Esta es una traducción, mayoritariamente hecha por deepl.com, de From the machine room of TDF: Opening bank accounts
Hola,
tal y como se propuso anteriormente, me gustaría compartir algunas ideas sobre los retos que supone abrir cuentas bancarias como fundación internacional.
Parece una tarea trivial, pero resulta ser un papeleo enorme para todos los involucrados.
Representante legal
Todas las organizaciones tienen representantes legales. En el caso de TDF, es la junta directiva la que actúa como representante legal, encargada y responsable. Según nuestros estatutos, la junta también puede emitir órdenes judiciales a particulares, pero la representación legal última, y las personas únicas que figuran en los documentos oficiales, es la junta directiva.
Normas contra el blanqueo de capitales
En consecuencia, es la junta directiva la que debe proporcionar todos sus datos legales para abrir una cuenta bancaria, cada vez que se produce un cambio en la composición de la junta. Esto implica:
- dirección personal (por lo general, no se aceptan apartados de correos)
- la situación fiscal y el número de identificación fiscal, que a menudo incluye la situación fiscal en EE.UU., por ejemplo, FATCA 1
- copia del pasaporte
Para esto último, normalmente se requiere una verificación por vídeo, similar a la verificación de un contrato de telefonía móvil. Esto se puede hacer en persona o mediante identificación por vídeo. En persona, esto solo suele funcionar en el servicio postal alemán o en una sucursal del banco, por lo que no es adecuado para los miembros de la junta directiva de otros países, a menos que se encuentren en Alemania por casualidad.
La verificación por vídeo también tiene sus dificultades, y no me gusta cómo se lleva a cabo. La primera serie de preguntas suele estar solo en alemán, mientras que la verificación por vídeo propiamente dicha a menudo se puede realizar en inglés. Por lo general, me uno a los miembros de la junta directiva que no hablan alemán a través de una conferencia telefónica o Jitsi, para guiarlos a través del proceso de verificación. También puede ser complicado encontrar la luz y la cámara web adecuadas para realizar la verificación.
Algunos bancos van incluso más allá y nos exigen, como entidad alemana, que rellenemos un formulario fiscal estadounidense (con el que confirmamos efectivamente que somos una organización sin ánimo de lucro en Alemania y que se aplica el convenio fiscal). El formulario para TDF suele ser el W8-BEN, como el que tenemos que proporcionar a las tiendas de aplicaciones. Por desgracia, a menudo no se puede reutilizar por alguna extraña razón, o se actualiza ligeramente, por lo que tenemos que repetir el proceso en varias ocasiones.
Cumplimiento
De vez en cuando, el departamento de cumplimiento normativo del banco hace preguntas para cumplir con sus obligaciones en materia de normas contra el blanqueo de capitales. Una de las más extrañas que he recibido fue: «¿Por qué su fundación cambia regularmente la composición de su junta directiva y por qué tiene miembros de tantos países extranjeros?». Aunque suena bastante ofensivo, el motivo es minimizar sus riesgos y cumplir con las normas de cumplimiento, que son cada día más estrictas.
La respuesta obvia a lo anterior es que los miembros de la junta directiva son elegidos según nuestros estatutos y pueden ser elegidos en todo el mundo, se envía además de un enlace a nuestros estatutos. Aun así, se trata de burocracia, y no cumplir a tiempo puede dar lugar a un bloqueo temporal de la cuenta bancaria. En este caso, no importa si las preguntas eran correctas o incorrectas, entonces tenemos un problema.
Un recuerdo del pasado
Afortunadamente, la mayoría de los bancos, aunque exigen una firma física en papel, al menos proporcionan un documento por persona. Sin embargo, algunos bancos exigen una firma física en la misma hoja de papel. Obviamente, eso añade una enorme carga administrativa y retrasos, si hay que enviar documentos por todo el mundo. A veces, FOSDEM o LibOCon resultan útiles y conseguimos que la mayoría de la gente esté presente, pero el momento en que se producen las solicitudes de los bancos puede ser extraño y los plazos son ajustados.
Las normas no siempre son las mismas
Los bancos parecen interpretar las normativas de forma muy diferente. Mientras que algunos bancos solicitan los datos de todos los miembros de la junta directiva, a otros les basta con los del presidente o el vicepresidente y otro miembro de la junta. Eso nos facilita la vida, por supuesto, pero también dificulta la planificación, si la aplicación de las normativas se gestiona de forma diferente en cada banco. Esta es una de las razones por las que volvimos a cerrar varias cuentas bancarias, ya que los gastos administrativos eran demasiado elevados.
¿Por qué no una autorización?
Una autorización facilitaría mucho las cosas. Sin embargo, ya sea con razón o sin ella, varios bancos lo rechazan de plano y exigen que las personas estén presentes en persona. Probablemente, una autorización otorgada ante un notario funcionaría, pero entonces nos encontraríamos en un círculo vicioso, ya que probablemente se necesitaría un notario alemán, lo que significa llevar a las personas a Alemania.
¿Un problema alemán?
No. Las normas contra el blanqueo de capitales son internacionales y se aplican a nivel europeo, y he oído historias similares de otras organizaciones. Dependiendo de su configuración y de los bancos implicados, puede que se encuentre con dificultades o no, pero el problema subyacente es, como mínimo, comparable.
No solo los bancos…
sino también los procesadores de pagos de tarjetas de crédito exigen datos similares. Recientemente, también los abogados, asesores fiscales, auditores y notarios solicitan dicha documentación.
Una anécdota divertida
Una anécdota especialmente divertida ocurrió en el verano de 2024, cuando tuvimos una reunión presencial del equipo en Múnich, a la que también asistieron miembros de la junta directiva. Intentamos realizar una identificación por vídeo, pero el pasaporte en cuestión era demasiado nuevo para el sistema y no tenía los identificadores de seguridad. La única opción que ofrecía el banco era hacerlo en persona en Alemania.
Mientras estábamos en Múnich, aprovechamos la oportunidad, fuimos espontáneamente a los bancos y firmamos en persona. Nos costó un poco conseguirlo (y vivimos algunos momentos interesantes con nuestra ropa informal en un elegante banco de inversión), pero al final lo logramos.