annuale per la Francia in giapponese. Solo perché alcuni paesi hanno l’inglese come lingua principale e perché è il minimo comune denominatore della nostra comunità, se mai ce n’è uno, non dovremmo dare per scontato che sia una lingua con cui tutti hanno familiarità. Le sfide linguistiche sono qualcosa che affrontiamo in ogni paese.

Anche se non siamo residenti in un paese, possiamo comunque essere soggetti a determinate leggi locali. Ne sono un esempio il UK Online Safety Act (Online Safety Act 2023 - Wikipedia), varie normative per le organizzazioni senza scopo di lucro (Compliance with UK Charities Act) in altri paesi o moduli fiscali stranieri (About Form W-8 BEN, Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Individuals) | Internal Revenue Service) per ricevere pagamenti dall’estero.

Impatto su ogni singolo individuo

Non sono l’unico a essere coinvolto e a dover fare uno sforzo in più per far funzionare tutte queste cose per una comunità internazionale. Se guardiamo all’ultimo decennio, alcuni membri del team hanno dovuto interrompere le loro vacanze o i loro weekend per occuparsi a volte di compiti urgenti o scadenze, a volte anche di questioni legali complesse. Per tutto ciò che è inaspettato e urgente, di solito c’è un solo referente che può occuparsi dei dettagli, senza un sostituto completo. A lungo andare, non fa bene alle persone non poter mai staccare dal lavoro. Lo stesso vale naturalmente anche per tutti i volontari del consiglio direttivo e del comitato dei soci, per i quali la situazione è ancora più difficile, dato che svolgono un’attività puramente volontaria. A volte, la quantità di cose da fare e i problemi da risolvere fanno sì che il lavoro strategico passi in secondo piano, così come rappresentare TDF agli eventi e altrove, il che è davvero frustrante.

Perché scrivo tutto questo

Non abbiamo mai condiviso molti dettagli su come funziona e opera la TDF. Ci sono informazioni sparse qua e là nel wiki e nel forum, ma nessuna panoramica completa (si spera). La comunità a volte nota che le cose non accadono, non accadono abbastanza rapidamente o non hanno la priorità che sperava. Non c’è cattiva intenzione. Le cose possono essere trascurate, passare in secondo piano o sfuggire, ma spesso è semplicemente perché TDF è grande, molte cose avvengono in parallelo, la fondazione è attiva a livello internazionale, ma a differenza di altre grandi organizzazioni cerca di mantenere un profilo snello in termini di amministrazione, risorse umane, affari legali, finanze e altri settori.

Cosa possiamo fare tutti

Potremmo ovviamente decidere di non investire in progetti per realizzare effettivamente la nostra missione e utilizzare invece i fondi per espandere l’amministrazione, ma ciò non porterebbe a nulla di visibile per la comunità e i nostri obiettivi statutari. Non ho un piano preciso, ma penso che ci siano diverse cose che possiamo fare tutti insieme per progredire abbastanza rapidamente come comunità:

  • Dobbiamo capire che certe strutture sono una scelta consapevole. Dobbiamo però anche essere consapevoli che questo ha un costo e non cade dal cielo, e che forse richiede tempo che potrebbe essere dedicato ad altre attività.
  • Dobbiamo sostenerci a vicenda. Se la fondazione ti chiede di inviare una copia scannerizzata di tutte le tue ricevute di viaggio in formato digitale e poi di inviare l’originale al nostro indirizzo a Berlino, non è per infastidirti o per ritardare le cose. Se ti chiediamo se hai ancora un certo hardware, non è perché non ci fidiamo, ma perché dobbiamo fare il nostro dovere. Se ognuno fa un po’ la sua parte, il carico non ricade solo su pochi.
  • Dobbiamo pianificare bene. Per fortuna non mi occupo dell’organizzazione dei viaggi e delle prenotazioni alberghiere, ma so che anche qui la situazione è altrettanto difficile. TDF non è un’agenzia di viaggi. Se le persone non rispondono riguardo ai loro piani di viaggio o li cambiano spesso o all’ultimo minuto, questo comporta molto lavoro e stress per la fondazione. Anche in questo caso vale lo stesso principio: se tutti pianificano bene e fanno la loro parte, insieme possiamo ottenere molto di più. In realtà, TDF ha già provato a collaborare con diverse agenzie di viaggio per risolvere il problema, ma queste ci hanno rifiutato fin dall’inizio, erano troppo costose o non soddisfacevano le nostre esigenze.
  • Le persone che assumono un ruolo nel consiglio direttivo o nel comitato dei soci devono essere consapevoli che avranno nuovi compiti, spesso in aree che non hanno nulla a che fare con il loro attuale campo di attività nel progetto. Essere membro di un comitato direttivo non è solo una ricompensa per il tuo lavoro nel progetto, ma comporta anche una grande responsabilità e devi essere pronto ad assumertela.
  • Dobbiamo ascoltare chi ha esperienza nel proprio campo e fa questo lavoro da molto tempo. Fare domande e dare un altro punto di vista va bene e può anche aiutare a vedere il progetto da una prospettiva diversa e con una mentalità nuova. Non va bene, invece, pensare che qualcuno che non ha mai ricoperto un ruolo simile sappia tutto meglio di te.
  • Cerchiamo prima le conoscenze “interne”. Nelle grandi aziende è normale assumere consulenti esterni per dire cose ovvie. Questo porta a ritardi e costi, mentre il risultato avrebbe potuto essere ottenuto in modo molto più semplice ed economico. Purtroppo nessuno è profeta in patria, ma non dobbiamo dimenticare che in TDF abbiamo un sacco di competenze. Abbiamo tutti contribuito a costruire TDF, abbiamo tutti creato uno dei più importanti progetti liberi e open source e tutti noi facciamo in modo che le cose funzionino ogni giorno. Anche se è allettante stare sulle spalle di presunti giganti, non dovremmo dimenticare che in alcune cose siamo giganti noi stessi e dovremmo fidarci del nostro giudizio.
  • Dobbiamo tollerare gli errori. Qualche anno fa ho visto con i miei occhi diverse persone lasciare TDF dopo essere state rimproverate per un singolo errore che avevano commesso. È importante avere una cultura dell’errore adeguata, perché solo commettendo errori possiamo imparare, crescere ed evolverci.

Ho alcune idee per miglioramenti e modifiche che condividerò in un’altra email.

Chi sono

Per chi è curioso di sapere perché sto scrivendo tutto questo e qual è il mio background, vorrei anche dare alcune informazioni su di me:

Ho iniziato il mio impegno come volontario presso OpenOffice.org nel 2004 nel progetto di marketing in lingua tedesca. Tre anni dopo sono stato nominato co-responsabile del progetto di marketing internazionale (https://www.mail-archive.com/dev@marketing.openoffice.org/msg05922.html) e nel 2010 ho avuto l’onore di assumere la direzione del progetto di marketing internazionale (https://www.mail-archive.com/dev@marketing.openoffice.org/msg09584.html) e quindi di prendere il posto del mio mentore John McCreesh, che purtroppo è mancato nel 2016 (R.I.P. John McCreesh - The Document Foundation Blog). In questo periodo ho imparato molto da molti di voi e ho incontrato molti di voi per la prima volta. Apprezzo molto tutte queste esperienze.

In Germania, nel 2005 abbiamo iniziato a creare un’associazione senza scopo di lucro chiamata OpenOffice.org Deutschland e.V., poi conosciuta come Freies Office Deutschland e.V., dove ho lavorato prima come responsabile dei giovani, poi come membro del consiglio di amministrazione e infine nel consiglio di sorveglianza. Questa associazione è la fondatrice della The Document Foundation.

Insieme al nostro avvocato Mike Schinagl, ho curato la parte legale del processo di costituzione e ho scritto lo statuto della nostra fondazione. Dal 2012 al 2014 sono stato il primo presidente del consiglio direttivo di TDF e dal 1° marzo 2014 sono amministratore delegato della fondazione. Prima di allora ho lavorato come giornalista freelance, consulente per strategie open source e amministratore di sistema e ho una formazione giuridica.

Ho visto TDF crescere fin dall’inizio, quando era solo un’idea, fino a diventare quello che è oggi.

Spero che questo messaggio possa chiarire un po’ come funzionano le cose in TDF, così da poter discutere dei miglioramenti da fare come prossimo passo.