[DECISÃO] Nomear membros do comitê de associação e anunciar os resultados finais da eleição

Olá,

A seguinte votação, realizada em privado hoje, é agora tornada pública de acordo com os nossos estatutos:

Votar:

O conselho determina os seguintes resultados finais da eleição para o comitê de membros e nomeia os seguintes membros:

Membros Eleitos:

  1. Gustavo Buzzatti Pacheco
  2. Stéphane Guillou
  3. Balázs Varga
  4. Pranam Kumarbhai Lashkari
  5. Jona Azizaj

Deputados Eleitos
6. Shinji Enoki
7. Andreas Mantke
8. Marco Marinello

Esta lista é diferente dos resultados preliminares das eleições. O conselho decidiu não nomear Cor Nouws (“o candidato”) como membro do comitê de membros. Jona Azizaj, o membro substituto com a próxima preferência mais alta, é, portanto, um membro efetivo do comitê de membros. Nossos motivos são explicados a seguir.

É muito urgente que o novo comitê de membros inicie seus trabalhos para o arquivamento trimestral dos curadores. Portanto, esta votação ocorrerá daqui a 48h.

Fundamentação pública

Nos últimos dez dias, o conselho discutiu intensamente a eleição do comitê de membros. Tivemos uma extensa conversa por e-mail, uma longa reunião online com nosso advogado e pedimos conselhos a dois advogados diferentes. Ambos confirmaram que, como conselho, não temos escolha a não ser evitar possíveis conflitos de interesse.

Abaixo, resumimos a situação e a justificativa para nossa decisão. Queremos ser transparentes com vocês como membros que participaram de uma votação democrática. Ao mesmo tempo, não podemos tornar todos os detalhes públicos porque eles estão relacionados a questões legais que nós, como conselho, abordamos atualmente. Essas questões legais também envolvem as ações passadas do candidato.

1. Afiliação pouco clara e período de "reflexão"

Os estatutos da fundação (Statutes of The Document Foundation — The Document Foundation) exigem que o conselho publique “conflitos de interesse com duração superior a um mês” e que “evite possíveis conflitos de interesse dentro da fundação”.

Um exemplo de tal conflito é a “regra de um terço” no § 8 parágrafo 4. Não mais do que 1/3 dos membros do conselho, do comitê de membros ou do conselho consultivo podem ter a mesma afiliação com uma empresa, organização ou entidade ou uma de suas organizações afiliadas.

Não são apenas os estatutos que regulam isso. Além disso, o regulamento interno (Board of Directors Rules of Procedure - The Document Foundation Wiki) determina a prevenção de possíveis conflitos de interesse. No mesmo espírito dos estatutos, exigem um período de “reflexão” de três meses (§ 11 número 3). Esta é uma regra estabelecida que está em vigor desde maio de 2015.

Esses três meses são o tempo mínimo absoluto. Os funcionários públicos em alguns países têm um período de reflexão de vários anos.

O conselho considera alterar os estatutos para introduzir um limite de mandatos consecutivos para o conselho e o comitê de membros. Queremos restringir a mudança de um dos órgãos da fundação para outro e adicionar um longo período de “reflexão” para as afiliações. Assim que tivermos uma primeira proposta, discutiremos com vocês como nossos membros.

2. Não divulgação da afiliação

O candidato não divulgou adequadamente sua afiliação no momento da nomeação. A filiação, caso tenha mudado, mudou apenas alguns dias antes do início da eleição, mas após a auto-nomeação. A auto-nomeação do candidato continha uma afiliação errada. Só foi esclarecido que seria “por volta de 1º de setembro” depois que um membro da comunidade perguntou explicitamente (Self nomination as candidate for the MC - #3 by cornouws).

A segunda declaração do candidato é contrária à sua primeira. O candidato também não publicou todas as alterações em tempo hábil.

A declaração do próprio candidato em 25 de agosto não estava correta. A segunda declaração em 28 de agosto, um dia após a realização de duas das três reuniões eleitorais, não foi adequada para eliminar totalmente todas as dúvidas criadas pela própria comunicação do candidato. Essa comunicação também foi usada na automarketing de sua candidatura durante a eleição.

O conselho não pode excluir um efeito no resultado da eleição. A justiça exige que levemos em conta essa possível vantagem.

3. Falha no esclarecimento

Como a situação não estava clara, o conselho queria esclarecê-la. Portanto, fizemos cinco perguntas razoáveis ao candidato e à empresa à qual o candidato ainda pode estar afiliado. Ao responder às perguntas, ambos poderiam ter ajudado a remediar as preocupações.

Infelizmente, a empresa não respondeu às perguntas de forma satisfatória. O candidato rejeitou explicitamente responder às perguntas quando foi questionado pela segunda vez. Portanto, a afiliação permanece obscura.

O conselho declarou corretamente anteriormente, não contestado pelo candidato, que a afiliação é motivo de conflito de interesses (Declaration of Conflict of Interest - Cor Nouws).

Além disso, não está claro se existe um acordo de confidencialidade (NDA) entre o candidato e a empresa. O conselho está ciente de que tais NDAs podem existir e podem vincular o candidato por vários anos, mais de um mandato no comitê de membros.

Como nossas perguntas não foram respondidas, nós, como conselho e órgão responsável pelas eleições do comitê de membros, não pudemos determinar a afiliação do candidato com razoável certeza.

As decisões judiciais confirmam que declarações omitidas ou falsas durante uma eleição podem levar à impossibilidade de nomear o candidato.

É dever do conselho evitar que o comitê de membros tenha mais de um terço de seus membros afiliados à mesma empresa, organização ou entidade ou a uma de suas organizações afiliadas. Ainda mais, o conselho tem que evitar possíveis conflitos de interesse. O candidato estava no centro de tal conflito de interesses, durando mais de um mês. Portanto, nós, como conselho, somos obrigados a agir conforme previsto nos estatutos.

4. Determinação de conflitos de interesse

O candidato foi encontrado em um conflito de interesses com duração superior a um mês pelo conselho anterior (Declaration of Conflict of Interest - Cor Nouws). Esta decisão não foi contestada nem desafiada.

Embora o conselho tenha que evitar até mesmo potenciais conflitos de interesse, deve agir ainda mais forte no caso de um conflito de interesses ser determinado.

Ao ponderar os diferentes argumentos, o conselho também levou em consideração os critérios e padrões que o próprio candidato estabeleceu em seu mandato anterior durante uma votação sobre conflito de interesses para outro membro do conselho. Ao aplicar esses critérios e padrões a si mesmo, o candidato encontra-se em conflito de interesses no passado e no presente.

5. Conflitos devido a atividades passadas no conselho e auditorias

O comitê de membros é o órgão de supervisão da The Document Foundation. A fundação tem que passar por auditorias anuais. A auditoria do ano atual abrange as atividades do conselho no ano passado. Como resultado da mudança do conselho para o órgão de supervisão, o candidato pode estar envolvido em uma auditoria de suas próprias ações.

Nos últimos meses, o conselho atual vem lidando com as consequências de ações do conselho anterior, do qual o candidato era membro. Espera-se que também para os próximos anos, pelo menos até o final do mandato desta diretoria, teremos que lidar com assuntos que surgiram da diretoria anterior.

Essas ações criam uma situação problemática contínua para a TDF. Isso inclui correspondência contínua com as autoridades da fundação e seguros. A situação tem bloqueado muito trabalho diário na TDF há muito tempo e levou à demissão de membros do conselho e da equipe. É a principal razão pela qual a TDF teve que interromper as licitações por cerca de dois anos e meio, com um impacto negativo em nosso software. Ainda mais, o conselho anterior, incluindo o candidato, teve que dissolver todos os itens orçamentários relacionados a licitações e criar 491.000,00 € de gastos e reservas de emergência ([DECISION] - Approve 2023 annual budget and reserves) no último dia do ano de 2023. A situação dos membros do conselho com interesses conflitantes presentes também forçou a fundação a gastar uma grande quantia de dinheiro em honorários advocatícios nos últimos três anos (Accounting Ledgers - The Document Foundation Wiki).

O conselho não pode divulgar todos os detalhes. No entanto, nomear o candidato como membro do órgão de fiscalização seria em detrimento da fundação.

Após os eventos do passado, mudar para o comitê de membros nesta situação particular é uma fonte para um possível conflito de interesses em si. Independentemente do possível conflito de interesses do candidato para sua afiliação, qualquer terceiro acharia ultrajante mudar para o órgão de controle no exato momento em que os controles precisam ser reforçados de forma severa, imutável e demonstrável ao público.

6. Respeitar a vontade do eleitor e a falta de informação pública

O conselho está plenamente ciente do fato de que a decisão impede o pleno desenvolvimento da vontade dos eleitores. Isso foi cuidadosamente ponderado nesta decisão muito difícil, mas infelizmente era inevitável.

Por boas razões, a regra do um terço nos estatutos e a obrigação de prevenir conflitos de interesse regulam claramente o que devemos fazer aqui, mesmo que isso signifique que uma pessoa eleita não será nomeada como membro do órgão. Com base na experiência histórica, os estatutos providenciaram soluções para garantir uma participação justa e imparcial na fundação.

Infelizmente, nem todas as informações foram compartilhadas com os membros. O conselho atual está trabalhando duro para tomar conhecimento, compilar e compartilhar todas as informações relevantes com os membros. Infelizmente, as informações fornecidas pelo conselho anterior são em partes insuficientes. Além disso, o conselho atual foi informado de que várias discussões no conselho anterior ocorreram, excluindo dois membros do conselho, um deles o vice-presidente. Além disso, essas atividades parecem ter sido iniciadas pelo próprio candidato. À medida que aprendemos mais dia a dia, não é improvável que mesmo o conselho atual não tenha acesso a todas as informações. Isso desempenhou um papel na auditoria do ano passado e também será um problema na deste ano.

7. Alternativas inviáveis

Se o conselho tivesse decidido de forma diferente, o comitê de membros teria enfrentado uma situação quase impossível de resolver. Mais de um terço de seus membros teriam interesses atuais ou ainda não “esfriados”.

Como alternativa, o conselho poderia ter decidido nomear o candidato como membro do comitê de membros, após os resultados preliminares das eleições. No entanto, se o conselho confirmasse um membro em conflito, ele violaria seus próprios deveres de acordo com o § 8, parágrafo 4, frase 1 dos estatutos. O conselho precisa evitar e prevenir até mesmo potenciais conflitos de interesse.

Se nomeássemos o candidato como membro do comitê de membros, teríamos que removê-lo imediatamente depois. Portanto, o conselho é obrigado a evitar conflitos desde o início.

Ao fazer perguntas razoáveis, o conselho se esforçou para remediar a situação em favor do candidato. No entanto, o candidato decidiu explicitamente não responder às perguntas, em uma situação em que há urgência em nomear o novo comitê de membros.

8 – Resumo

O conselho de administração deve evitar possíveis conflitos de interesse. Tentamos muito obter respostas e esclarecimentos do candidato e de outras fontes, incluindo a empresa. No entanto, as perguntas não foram respondidas de forma a ajudar a resolver a situação. Há uma urgência em nomear os membros do comitê de membros para que possa iniciar os negócios no final do trimestre.

Com a situação em torno da auditoria anterior, esse conselho precisa mostrar ainda mais diligência para proteger a fundação de conflitos e tornar isso verificável também para compensar atos errados anteriores. Um membro anterior do conselho no comitê de membros com uma afiliação, que na melhor das hipóteses mudou muito recentemente, enquanto a auditoria do trabalho do conselho anterior está em andamento, criará mais problemas e pode estar no caminho de resolvê-los.

A falta de transparência do candidato, o momento surpreendente da possível mudança de afiliação, os poucos dias decorridos entre a mudança indicada da afiliação de longa data e as eleições, informações falsas que desconsideram seu próprio anúncio durante as “townhall meetings” e a fase eleitoral, decisões anteriores do conselho sobre conflitos de interesse iniciadas por esse mesmo candidato, a rejeição às perguntas do conselho e o aconselhamento jurídico, não nos deixam outra opção como conselho.

O conselho foi eleito para decidir e tomamos essa decisão difícil em uma situação mais do que difícil. Sentimos que nenhum candidato deve ir além dos limites, mas esperamos que os órgãos da fundação possam agora continuar suas tarefas sem problemas.

O Conselho de Administração no momento da votação é composto por 7 titulares (não incluindo suplentes). Para ter quórum, a votação precisa ter 1/2 ou mais membros do Conselho de Administração, o que dá 4.

Um total de 7 membros do Conselho de Administração participaram da votação.

A votação tem quorum

Resultado da votação:
5 aprovações: Osvaldo, Sophie, Paolo, Eliane, Italo; o deputado Mike também apoia a moção

Abstenção
2 reprovações: Simon, Laszlo

Decisão: A proposta foi aceita.

Diante de uma situação extraordinária, para este voto em particular, como exceção, o conselho publica diretamente os comentários dos conselheiros que discordam da moção, para mostrar que a decisão foi difícil e controversa. Ao publicar os comentários, o conselho não os endossa, nem o conselho implícita ou explicitamente confirma que o que é declarado como fatos nesses comentários está correto do ponto de vista do conselho.

Simon Phipps: "Eu voto contra isso, pois

  1. não honra a eleição do Cor Nouws por um número significativo de eleitores adequadamente informados e

  2. não reflete a falta de consenso no Conselho para o resultado que você propõe, apresentando o resultado de uma forma que possa sugerir consenso. Mesmo que eu concorde em negar os Administradores, não posso concordar com a justificativa.

Dado que não há discussão em ata, favor incluir esses dois comentários no resultado."

László Németh: "Prezada Eliane, querida diretoria,

-1

Meus comentários

Concordo com o voto de Simon Phipps, incluindo seus dois comentários.

O fato de Cor Nouws (ex-representante da comunidade no Community Council of OpenOffice.org, fundador do LibreOffice) não ter conflitos de interesse bem conhecidos ou conhecidos, e nossa assessoria jurídica foi claramente formulada neste caso: o conselho deve seguir a vontade de nossos curadores.

O fato de o conselho não ter feito 5 perguntas ao Cor. Cor Nouws não se recusou a responder às perguntas (parcialmente incompreensíveis) enviadas por certos diretores, sem a autorização do conselho, mas referiu-se à sua declaração clara anterior, que se referia também aos estatutos da The Document Foundation. Cor Nouws não foi informado de que o conselho votaria para excluí-lo, se ele não respondesse satisfatoriamente às perguntas de certos conselheiros.

Na minha opinião, não pode ser descartado por esta votação que o Cor Nouws não se tornará vítima de assassinato de caráter, especialmente quando um dos diretores que iniciou a revisão dos resultados eleitorais escreveu ao nosso consultor jurídico (ignorando os canais oficiais) sobre o Cor Nouws que “Suas ações passadas como diretor devem ser levadas em consideração por este conselho para avaliar se ele deve se tornar novamente membro de um dos órgãos da TDF?”

Dado que não há discussão em ata, favor incluir esses dois comentários no resultado."

Obrigado e Atenciosamente,

László"

Nós, como conselho, entendemos que esta é uma situação extraordinária e complexa. Transparência é muito importante para nós. Para responder às perguntas de nossos membros, organizaremos uma “townhall meeting” nos próximos dias.

Em nome da diretoria, Eliane Domingos

Tradução voluntária para o Português Brasil: @timotheonb

Apoio sim a decisão do Conselho. Não se pode agir sem transparência. Os membros da TDF devem saber muito bem em quem estão votando. E concordo que os conflitos de interesse devem ser colocados e quem os tem deve renunciar.