Esta es una traducción, mayoritariamente hecha por deepl.com, de From the machine room of TDF: Reviewing monthly accounting
Ahora que los libros contables de diciembre han sido preparados por el contador, voy a compartir con ustedes las tareas que TDF suele realizar para finalizar su contabilidad mensual.
Aunque el equipo se encarga de todo, la responsabilidad última recae en la junta directiva de TDF. Véanse también nuestros estatutos, que en el artículo 8 II establecen que las « tareas principales de la junta directiva son: la gestión de los activos de la fundación, el uso de los recursos de la fundación, la preparación de un plan presupuestario, la contabilidad adecuada y la recopilación de documentos , y la preparación del estado financiero anual y el informe de actividades».
Plazos
Hay varias cosas que están sujetas a plazos:
- La declaración del IVA, con plazo límite el día 10 del mes siguiente, es decir, el IVA de diciembre debe presentarse antes del 10 de febrero.
- La fecha límite habitual es el día 10 del mes siguiente (por lo tanto, el IVA de diciembre debe presentarse antes del 10 de enero). Para poder optar a una prórroga permanente de este plazo, que se ha concedido a TDF, debemos ser contribuyentes fiables, cumplir todos los plazos y realizar el pago anticipado especial 1/11, cuyo plazo vence el 10 de febrero.
- Cada trimestre, debemos presentar un informe resumido del IVA de nuestras ventas (principalmente las tiendas de aplicaciones) con fecha límite el día 25 después del final de cada trimestre.
- Las declaraciones federales AWS Z4 con fecha límite el día 10 después del final del mes, que afortunadamente ahora solo se requieren para pagos superiores a 50 000 €, lo que nos alivia bastante la situación. Si tenemos que presentar una declaración, no solo tenemos que identificar los países implicados, sino también identificar correctamente el tipo de servicio prestado, lo que puede suponer un reto en sí mismo.
Hay otros plazos que dependen de la contabilidad mensual, por ejemplo, la declaración de la seguridad social de los artistas antes del 31 de marzo y, por supuesto, las declaraciones anuales de impuestos e IVA y la auditoría cuatrienal de la seguridad social.
Revisión de los libros de contabilidad
Recibimos los libros de contabilidad con partidas en formato PDF. Nuestros gastos y proyectos se encuentran en las cuentas del libro mayor, y hacemos una revisión rápida para comprobar si las partidas se han asignado correctamente (por ejemplo, si un evento entra dentro del presupuesto de «marketing» o «comunidad»). El documento también contiene la depreciación, por ejemplo, del hardware.
Normalmente no revisamos todo el libro mayor, ya que en él se reflejan todas las donaciones individuales, lo que supone cientos, si no miles, de páginas. Como se ha explicado anteriormente, a veces tenemos alrededor de 45.000 transacciones al mes.
Normalmente no es necesario realizar correcciones en esos libros de contabilidad, ya que el contador conoce nuestros proyectos y, en caso de duda, nos aclara las cosas de antemano. Los pagos recurrentes se asignan automáticamente a la cuenta correcta.
Para algunas estadísticas, los libros de contabilidad de diciembre que hay que revisar tienen 95 páginas.
Durante este proceso, el contador descubre de vez en cuando retiradas injustificadas, que en el pasado teníamos que volver a contabilizar mediante una llamada telefónica al banco, pero que ahora podemos hacer cómodamente en línea, lo que nos ahorra mucho tiempo.
Además, revisar los libros de contabilidad significa asignar correctamente los ingresos y gastos a nuestra parte sin ánimo de lucro y a nuestra parte comercial (principalmente honorarios del consejo asesor, ventas de mercancías y ventas en la tienda de aplicaciones). Esto también será relevante para la declaración del IVA (véase más abajo).
Traducciones de los libros de contabilidad
Una vez realizado este paso, los libros de contabilidad alemanes se traducen al inglés para ser publicados en nuestra wiki. Se trata de un proceso parcialmente manual: las cadenas de traducción se aplican automáticamente, pero algunas partidas deben ser redactadas (o más bien combinadas) por razones de confidencialidad, en particular los salarios y las compensaciones, así como temas legales específicos.
¿Qué son el IVA y la inversión del sujeto pasivo?
Con esto, la contabilidad no ha terminado, ya que el siguiente paso es revisar las declaraciones mensuales del IVA. El IVA puede convertirse en un problema costoso, y nuestras ventas en las tiendas de aplicaciones han provocado recientemente otra auditoría del IVA, que hemos superado con éxito.
En su ámbito sin ánimo de lucro, que abarca la mayor parte de nuestras actividades, TDF tiene que pagar el IVA, pero no puede recuperarlo. En nuestra parte comercial, que consiste principalmente en honorarios del consejo asesor, venta de mercancías y ventas en tiendas de aplicaciones, podemos recuperar el IVA, como cualquier empresa normal. Sin embargo, no se nos permite financiar nuestra parte comercial con ingresos de nuestra parte sin ánimo de lucro, ya que este último dinero está exento de impuestos o tiene privilegios fiscales.
En el caso de las facturas de Alemania, normalmente el emisor de la factura añade el IVA (que suele ser del 19 % en Alemania), TDF paga la suma total y el emisor de la factura paga el dinero a su oficina de impuestos.
Para los negocios con países extranjeros, o más concretamente, con alguien que no utilice un número de identificación fiscal alemán, se aplica un principio denominado inversión del sujeto pasivo del IVA. TDF recibe una factura neta y tiene que pagar el IVA correspondiente dentro de Alemania y hacer este cálculo nosotros mismos. Lamentablemente, hay bastantes excepciones, por ejemplo:
- los servicios bancarios no suelen estar sujetos al IVA, pero los procesadores de pagos sí lo están
- las comisiones bancarias por pagos fuera de la zona euro no están sujetas al IVA, el importe de la factura sin las comisiones puede
- las cuotas de afiliación no suelen estar sujetas a la inversión del sujeto pasivo
- los restaurantes, hoteles, eventos y otros servicios «vinculados a bienes inmuebles» no suelen estar sujetos a la inversión del sujeto pasivo del IVA
- los reembolsos de viajes a voluntarios comunitarios no suelen estar sujetos al IVA
También los socios contractuales que son pequeñas empresas y/o no disponen de un número de IVA pueden prestar servicios sujetos a la inversión del sujeto pasivo del IVA.
Nota: La lista anterior no es exhaustiva y no constituye una declaración ni un asesoramiento jurídico. Las cosas cambian rápidamente en este ámbito y las normativas pueden variar de un país a otro. Consulte siempre a su asesor fiscal para conocer la normativa aplicable.
Revisión de la declaración del IVA
Cada mes, el contador prepara una hoja de cálculo con los pagos sujetos al IVA. En un primer paso, verificamos esta lista revisando nuestras cuentas bancarias y extractos de tarjetas de crédito y, mediante filtros, comparamos las transacciones con la hoja de cálculo. Nunca ha faltado nada, nuestro contable trabaja con mucha diligencia, pero debemos comprobar que todo está en orden antes de que TDF presente la declaración.
En un segundo paso, tenemos que evaluar de dónde procede la factura, en particular, qué número de identificación fiscal se ha utilizado. Una empresa de Polonia, Italia o Francia puede seguir teniendo y utilizando su número de identificación fiscal alemán, en cuyo caso es probable que no se aplique la inversión del sujeto pasivo, ya que se considera que la factura procede de Alemania. El origen de la factura también es relevante para marcar la categoría adecuada. Técnicamente, la inversión del sujeto pasivo del IVA solo parece existir dentro de la Unión Europea. Los países extranjeros aplican un principio similar, pero se denomina de otra manera y debe declararse en una categoría diferente.
En un tercer paso, debemos eliminar cualquier comisión bancaria del importe pagado. Estas suelen aparecer en la línea de la transacción. Por lo general, solo la suma sin las comisiones está sujeta al IVA. La diferencia por transacción puede ser de unos pocos céntimos (dólares estadounidenses en una tarjeta de crédito) hasta 40 € (transferencia bancaria a un país no perteneciente a la zona euro). Por cierto, las comisiones no suelen variar mucho entre los distintos servicios de pago, solo se combinan de diferentes maneras, por ejemplo, en la conversión de divisas o en las comisiones por transacción.
Nuestro procesador de tarjetas de crédito es un caso específico, ya que elimina sus comisiones, que están sujetas al IVA, de los pagos mensuales, por lo que tenemos que identificar la suma basándonos en la factura que nos envían cada mes.
Además, la agencia de empleo que utilizamos para contratar en países extranjeros requiere cierto trabajo manual, ya que no todos los empleados aparecen en una sola línea, sino que las transacciones se agrupan y deben identificarse según la factura que recibimos.
La declaración del IVA de diciembre que estamos revisando actualmente tiene 36 líneas en cinco categorías y una suma preliminar de aproximadamente 10.000 €. Por último, pero no menos importante, con la declaración del IVA de diciembre, podemos deducir el pago anticipado especial de 1/11 que hicimos a principios de este año, lo que reduce efectivamente la cantidad que tenemos que pagar ahora.
Buenas noticias al final
Si has llegado hasta aquí, me gustaría recompensarte con algunas buenas noticias. El año pasado fue probablemente el mejor de la historia de TDF en términos de donaciones. Según las cifras preliminares, obtuvimos unos ingresos totales de 1.967.680,88 €**, frente a los 1.391.189,00 € de 2024 y los 1.302.956,10 € de 2023.**
Solo en noviembre se recaudaron aproximadamente 200.000 € y en diciembre 300.000 € en donaciones.
¡Muchas gracias a todos nuestros donantes y colaboradores!