Postagem original em inglês:
Olá a todos,
Recentemente, publiquei um artigo sobre a situação administrativa da TDF. Após conversar com vários membros da comunidade durante a Conferência LibreOffice em Budapeste, gostaria de compartilhar algumas informações adicionais.
O resumo do meu artigo anterior é que a administração da TDF só está funcionando porque algumas pessoas estão se esforçando além do normal.
Também publiquei mais detalhes para nossos membros através da lista de discussão interna da TDF em 25 de julho, que aborda a situação atual da TDF e como chegamos a esse ponto. Encorajo os membros a lerem isso também para entender melhor o quadro geral.
Administração enxuta
A TDF ainda tem uma equipe administrativa muito enxuta, levando em conta seu tamanho. Durante nossa reunião presencial da equipe em Budapeste, Jonathan disse algo como que o tamanho da TDF como organização não é apenas 15 funcionários, mas na verdade o tamanho de toda a comunidade, tornando-a uma organização de médio porte. Portanto, quando analisamos nossas estruturas, não devemos olhar para 15 pessoas, mas para o quadro geral. Esse comentário ainda ressoa em meus ouvidos, porque é exatamente isso.
Além disso, na equipe, no passado tivemos períodos em que, em menos de seis meses, nossa equipe cresceu cinco pessoas, o que é um desafio por si só.
Consequências da conferência
Um exemplo do trabalho administrativo é nossa Conferência LibreOffice anual.
Voltei para casa com um monte de documentos e recibos. Alguns eram faturas da conferência que tiveram que ser pagas inesperadamente com um cartão de crédito da TDF em Budapeste, como o jantar da comunidade e o hackfest. Felizmente, Sophie estava disponível mesmo tarde da noite para verificar os valores e detalhes, para que pudéssemos garantir que tudo estivesse em ordem. Também recebemos um bom lote de documentos de reembolso de viagem que nos foram entregues pessoalmente.
Precisamos desses documentos a tempo, porque no início de outubro começa a contabilidade de setembro e, o mais tardar, a TDF tem que enviar sua declaração mensal de IVA até 10 de novembro, para a qual são necessárias as faturas corretas. Certos serviços prestados no local, como diárias de hotel ou salas de reunião, não estão sujeitos ao IVA reverse charge, outros estão, então isso é muito relevante para fazer uma declaração adequada.
Caso a TDF não apresente os documentos corretamente e dentro do prazo, os prazos futuros serão reduzidos em um mês inteiro, por isso é aconselhável lidarmos com as coisas de forma adequada.
Havia mais algumas faturas pendentes, após a conferência, não tenho certeza se todas chegaram entretanto. Em última análise, planeamos publicar uma lista detalhada, tal como fizemos para 2024 e 20203.
O que levei para casa foi um lote de provavelmente 25 páginas que precisavam ser digitalizadas, arquivadas, colocadas nas pastas (virtuais) adequadas para contabilidade e, é claro, precisamos rastrear as faturas que ainda estão faltando, incluindo quaisquer recibos originais em papel. Além disso, o contador precisa saber do que se tratam as faturas, para que tudo seja devidamente documentado e contabilizado.
No final, fui eu quem digitalizou todos os papéis, porque enviar para outra pessoa teria levado um tempo semelhante. Agora, os documentos precisam ser armazenados fisicamente. Todo o processo é algo que realmente precisamos mudar e otimizar no futuro. A sobrecarga do meu lado é grande demais para lidar com isso também. Vou discutir com Sophie e Stephan como ajustar nosso processo aqui, mas, no final, a comunidade precisa decidir se queremos usar o dinheiro dos doadores para contratar alguém para lidar com esse trabalho administrativo ou pedir aos membros da comunidade que nos apoiem um pouco, preparando seus arquivos de acordo.
Alguns participantes simplesmente “jogaram” seus recibos e nos pediram para descobrir o que e como pagar — não é assim que funciona. Em nenhuma outra organização você simplesmente joga seus recibos e pede para outra pessoa fazer o trabalho, mas geralmente você tem que seguir um processo — quanto maior a empresa, mais rigoroso é o processo.
Isso não é uma crítica aos organizadores da conferência, nem às pessoas que me deram seus reembolsos de viagem. Meu objetivo é explicar por que muitos desses “pequenos itens” se transformam em um grande desafio, especialmente dada a enorme quantidade de coisas acontecendo ao mesmo tempo.
Por último, mas não menos importante, recebemos recentemente pedidos de reembolso de viagens para um evento que terminou há mais de um ano e meio, o que acrescenta um desafio adicional. Isso afeta o orçamento? Quais custos cobrimos para outras pessoas que participaram? A pessoa participou? Todas essas questões precisam ser avaliadas antes de fazer o pagamento, para evitar problemas mais tarde.
O conselho como representante legal
Como em muitas outras organizações, na TDF o conselho de administração é o representante legal da organização. Eles são os responsáveis, têm várias responsabilidades, seus dados precisam ser registrados junto às autoridades e bancos, precisam assinar declarações fiscais, auditorias da previdência social e, às vezes, precisam assinar outros documentos também. Embora para certas tarefas possam ser concedidas autorizações, é o conselho que é o representante legal da nossa fundação e tem a responsabilidade final por todas as questões.
Cumprindo as obrigações da TDF
Os estatutos atribuem certas obrigações explícitas ao conselho, nomeadamente que as principais tarefas do conselho são: gestão dos ativos da fundação, utilização dos recursos da fundação, preparação de um plano orçamental, contabilidade adequada e recolha de documentos, e preparação das demonstrações financeiras anuais e do relatório de atividades.
No início, quando as coisas ainda eram pequenas, o conselho lidava com muitas dessas tarefas, incluindo a contabilidade, mas na maior parte do tempo dos últimos 13,5 anos de existência da TDF, o conselho conta com funcionários e consultores externos para ajudá-lo a cumprir suas obrigações, tais como:
- registros e manutenção de marcas registradas
- reembolsos de viagens
- redigir e publicar atas de reuniões
- redigir e resumir votações
- preparar, traduzir e arquivar o orçamento em alemão e inglês
- preparar, traduzir e arquivar os livros contábeis finais em alemão e inglês
- preparar, traduzir e arquivar o relatório anual de atividades em alemão e inglês
- revisar as declarações mensais e anuais de IVA preparadas pelo contador, bem como o “relatório resumido” trimestral
- preparar as declarações AWV Z4
- preparar as auditorias regulares da previdência social
- solicitar confirmações A1
- contabilidade mensal e tradução de livros contábeis do alemão para o inglês
- preparar contratos e propostas salariais para vários países e continentes, incluindo traduções para o inglês, quando necessário
- preparar confirmações formais de doações para nossos doadores que as solicitarem, em alemão e inglês
- preparar a documentação relativa a bancos e transferências de dinheiro, o que às vezes também envolve procedimentos legais
- executar contratos uma vez aprovados pelo conselho
- correspondência com as autoridades supervisoras da fundação
- certas atividades administrativas
- lidar com regulamentos de outros países que possam nos afetar
- declarações de folha de pagamento
- atualizações oportunas do registro de transparência
- lidar com consultas e atualizações de seguros
- trabalho de emergência para situações em evolução, incluindo a assinatura de um contrato urgente na véspera de Ano Novo
Carga excessiva para poucas pessoas
Esta lista não é de forma alguma conclusiva, mostra apenas alguns exemplos, na realidade é muito mais longa. Tudo o que você vê acima já está, em essência, preparado para o conselho por 2,5 pessoas (nem todas elas são em tempo integral) e, quando se trata de itens dependentes do idioma alemão, que são muitos, ainda menos pessoas trabalham nisso.
Algumas dessas pessoas também precisam lidar regularmente com temas jurídicos complexos, como uma questão tributária que durou mais de um ano em 2018 e que, no final, economizou cerca de 100.000 euros para a TDF, ou uma questão desafiadora relacionada a marcas registradas em 2017, que ocupou recursos por meses. É claro que contamos com o apoio de advogados e consultores tributários, mas isso ainda exige uma preparação e um trabalho substanciais da nossa parte.
Além disso, qualquer coisa urgente provavelmente será encaminhada a poucas pessoas, por exemplo, quando recebemos reclamações de violação, quando há algumas questões relacionadas ao GDPR, etc. Também temos que, em nome da TDF, fornecer todos os documentos solicitados para auditorias. Além disso, poucos membros da equipe são responsáveis pela integração do conselho, bem como pelo comitê de membros.
A lista também não reflete os desafios adicionais quando há disputas nos órgãos de governança, desafios legais e outros eventos que normalmente não deveriam acontecer, o que adiciona ainda mais carga aos indivíduos.
Diferentes estilos de governança
Muitas coisas dependem do “estilo” de gestão de uma organização que qualquer diretoria atual aplica.
Minha opinião (e a de outros) é que a TDF, como uma organização sem fins lucrativos, precisa atender a padrões elevados. Trabalhamos com o dinheiro de doadores, trabalhamos para o bem comum, fornecemos um produto que é usado por milhões de pessoas em todo o mundo. Além disso, como organização sem fins lucrativos, estamos sob o escrutínio das autoridades. Sendo assim, eu sempre recomendaria agir com cautela, ser prudente e vigilante, para garantir que a entidade permaneça como foi criada — “construída para a eternidade”, como se diz das fundações. É claro que ser flexível com regras e regulamentos torna as coisas mais rápidas, porque você tem menos trabalho, mas não é uma escolha inteligente.
No entanto, as opiniões sobre isso divergem. No passado, a abordagem cautelosa frequentemente levava a reclamações de que estávamos “banhando as coisas em ouro”, ou “acumulando dinheiro”, ou que éramos lentos. No final das contas, é o conselho que decide qual caminho seguir, o que significa que isso pode mudar a cada eleição.
Idealmente, se a TDF tem pessoas preparando assuntos para o conselho, eu sugeriria ouvir cuidadosamente o que elas recomendam. Muitas delas não só têm anos de experiência, como também — contra todas as expectativas — estão comprometidas em trabalhar para a TDF e têm o mesmo interesse que todos os outros: que a TDF esteja indo bem, exista por muito tempo e siga todos os regulamentos necessários para administrar uma entidade.
O que alguns parecem não entender é que seguir leis e regulamentos não significa necessariamente que concordamos com todos eles pessoalmente. Muitos itens custam tempo, custam dinheiro — mas não implementá-los pode ter um impacto negativo na TDF.
Esse é o mesmo desafio que muitas empresas enfrentam, pois a quantidade de exigências burocráticas está crescendo cada vez mais e, como tal, não é algo específico da TDF como organização.
A delegação é fundamental
O conselho precisa aprovar e é responsável, mas é improvável que realize todo o trabalho real. Isso não é uma crítica ao conselho — o mandato de um conselho pode ser muito curto para aprender todos os detalhes relevantes, mas, além disso, o conselho precisa cumprir seu papel de forma voluntária, além de seu trabalho diário, o que — especialmente em uma organização do nosso tamanho e na situação em que nos encontramos — pode ser uma tarefa muito desafiadora e exigente.
Também nas organizações, os funcionários cumprem a missão. No entanto, isso me leva de volta ao que expliquei acima — a TDF não é mais pequena. Com tudo o que está acontecendo, com nossas atividades internacionais, com todos os requisitos e prazos, e também com a crescente quantidade de conhecimento necessário para garantir que tudo funcione de maneira tranquila, precisamos de pessoas suficientes para lidar com o trabalho. A administração não cumpre diretamente nossa missão, ela é, até certo ponto, invisível, mas — como muitas outras coisas, por exemplo, a infraestrutura — é literalmente a base sobre a qual nossa entidade é construída.
A situação da equipe
A equipe existe há muito tempo. Comecei a trabalhar para a TDF há quase 13 anos, e o próximo membro da equipe ingressou poucos meses depois. Agora, se existe uma equipe dedicada a trabalhar de forma constante em questões elementares, seja administração, infraestrutura ou outras, é claro que é importante tratar bem as pessoas. Não vou entrar em detalhes sobre o que aconteceu no passado, pois eu e outros já explicamos isso, mas é claro que silenciar as pessoas, atacá-las verbalmente em público, gritar com elas na frente de uma plateia, chamá-las de traidoras e outros nomes ou organizar uma “Reunião para desacreditar a equipe em março de 2020” está entre as piores coisas que alguém pode suportar.
A segurança no trabalho e um ambiente de trabalho saudável e não tóxico são outros aspectos importantes se uma organização depende de uma equipe para realizar suas operações. Embora a situação na diretoria atual tenha melhorado significativamente nos últimos meses, vemos tensões na comunidade e, de vez em quando, infelizmente, ainda alguns ataques pessoais de alguns membros da comunidade. O que foi levantado recentemente foram ataques indevidos a membros da equipe após a Conferência LibreOffice 2024 por algumas pessoas, descritos como “desoladores” por alguns.
No final das contas, se uma organização depende de um trabalho bom, estável, confiável e planejável de uma equipe para funcionar, as pessoas precisam de um ambiente de trabalho estável, seguro e com o qual possam contar e planejar a longo prazo. Se as pessoas se comprometem com um trabalho e vão além, isso precisa ser recompensado com estabilidade e segurança, e a situação política na TDF ainda preocupa muitos de nós.
Conclusão
Com tudo o que está acontecendo na TDF, temos um problema de escalabilidade. Conforme descrito em minha postagem anterior, muitas tarefas estão nas mãos de poucas pessoas. Este artigo trata apenas das questões administrativas, mas imagino que tenhamos uma situação semelhante na infraestrutura (onde Guilhem é o principal impulsionador), na engenharia de lançamento (onde Cloph e Xisco são os impulsionadores) e em outras áreas.
Como resultado, há definitivamente uma necessidade de envolver mais pessoas também em assuntos mais complicados no futuro, para não sobrecarregar poucas pessoas. Essa é uma das razões pelas quais escrevo e publico vários tutoriais, por exemplo, sobre orçamento ou sobre a TDF em geral, e, paralelamente, também reviso nossos processos para torná-los mais gerenciáveis.
Atualmente, estou trabalhando em um conjunto mais detalhado de propostas que publicarei posteriormente.
Florian