From the machine room of TDF: Opening bank accounts

Hello,

as proposed previously I would like to share some insight into the challenges to open bank accounts as an international foundation.

It seems like a trivial act, but turns out to be a massive paperwork for everyone involved.

Legal representative

Every organization has legal representatives. In case of TDF, it is the board of directors as legal representative, in charge and responsible. Based on our statutes, the board also can issue warrants to individuals, but the ultimate legal representation, and the unique persons listed in the official documents, is the board of directors.

Anti money laundering rules

In consequence, it is the board of directors which needs to provide all their legal details for opening a bank account, every time there is a change in the board composition. This involves:

  • personal address (usually, PO boxes are not accepted)
  • tax status and tax ID, often including US tax status, e.g. FATCA
  • passport copy

For the latter, usually a video verification is required, similar to veriying your mobile phone contract. This can either be done in person or via video identification. In person, this often only works at the German postal service or a branch office of the bank, so it is not suitable for board members from other countries unless they are in Germany by chance anyways.

The video verification also has its challenges, I am not happy with how this is implemented. The first set of questions often is only in German, while the actual video verification often can be done in English. Usually, I join the non-German speaking board members via phone conference or Jitsi, to guide them through the verification process. It can also be tricky to find proper light and webcam, to get the verification done.

Some banks even go further and requires us, as a German entity, to fill in a US tax form (with which we effectively confirm we are a nonprofit in Germany and the tax treaty is applicable). The form for TDF usually is W8-BEN, like the one we have to provide for the app stores. Unfortunately, often it can’t be reused for some strange reasons, or is slightly updated, so we have to do the process again for several occasions.

Compliance

Every once in a while, the bank compliance department asks questions to fulfil their duties from anti money laundering rules. One of the more strange ones I received was “Why does your foundation regularly change its board composition, and why do you have board members from so many foreign countries?”. While that sounds quite offensive, the background is to minimize their risks and fulfil compliance rules, which get stricter day by day.

The obvious answer to the above is that board members are elected as per our statutes and can be elected from around the globe, plus a link to our statutes. Still, it is bureacracy, and failing to comply in time can lead to a temporary block of the bank account. In this case, it doesn’t matter of the questions were rightful or wrong, we have a problem then.

Blast from the past

Thankfully, most banks - while they require a physical signature on paper - at least provide one document per person. Some banks, however, require a physical signature on the same sheet of paper. That obviously adds massive overhead and delays, if you have to ship documents around the globe. Sometimes FOSDEM or LibOCon come in handy and we get most people on site, but the timing of the bank requests can be odd, and deadlines are tight.

Rules are not always the same

Banks seem to interpret regualations quite differently. While some banks ask for data of all board members, some are fine to only get it from chair or deputy and another board member. That makes our life easier of course, but things also harder to plan, if the application of regulations is handled differently with every bank. This is part of the reason why we closed several bank accounts again, as the administrative overhead was just too much.

Why not a warrant?

A warrant would make things so much easier. However, whether rightfully or not, several banks outright refuse that, and require people to be present in person. Probably, a warrant given in front of a notary would work, but then we run in circles, as it likely requires a German notary, which means getting people to Germany.

A German problem?

No. Anti money laundering rules are international and at an European level, and I’ve heard similar horror stories from other organizations. Depending on your setup and the banks involved you might run into challenges or not, but the underlying problem is at least comparable.

Not only banks…

…but also payment processors for credit cards require similar details. Recently, also lawyers, tax consultants, auditors and notaries ask for such documentation.

Fun story

One particular fun story is when in summer of 2024, we had an in-person team meeting in Munich, with also board members present. We tried a video identification before, but the respective passport was too new for the system and it didn’t have the security identifiers. The only option the bank provided was to do it in person in Germany.

While in Munich, we took the opportunity, spontaneously wen to the banks, and did the signature in person. It took a bit of discussion to get this achieved (and some interesting moments of us in leisure clothing in a fancy investment bank), but it eventually worked out.

[French version, from deepl]

Bonjour,

Comme proposé précédemment, j’aimerais partager quelques réflexions sur les défis liés à l’ouverture de comptes bancaires en tant que fondation internationale.

Cela peut sembler anodin, mais cela s’avère être une tâche administrative considérable pour toutes les personnes concernées.

Représentant légal

Chaque organisation a des représentants légaux. Dans le cas de TDF, c’est le conseil d’administration qui est le représentant légal, chargé et responsable. Conformément à nos statuts, le conseil peut également délivrer des mandats à des particuliers, mais le représentant légal ultime, et les seules personnes mentionnées dans les documents officiels, sont les membres du conseil d’administration.

Règles anti-blanchiment d’argent

En conséquence, c’est le conseil d’administration qui doit fournir toutes ses coordonnées légales pour ouvrir un compte bancaire, chaque fois qu’il y a un changement dans la composition du conseil. Cela comprend :

  • adresse personnelle (en général, les boîtes postales ne sont pas acceptées)
  • statut fiscal et numéro d’identification fiscale, incluant souvent le statut fiscal américain, par exemple FATCA
  • copie du passeport

Pour ce dernier, une vérification vidéo est généralement requise, similaire à la vérification de votre contrat de téléphonie mobile. Cela peut se faire soit en personne, soit par identification vidéo. En personne, cela ne fonctionne souvent qu’auprès des services postaux allemands ou d’une succursale de la banque, ce qui ne convient pas aux membres du conseil d’administration venant d’autres pays, à moins qu’ils ne se trouvent par hasard en Allemagne.

La vérification par vidéo présente également des difficultés, et je ne suis pas satisfait de la manière dont elle est mise en œuvre. La première série de questions est souvent uniquement en allemand, alors que la vérification par vidéo proprement dite peut souvent être effectuée en anglais. En général, je rejoins les membres du conseil d’administration qui ne parlent pas allemand par conférence téléphonique ou via Jitsi, afin de les guider tout au long du processus de vérification. Il peut également être difficile de trouver un éclairage et une webcam appropriés pour effectuer la vérification.

Certaines banques vont même plus loin et exigent que nous, en tant qu’entité allemande, remplissions un formulaire fiscal américain (avec lequel nous confirmons effectivement que nous sommes une organisation à but non lucratif en Allemagne et que la convention fiscale est applicable). Le formulaire pour TDF est généralement le W8-BEN, comme celui que nous devons fournir pour les boutiques d’applications. Malheureusement, il ne peut souvent pas être réutilisé pour des raisons étranges, ou est légèrement mis à jour, ce qui nous oblige à refaire le processus à plusieurs reprises.

Conformité

De temps à autre, le service de conformité de la banque pose des questions afin de remplir ses obligations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent. L’une des questions les plus étranges que j’ai reçues était : « Pourquoi votre fondation change-t-elle régulièrement la composition de son conseil d’administration et pourquoi compte-t-elle des membres provenant d’autant de pays étrangers ? ». Bien que cela puisse paraître assez offensant, l’objectif est de minimiser les risques et de respecter les règles de conformité, qui deviennent chaque jour plus strictes.

La réponse évidente à cette question est que les membres du conseil d’administration sont élus conformément à nos statuts et peuvent être élus dans le monde entier, avec un lien vers nos statuts. Il s’agit toutefois de bureaucratie, et le non-respect des délais peut entraîner le blocage temporaire du compte bancaire. Dans ce cas, peu importe que les questions soient justifiées ou non, nous avons un problème.

Un retour vers le passé

Heureusement, la plupart des banques, bien qu’elles exigent une signature manuscrite sur papier, fournissent au moins un document par personne. Certaines banques exigent toutefois une signature manuscrite sur la même feuille de papier. Cela entraîne évidemment des frais généraux et des retards considérables, si vous devez envoyer des documents à travers le monde. Parfois, le FOSDEM ou le LibOCon sont utiles et nous pouvons réunir la plupart des personnes sur place, mais le timing des demandes des banques peut être étrange et les délais sont serrés.

Les règles ne sont pas toujours les mêmes

Les banques semblent interpréter les réglementations de manière très différente. Alors que certaines banques demandent les données de tous les membres du conseil d’administration, d’autres se contentent de celles du président ou du vice-président et d’un autre membre du conseil. Cela nous facilite bien sûr la vie, mais rend également les choses plus difficiles à planifier, si l’application des réglementations est gérée différemment par chaque banque. C’est en partie pour cette raison que nous avons de nouveau fermé plusieurs comptes bancaires, car les frais administratifs étaient tout simplement trop élevés.

Pourquoi pas un mandat ?

Un mandat faciliterait grandement les choses. Cependant, à tort ou à raison, plusieurs banques refusent catégoriquement cette solution et exigent que les personnes soient présentes en personne. Un mandat délivré devant un notaire ferait probablement l’affaire, mais cela nous ramène à la case départ, car il faudrait probablement faire appel à un notaire allemand, ce qui impliquerait de faire venir des personnes en Allemagne.

S’agit-il d’un problème allemand ?

Non. Les règles anti-blanchiment d’argent sont internationales et, au niveau européen, j’ai entendu des histoires similaires dans d’autres organisations. Selon votre configuration et les banques concernées, vous pouvez rencontrer des difficultés ou non, mais le problème sous-jacent est très comparable.

Non seulement les banques…

… mais aussi les organismes de traitement des paiements par carte de crédit exigent des informations similaires. Depuis peu, les avocats, les conseillers fiscaux, les auditeurs et les notaires demandent également ces documents.

Une anecdote amusante

Une anecdote particulièrement amusante s’est produite à l’été 2024, lorsque nous avons organisé une réunion d’équipe en présentiel à Munich, à laquelle participaient également les membres du conseil d’administration. Nous avions déjà essayé l’identification par vidéo, mais le passeport concerné était trop récent pour le système et ne comportait pas les identifiants de sécurité. La seule option proposée par la banque était de le faire sur place en Allemagne.

Pendant notre séjour à Munich, nous avons saisi l’occasion pour nous rendre spontanément à la banque et signer en personne. Il a fallu quelques discussions pour y parvenir (et nous avons vécu des moments intéressants, vêtus de nos tenues décontractées dans une banque d’investissement chic), mais cela a finalement fonctionné.

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Merci pour la traduction!

You can find the Spanish version at Desde la sala de máquinas de TDF: Apertura de cuentas bancarias

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Traditional Chinese translation is here:

tdf-bankaccounts-zh_TW.pdf (262.0 KB)

I’ve just published a German translation at [de-discuss] Aus dem Maschinenraum: Bankkonten eröffnen – The Document Foundation Mailing List Archives