The Document Foundation Board of Directors Meeting 2024-06-03 - Call Minutes

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Board of Directors Meeting 2024-06-03
Call Minutes

Date: Monday, June 3, 2024
Location: Jitsi

Session chair: Eliane Domingos de Sousa
Keeper of the minutes: Stephan Ficht (unanimously accepted by all participants)

In the call:

Eike Rathke (Member of the Board), Italo Vignoli (Member of the Board), Sophie Gautier (Member of the Board), Eliane Domingos de Sousa (Chairperson), Laszlo Nemeth (Member of the Board), Simon Phipps (Deputy Chairperson), Osvaldo Gervasi (Member of the Board)

Mike Saunders (Deputy Member of the Board), Paolo Vecchi (Deputy Member of the Board)

Shinji Enoki (Membership Committee, substitute)

TDF Team: Heiko Tietze (UX Designer), Florian Effenberger (Executive Director), Stephan Ficht (Administrative Assistant)

Community: Justin Luth, Andreas Mantke, Dennis Rozcek

Representation: None

The Board of Directors at the time of the call consists of 7 seat holders without deputies. In order to be quorate, the call needs to have 1/2 of the Board of Directors members, which gives 4. A total of 7 Board of Directors members are attending the call.

The board waives all formal statutory requirements, or requirements in the foundations articles, or other requirements regarding form and invitation, time limits, and for the topics discussed in this meeting.

The call is quorate. From now on, motions can be passed with the agreement of a simple majority of those remaining present. The majority threshold is currently 4.

The meeting commenced at 16:04 UTC (18:04 Berlin time).

PUBLIC SECTION

A1. Questions and answers from the community

Stephan asked about the resignation of Board member Bjoern. Eliane said she was sorry to hear about his resignation, and doesn’t have any details. Laszlo was surprised too. Heiko raised Thorsten Behrens’ mailing list question about the audit, and Florian said that he had already replied.

A2. Status update from the Board

The Board briefly discussed the upcoming in-person meeting in Munich, confirmed that planning for the LibreOffice Conference is on-track, and welcomed Osvaldo as a full Board member.

A3. Planning of regular community sessions

Sophie talked about planning a session to talk to the community, which was also an idea from Simon, and said that a schedule would have to be adapted for the convenience of different communities. Mike said he will suggest something to the German-speaking community, although Florian noted that the community has become rather dormant.

Eliane talked about weekly meetings of the Brazilian community, going on for three years, and Simon said it’s important to reach out to developers too, like having a “town-hall” meeting" for developers.

A4. Update on tenders and growth of ecosystem

Italo said that the Board has to solve the issue of completing the tender regulations policy. Paolo suggested mandating Carlo Piana to complete the policy, while Florian described some blockers from the last Board, related to the budget. Simon said the Board needs to allocate time to it and clearly document the remaining issues. Italo said he had talked to Carlo about his doubts, and that Carlo should point the Board to the most important documents to be prepared for the Munich meeting. Osvaldo agreed with Italo.

A5. Update on the budget

Florian said there is a draft budget, inherited from the last Board’s budget which was voted on on December 31 2023. Eliane suggested having a budget for the Latin American LibreOffice community.

A6. Status update on the LibreOffice Conference

Sophie thanked Paolo for working on the organisation, and Italo on the marketing, hotel and catering. Paolo described how he is connecting with sponsors and supporters, and described the location.

A7. Translation of meeting minutes

Eliane said that translating Board meeting minutes would encourage more people to get involved with TDF’s projects. Sophie agreed that it’s important, but it takes time to find people among local communities. Florian said it would be a gateway to getting more information out to people, to spark more participation. Italo suggested looking into DeepL corporate accounts to help with translations.

A8. Status update from the project, the ecosystem and the team

Sophie and Florian provided a schedule for the upcoming in-person team meeting in Munich.

A9. First anonymous community survey on board work, TDF and LibreOffice

Heiko described a survey from years ago, and Sophie asked if a multilingual version would be possible, saying she will work with Heiko on it, who added that a good survey starts with good questions.

BOARD AND MEMBERSHIP COMMITTEE-ONLY SECTION

The meeting progressed to a closed session also attended by the Membership Committee as observers. The closed session was due to the most urgent matters discussed being of a sensitive commercial/legal nature.

The meeting ended at 18:26 UTC (20:26 Berlin time).

Eliane Domingos de Sousa (Session chair)
Stephan Ficht (Keeper of the minutes)

by image

(very few glitches I couldn’t even improve :wink: )



PARTIE PUBLIQUE

A1. Questions et réponses de la communauté

Stephan pose des questions sur la démission du membre du conseil d’administration, Bjoern. Eliane a déclaré qu’elle était désolée d’apprendre sa démission et n’a pas de détails. Laszlo fut également surpris. Heiko a soulevé la question de la liste de diffusion de Thorsten Behrens concernant l’audit, et Florian a déclaré qu’il avait déjà répondu.

A2. Mise à jour de la situation du Conseil

Le Conseil d’administration a brièvement discuté de la prochaine réunion en personne à Munich, a confirmé que la planification de la conférence LibreOffice est en bonne voie et a accueilli Osvaldo en tant que membre à part entière du Conseil d’administration.

A3. Planification de séances communautaires régulières

Sophie a parlé de planifier une séance pour parler à la communauté, ce qui était aussi une idée de Simon, et a dit qu’il faudrait adapter l’horaire pour la commodité des différentes communautés. Mike a déclaré qu’il suggérerait quelque chose à la communauté germanophone, même si Florian a souligné que la communauté était plutôt en sommeil.

Eliane a parlé des réunions hebdomadaires de la communauté brésilienne, qui se déroulent depuis trois ans, et Simon a déclaré qu’il était également important de tendre la main aux développeurs, comme organiser une « réunion publique » pour les développeurs.

A4. Le point sur les appels d’offres et la croissance de l’écosystème

Italo a déclaré que le Conseil devait résoudre la question de l’achèvement de la politique de réglementation des appels d’offres. Paolo a suggéré de mandater Carlo Piana pour compléter la politique, tandis que Florian a décrit certains blocages du dernier Conseil, liés au budget. Simon a déclaré que le Conseil doit y consacrer du temps et documenter clairement les questions en suspens. Italo a déclaré qu’il avait parlé à Carlo de ses doutes et que celui-ci devrait indiquer au Conseil d’administration les documents les plus importants à préparer pour la réunion de Munich. Osvaldo était d’accord avec Italo.

A5. Mise à jour sur le budget

Florian a indiqué qu’il existe un projet de budget, hérité du dernier budget du Conseil d’administration voté le 31 décembre 2023. Eliane a suggéré d’avoir un budget pour la communauté LibreOffice latino-américaine.

A6. Mise à jour du statut de la conférence LibreOffice

Sophie a remercié Paolo pour le travail sur l’organisation, et Italo pour le marketing, l’hôtellerie et la restauration. Paolo a décrit comment il se connecte avec les sponsors et les supporters, et a décrit le lieu.

A7. Traduction des procès-verbaux des réunions

Eliane a déclaré que la traduction des procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration encouragerait davantage de personnes à s’impliquer dans les projets de TDF. Sophie reconnaît que c’est important, mais qu’il faut du temps pour trouver des gens parmi les communautés locales. Florian a déclaré que ce serait une passerelle pour diffuser davantage d’informations aux gens et susciter une plus grande participation. Italo a suggéré de consulter les comptes d’entreprise DeepL pour faciliter les traductions.

A8. Mise à jour de l’état du projet, de l’écosystème et de l’équipe

Sophie et Florian ont fourni un calendrier pour la prochaine réunion d’équipe en personne à Munich.

A9. Première enquête communautaire anonyme sur le travail à bord, TDF et LibreOffice

Heiko a décrit une enquête datant d’il y a des années et Sophie a demandé si une version multilingue serait possible, affirmant qu’elle travaillerait avec Heiko, qui a ajouté qu’une bonne enquête commence par de bonnes questions.