Desde la sala de máquinas de TDF: contabilidad mensual

Esta es una traducción, mayoritariamente hecha por deepl.com, de From the machine room of TDF: monthly accounting

Hola

y feliz año nuevo a todos.

Como acabo de trabajar en la contabilidad de diciembre y me gustaría reestructurar las cosas en 2026 para evitar factores de riesgo, he documentado los pasos y me complace compartirlos con la comunidad.

La siguiente parte trata sobre la preparación de la contabilidad; más adelante se ofrece información sobre la revisión (declaración del IVA, libros de contabilidad, traducción).

Florian

Almacenamiento de datos

Subimos los documentos a Nextcloud, el contador tiene acceso directo a las carpetas pertinentes. Para la preparación, lo principal que hay que hacer es subir las facturas y los recibos. La mayoría se envía a TDF por correo electrónico a dos direcciones diferentes. Lamentablemente, no todos los proveedores admiten destinatarios contables distintos del contacto principal, y otros tenemos que descargarlos manualmente, ya que los proveedores no admiten el envío de facturas por correo electrónico.

Esquema de nombres de archivo

Los documentos se recopilan en la carpeta Nextcloud por área, es decir, las cajas, las facturas, los extractos bancarios, etc. Para los nombres de archivo, utilizamos AAAAMMDD-ZZ.pdf, siendo la fecha la fecha de la factura (y si no hay ninguna, lo que sería inusual, el sello del documento o la fecha de escaneo del archivo). Varias carpetas tienen subcarpetas para el año correspondiente, para facilitar la búsqueda de recibos y no acabar con cientos de documentos en una sola estructura.

A veces tenemos una factura y un recibo de pago. En este caso, mantenemos el mismo nombre de archivo, pero añadimos una pequeña a, b, c… al final, es decir, AAAAMMDD-ZZa.pdf. Hacemos lo mismo con los archivos adjuntos, como las hojas de asistencia.

Algunas de nuestras facturas, principalmente las de uno de nuestros proveedores de alojamiento, tienen un archivo TXT adjunto con más detalles. Se le asigna el mismo nombre de archivo que al documento PDF relacionado.

Plazo

En el caso de las facturas, solo es relevante lo que se pagó durante un mes específico («Ist-Versteuerer» es el término técnico). Por lo general, se trata de facturas de los últimos días del mes, hasta el último día del mes. Hay dos excepciones: las facturas de dos de nuestros proveedores de alojamiento suelen tener fecha del primer día del mes, pero en realidad se pagaron con tarjeta de crédito antes.

Algunas facturas (por ejemplo, las del proveedor de nóminas y el asesor fiscal) mencionan explícitamente cuándo se realizará el pago desde nuestra cuenta bancaria. Si eso ocurre en el mes siguiente, solo las subimos entonces.

Según algunas estadísticas, tenemos aproximadamente entre 40 y 50 facturas al mes.

Extractos bancarios

Todos los extractos bancarios se proporcionan digitalmente en formato PDF en el portal online del banco, una vez al mes, incluidos los extractos de las tarjetas de crédito. Los descargamos y los guardamos en las carpetas correspondientes, renombrándolos según el esquema de nombres de archivo anterior. El nombre del archivo se basa en la fecha del extracto.

Cajas

Las cajas son subidas automáticamente por sus respectivos propietarios. Necesitamos los recibos en PDF, así como un diario anual en formato ODT y PDF. El esquema de nombres de archivo para el diario es AAAAMM-ZZ.pdf, comenzando por -01 para la primera hoja del diario. La hoja se actualiza/sobrescribe con la versión actual, no utilizamos una nueva hoja por mes, solo por año.

Formularios de viaje

Para los formularios de viaje, aún no tenemos un esquema de nomenclatura, pero me gustaría actualizar TSP para proporcionarlo. Subimos todos los recibos, así como la solicitud firmada, a la carpeta Nextclouid correspondiente. Como referencia para el nombre del archivo, utilizamos la fecha en la que se firmó el formulario, no la fecha en la que tuvo lugar el evento, ya que la primera es más probable que se acerque a la fecha de pago (véase también aquí los cambios que queremos introducir a partir de este año 1).

Recibos de la agencia de empleo

En el caso de una agencia de empleo (para países extranjeros), lamentablemente, el formato de las facturas ha cambiado repetidamente y tenemos que descargarlas de su sitio web. El formulario que utilizamos actualmente es el documento que muestra «Recibo» en la parte superior. Por el momento, hay un PDF por empleado para descargar, con un desglose de los costos. Además, la ubicación en la interfaz de usuario web ha cambiado varias veces, por lo que, por el momento, los documentos se pueden encontrar en Finanzas - Historial de pagos - Descarga masiva. Obtener el periodo de tiempo adecuado es un poco complicado debido al retraso entre la factura y el pago, pero normalmente funciona con la primera línea que tiene «dinero recibido» en el mes, hasta los primeros días «dinero recibido» del mes siguiente. Si falta algo, el contador lo pedirá.

Recibos del proveedor de redes sociales

Nuestro proveedor de redes sociales no envía facturas por correo electrónico. Tenemos que descargarlas una vez al mes, por lo que suelo pedir al miembro del equipo responsable que nos las envíe.

Recibos del proveedor de alojamiento

Uno de nuestros proveedores de alojamiento ya no envía facturas por correo electrónico. Tenemos que descargarlas una vez al mes, por lo que suelo pedir al miembro del equipo responsable que nos las envíe.

Recibos del proveedor de IA

Nuestro proveedor de IA no envía facturas por correo electrónico. Tenemos que descargarlas una vez al mes, y normalmente lo hago yo mismo. Como pagamos por usuario, crear una cuenta solo para descargar facturas nos costaría dinero. Además, su propia IA me dice que no pueden enviarlas por correo electrónico…

Nóminas

Cada mes subo las nóminas directamente al asesor fiscal, ya que el acceso a estos documentos está restringido por razones obvias.

Procesadores de pagos y cuentas bancarias

También tenemos que cargar PayPal y Stripe en el sistema de contabilidad, pero, lamentablemente, ninguno de los dos ofrece integraciones nativas. Para PayPal, existe una herramienta del software de contabilidad que utiliza la API y carga las transacciones una vez al día. Para nuestro procesador de tarjetas de crédito, necesitamos una herramienta externa para descargar y convertir los datos al formato adecuado, para poder importarlos de nuevo al software de contabilidad.

Las cuentas bancarias suelen funcionar de forma inmediata a través de una API estandarizada, pero algunas instituciones financieras más recientes (como Wise) aún no parecen ofrecer integración nativa y también necesitan herramientas de conversión.