From the machine room of TDF: monthly accounting

Hello,

and happy new year everyone!

As I just worked on the December accounting, and would like to restructure things in 2026 further to avoid bus factors, I’ve documented the steps, and I am happy to share with the community.

The below part is about the preparation of the accounting - some insight on the review (VAT filing, ledgers, translation) comes at a later time.

Florian

Data storage

We upload the documents to Nextcloud and the accountant has direct access to the relevant folders. For the preparation, the main thing that needs doing is to upload invoices and receipts. The majority is sent to TDF via e-mail to two different addresses. Unfortunately, not all vendors support accounting recipients different from the main contact, and others we have to download manually, as the vendors do not support e-mailing invoices at all.

Filename scheme

The documents are gathered in the Nextcloud folder per area, i.e. the cashboxes, the invoices, the bank statements etc. For the filenames, we use YYYYMMDD-ZZ.pdf, with the date being the invoice date (and if there is none, which would be unusual, the stamp on the document, or the scan date of the file). Several folders have subfolders for the respective year, to make finding receipts easier and not end up with hundreds of documents in one structure.

Sometimes we have an invoice and a payment receipt. In this case, we keep the filename the same, but add a little a, b, c … at the end, i.e. YYYYMMDD-ZZa.pdf. We do the same for attachments like timesheets.

Some of our invoices, primarily those from one of our hosting providers, have a TXT file attached with further details. It gets the same filename as the related PDF document.

Timeframe

For the invoices, relevant is only what was paid during a specific month (“Ist-Versteuerer” is the technical term). Usually, these are invoices from the very last days of the month, until the last day of the month. There are two exceptions: Invoices from two of our hosting providers often date to the first of the month, but were actually padi by credit card before.

Some invoices (e.g. payroll provider and tax consultant) explicitly mention when the payment will be taken from our bank account. Should that be in the following month, we upload only then.

For some statistics, we have approximately 40-50 invoices per month.

Bank account statements

All bank account statements are provicded digitally as PDF in the bank’s online portal, once per month, including the credit card statements. We download them and put them into the respective folders, renaming them as per the above filename scheme. Filename is based on the date of the statement.

Cashboxes

The cashboxes are uploaded automatically be the respective owners. We need the receipts in PDF, as well as an annual journal in ODT and PDF format. Filename scheme for the journal is YYYYMM-ZZ.pdf, starting with -01 for the first journal sheet. The sheet is updated/overwritten with the current version, we don’t use a new sheet per month, only per year.

Travel forms

For travel forms, we don’t have a naming scheme yet, but I would like to update TSP to provide that. We upload all the receipts as well as the signed request to the respective Nextclouid folder. As filename reference, we use the date when the form was signed, not when the event took place, as the former is more likely to be close to the payment date (see also here for changes we want to introduce from this year on).

Employment agency receipts

For one employment agency (for foreign countries), unfortunately, the format of the invoices has changed repeatedly, and we need to download them from their website. The form we currently use is the document showing “Receipt” on top. For the moment, there is one PDF per employee to download, with a breakdown of the costs. Also the position in the web UI has changed several times, for the moment the documents can be found at Finance - Payment History - Bulk Download. Getting the proper timeframe is a bit tricky due to the delay between invoice and payment, but usually it works to go with the first line that has “money received” in the month, up to the first days “money received” of the following month. If something is missing, the accountant will ask.

Social media provider receipts

Our social media provider doesn’t send invoices via e-mail. We need to download them once per month, I usually ask the team member in charge to send it to us.

Hosting provider receipts

One of our hosting providers doesn’t send invoices via e-mail anymore. We need to download them once per month, I usually ask the team member in charge to send it to us.

AI provider receipts

Our AI provider doesn’t send invoices via e-mail. We need to download them once per month, I usually do this myself. As we pay per user, setting up an account just to download invoices would cost us money. Also, their AI itself tells me they cannot send them via email…

Payroll

I upload the payroll directly to the tax consultant each month, as access to these documents is restricted for obvious reasons.

Below is the French version:

Bonjour,

et bonne année à tous !

Comme je viens de travailler sur la comptabilité du mois de décembre et que je souhaite mieux structurer davantage les choses en 2026 pour limiter les facteurs de risque, j’ai documenté les étapes et je suis heureux de les partager avec la communauté.

La partie ci-dessous concerne la préparation de la comptabilité - quelques informations sur la révision (déclaration de TVA, grands livres, traduction) seront fournies ultérieurement.

Florian

Stockage des données

Nous téléchargeons les documents sur Nextcloud et le comptable a un accès direct aux dossiers concernés. Pour la préparation, la principale tâche consiste à télécharger les factures et les reçus. La plupart sont envoyés à TDF par e-mail à deux adresses différentes. Malheureusement, tous les fournisseurs ne prennent pas en charge les destinataires comptables autres que le contact principal. Pour d’autres, nous devons télécharger manuellement, car les fournisseurs ne prennent pas du tout en charge l’envoi de factures par e-mail.

Schéma de nommage des fichiers

Les documents sont regroupés dans le dossier Nextcloud par domaine, c’est-à-dire les caisses, les factures, les relevés bancaires, etc. Pour les noms de fichiers, nous utilisons le format AAAAMMJJ-ZZ.pdf, la date correspondant à la date de facturation (et s’il n’y en a pas, ce qui est inhabituel, le cachet sur le document ou la date de numérisation du fichier). Plusieurs dossiers comportent des sous-dossiers pour l’année correspondante, afin de faciliter la recherche des reçus et d’éviter de se retrouver avec des centaines de documents dans une seule structure.

Il arrive parfois que nous ayons une facture et un reçu de paiement. Dans ce cas, nous conservons le même nom de fichier, mais ajoutons un petit a, b, c… à la fin, c’est-à-dire AAAAMMJJ-ZZa.pdf. Nous procédons de la même manière pour les pièces jointes telles que les décomptes de temps passé.

Certaines de nos factures, principalement celles provenant de l’un de nos hébergeurs, sont accompagnées d’un fichier TXT contenant des informations supplémentaires. Ce fichier porte le même nom que le document PDF correspondant.

Calendrier

Pour les factures, seul le montant payé au cours d’un mois donné est pris en compte (le terme technique est « Ist-Versteuerer »). Il s’agit généralement des factures émises entre les derniers jours du mois et le tout dernier jour du mois. Il existe deux exceptions : les factures de deux de nos hébergeurs sont souvent datées du premier jour du mois, mais ont en réalité été payées par carte de crédit avant cette date.

Certaines factures (par exemple celles du prestataire de services de paie et du conseiller fiscal) mentionnent explicitement la date à laquelle le paiement sera prélevé sur notre compte bancaire. Si celle-ci se situe le mois suivant, nous ne téléchargeons les factures qu’à ce moment-là.

Pour certaines statistiques, nous traitons environ 40 à 50 factures par mois.

Relevés bancaires

Tous les relevés bancaires sont fournis au format numérique PDF sur le portail en ligne de la banque, une fois par mois, y compris les relevés de carte de crédit. Nous les téléchargeons et les classons dans les dossiers correspondants, en les renommant selon le schéma de nommage ci-dessus. Le nom du fichier est basé sur la date du relevé.

Caisses

Les caisses sont téléchargées automatiquement par leurs propriétaires respectifs. Nous avons besoin des reçus au format PDF, ainsi que d’un journal annuel au format ODT et PDF. Le schéma de nommage des fichiers pour le journal est AAAAMM-ZZ.pdf, en commençant par -01 pour la première feuille du journal. La feuille est mise à jour/remplacée par la version actuelle, nous n’utilisons pas une nouvelle feuille par mois, mais seulement par an.

Formulaires de voyage

Pour les formulaires de voyage, nous n’avons pas encore de système de nommage, mais j’aimerais mettre à jour TSP pour en fournir un. Nous téléchargeons tous les reçus ainsi que la demande signée dans le dossier Nextcloud correspondant. Comme référence pour le nom du fichier, nous utilisons la date à laquelle le formulaire a été signé, et non celle à laquelle l’événement a eu lieu, car la première est plus susceptible d’être proche de la date de paiement (voir également ici les changements que nous souhaitons introduire à partir de cette année).

Reçus des agences pour l’emploi

Pour une agence pour l’emploi (pour les pays étrangers), le format des factures a malheureusement changé à plusieurs reprises et nous devons les télécharger depuis leur site web. Le formulaire que nous utilisons actuellement est le document portant la mention « Receipt » (Reçu) en haut. Pour l’instant, il y a un PDF par employé à télécharger, avec le détail des coûts. De plus, l’emplacement dans l’interface utilisateur web a changé plusieurs fois. Pour l’instant, les documents se trouvent dans Finance - Historique des paiements - Téléchargement en masse. Il est un peu difficile d’obtenir la période appropriée en raison du délai entre la facture et le paiement, mais en général, il suffit de prendre la première ligne qui indique « argent reçu » dans le mois, jusqu’aux premiers jours « argent reçu » du mois suivant. S’il manque quelque chose, le comptable vous le demandera.

Reçus du fournisseur de réseaux sociaux

Notre fournisseur de réseaux sociaux n’envoie pas de factures par e-mail. Nous devons les télécharger une fois par mois, je demande généralement au membre de l’équipe en charge de nous les envoyer.

Reçus du fournisseur d’hébergement

L’un de nos fournisseurs d’hébergement n’envoie plus de factures par e-mail. Nous devons les télécharger une fois par mois, je demande généralement au membre de l’équipe en charge de nous les envoyer.

Reçus des fournisseurs d’IA

Notre fournisseur d’IA n’envoie pas de factures par e-mail. Nous devons les télécharger une fois par mois, je m’en charge généralement moi-même. Comme nous payons par utilisateur, créer un compte uniquement pour télécharger des factures nous coûterait de l’argent. De plus, leur IA elle-même m’indique qu’ils ne peuvent pas les envoyer par e-mail…

Paie

Je télécharge la paie directement chez le conseiller fiscal chaque mois, car l’accès à ces documents est restreint pour des raisons évidentes.

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